外贸员应具备的几大素质

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外贸员应具备的几大素质

　　目前我国已顺利地加入WTO，对外贸易必将获得突飞猛进地发展。外销员应如何尽快提高业务素质，以适应时代发展的需要是非常重要的问题。为了帮助正在工作中的外销员和希望将要从事这项工作的人员尽快提高自身的业务水平，笔者在本文谈谈个人的几点看法。

　　一、需要具备国际贸易基本专业理论知识

　　外销员首先应具备国际贸易专业知识。其理由有三：其一，因为我们外销员无论是在公司或者出国推销、参加交易会和展览会，首先碰到的就是外语，要能看懂客户的函电、传真和e-mail，要能听懂电话，能与客户面对面谈判、沟通思想、签订合同。其二，在日常实际工作中要懂得和了解制单、审证、报关、商检、运输、结汇、办理退税和外汇核销等一系列的国际贸易实务的操作程序和全过程。其三，在合同执行的过程中，难免会发生一些纠纷和摩擦，如果发生商品质量或者人力不可抗拒的问题，就要运用国际法律、国际仲裁这些重要手段和专业知识来解决这些问题。只有具备了丰富的专业理论知识，才能在工作岗位上如虎添翅，很快能独立工作，成为一个熟悉业务，稳操胜券的外销员。

　　二、需要掌握了解生产知识

　　外销员必须了解和掌握自己经营出口品种生产厂的基本情况，(即工厂的机器设备和生产管理情况)，以便在业务洽谈中做到心中有数，做到运用自如、得心应手、对答如流。这是非常重要的事情，否则的话，难以开展业务。我想从以下两个方面来加以说明：

　　(1)这是因为直接涉及到客户的切身利益、涉及到产品质量、产品销售和经济效益的问题，客户绝不会在不了解情况下，冒然把订单交给你，与你达成交易。换句话说，这将涉及到我们外销员能否把生意做成的问题。在通常的情况下，客户会采取以下的几步骤方法：①在洽谈中询问有关工厂的生产设备和工厂的管理情况;②直接到工厂去参观考察，看工厂的厂容厂貌、环境卫生、机器设备、生产管理和产品质量;③采取给予小批量试样定单，实际考察你的服务质量如何?函电答复是否及时、试样订单是否能做到按质、按期、按量交货。在业务洽谈中客户必然询问到一些问题，例如纺织品方面，他们会问你这个品种的工厂有多少纱锭，最高能纺多少支数1纺织机器是进口的还是国产的?什么型号?有多少台织布机?是剑杆织机，还是普通B52织机?是绢网印花机还是滚筒印花机?台班产量是多少?起定量是多少?有没有电子配色机„„。如果我们的外销员能做到对答如流，能给客户一个很好的印象，他就有可能把订单交给你去做，如果 答不上来，就有可能不敢把单子给你去做，这是因为你连最基本的，最起码的知识都没有，怕出事。凭笔者个人的经验：新参加工作的外销员，有必要先到工 厂车间和仓库去学习，锻炼一年半载，然后再回到公司上班工作，目的在于掌握生产知识、了解机器设备、生产管理、工艺流程、产品质量和产品销售的情况，为今后开展业务提供方便和打下坚实的基础。如果外销员对自己所在单位以及贸易合作伙伴的情况，不熟悉或不了解，就好像被剪了翅膀的雄鹰一样，飞不起来。

　　(2)如果我们的外销员对工厂的情况不熟悉和不了解，在洽谈中说不出一二来，成交的希望就很小，可以说，成功率几乎等于零。即使偶然把生意做成了，也可能会给单位企业在声誉和经济上带来不必要的损失。在这方面笔者有深刻的经验教训：1985年我在美国常驻，曾于美国一个大客户成交了一笔业务，10万米，T/C色织格子布。他们进口这些货是用来加工成衣，在当地市场销售的。时间衔接得很紧，我们货物按期到达美国，但是产品质量发生了问题，即纬斜超过 -)度，正常合理的纬斜是&)度。客户向当地法院起诉，要我们赔偿他们的损失&!)万美元。)万美元的货款，竟然提出要赔偿&!)万美元———天文数字。当时由于我们没有法律常识，法院传票一来我就签收了。因为签了字，就必须出庭应诉， 不到庭应诉就认输。一共三次开庭审理。第一次我输了，就事论事，客户提出由于商品质量的问题，要我赔偿进口商和服装加工厂停工待料的损失;还要我赔偿服装经营销售所造成的损失。第二次开庭，我请了一位美国有名望的大律师，他帮我打赢了这场官司。他是从另一个角度去申辩的，说起诉人告错了对象，双方签订的合同是以中国纺织品进出口总公司天津分公司为抬头的合同，而目前的被告人是在美国纽约注册的中国贸易中心的工作人员;如果起诉也只能起诉天津纺织公司。而且在这个合同的背面有一条明确规定：如果双方发生纠纷，应该通过友好协商解决;如果不能在友好协商中得到解决可在北京仲裁作为终局。最终，此案得到了妥善解决。那么，产生这个问题的根本原因是什么.关键在于我们的外销员，下厂员即跟单员对工厂的情况不熟悉。因为这个工厂没有高温高压全自动的先进设备，人工操作，用手拉着布送进机器中去加温定型，两个人的拉力肯定不均匀;加上我们的质测人员又是用日光测试的，而美国的检测手段是用电子激光扫描的，那当然会出问题了。

　　三、需要掌握自己经营的商品知识

　　所谓商品知识，是指外销员对自己经营出口的每个品种的优缺点、规格、成份、重量、物理性能等要了如指掌，来自什么地方.什么工厂.都要做到心中 有数，要背得滚瓜烂熟。就纺织品而言，我认为掌握和了解商品知识显得比生产知识更为重要。对生产知识懂得多与少，只是涉及到能否把生意做成，而对商品知识掌握了解得多与少，就会涉及到法律纠纷、人生安全的问题，这是对于合作者双方都要慎重考虑的事情。因为客户进口你的面料是用来加工成衣去市场上销售的，在经济发达的国家法律中都有这么一条规定：在销售的成衣里必须有标签说明，注明面料成份、洗涤方法、是否环保产品;特别强调此商品不允许含致癌物质，不允许含金属原素的染化剂，主要是怕小孩用嘴去咬大人或小孩自己穿的衣服，发生小孩中毒事故。另外在经济发达的国家里还有一条不成文的规定：不管衣服卖出去有多久，只要是被发现商品内在质量有问题，拿回商店老板二话不说，就得给顾客换一件新的衣服或者按原价给你现金。可想而知，商品知识的重要性已经达到什么程度。这就要求我们的外销员在签订合同时必须认真、谨慎考虑以下几点问题：我们经营的商品是否达到国际标准.产品质量是否过关.我们商品有没有通过/0/国际检测中心测试.有没有合格的化验单.我们的工厂是否有能力和有把握做到按期、按质、按量交货，应该安排到哪一个工厂生产.做到心中有数，才能防止差错事故发生。

　　四、需要掌握如何计算出口价格的技巧

　　一个外销员必须具备通晓国内外市场价格水平。目前发现很多新来的外销员只知道按工厂报来的价格加上退税率，乘上公司的费用水平，除以当天中行兑换美元的汇率，得出的美元数，就向客户报价。其实这是远远不够的。笔者觉得要认真做到合情合理地报价，其学问很大，还有很多艰苦细致的工作需要我们去研究：(1)要看工厂的报价是否合理，有没有水份.应该从原料算起，即按当天国际市场公布的牌价$原材料价格多少%，然后加上工厂合理的工缴费用和利润，得出一个标准价，通常我们称为杠子价。(2)要了解同一类品种、同一类地区的其他工厂的价格水平，做到货比三家分析原因。(3)要了解同一类品种，其他外贸兄弟公司或者自营企业单位的报价水平到底是多少?分析原因。

　　(4)要了解和掌握不同国家、不同地区，对国际市场上同一类品种的报价水平，做到知己知彼、百战百胜、有的放矢。例如，纺织品的棉布、棉纱这两个大宗商品在港澳、中东市场或欧美市场，首先我们要看巴基斯坦、印尼的.报价水平，因为巴基斯坦、印尼的两布两纱的价格水平最低，销量最大，是我国两布两纱出口产品的强大对手。只要了解和掌握到了他们的水平，根据我们的实际情况报出合情合理的价格就有把握战胜他们，争取成交率。

　　(5)要掌握和了解我们的出口品种是否名牌和拳头品种，在国际市场上是否能起到主导地位作用是不是大宗商品?是否国际品牌?数量大不大?如过去中国的生丝、河南柞蚕丝、中国茶叶、中国陶瓷，这些品种的价格就可以由我们做主决定。(6)要考虑商品的供求关系。目前市场情况是供过于求还是供不应求’要根据实际情况来决定我们的价格水平。(7)目前是电子时代，很多客户都在网站做生意，发布求购信息或者销售信息，半小时、一小时之内就会收到几十个或者上百个报价信息供他们参考和比较，非常方便、快速。这就取决于我们的外销员报价水平是否有竞争力和吸引力，是否符合国际市场行情。

　　五、要掌握和了解国际市场行情

　　所谓市场行情,实质上是指商品价格的波动和商品花色品种的变化,价格波动是受客观因素的影响,商品花色品种的变化是受入为思想制约。要想捕捉国际市场行情发展变化的规律,就必须要争取主动权,抢占制高点,变被动为主动。笔者认为外销员要想真正达到掌握国际市场的主动权,必须做到以下两点：

　　(1)要注意分析国际市场价格波动因素及时采取相应措施,争取主动,方可有获胜的把握。国际市场价格波动是受各国政治、经济、文化、战争、以及自然灾害等诸多因素的影响,有的时候还受到周期性经济危机影响。1997年东南亚的金融危机,泰国、马来西亚经济陷入困境;日本、南韩的泡沫经济政策失败,导致工人失业、购买力下降、市场疲软;“.9·11”事件发生以后,美国为了打击恐怖主义分子向阿富汗宣布开战，致使全球经济再次陷入困境,我们的出口业务首当其冲,受到极大的阻力。在这种情况下,我们的外销员只有看准国际市场风云变化的因素,及时研究才能采取对策，做到未雨绸缪、沉着应变。比方说,你是畜产公司羊绒产品的外销员,羊绒市场情况看涨时,货物出现供不应求现象时,$"万元-吨收进来的羊绒,可能会卖到."/-!"万元-吨,你会赚大钱。相反在市场不好的时候,可能出现

　　由."万元收进来的货源,$"万元0吨都没人问津。这就要求我们外销员保持头脑冷静,采取果断措施,什么时候该进货’什么时候该抛售’决不能盲目经营、盲目收购、盲目销售。

　　(2)了解国际市场花色品种的发展趋势。这种发展趋势是受人为因素制约的，它有一定的规律性和周期性,只要你肯认真去研究和分析,你就一定能捕捉到一些发展规律。例如1*"年代国内外流行的瘦裤腿尖皮鞋2+"年代流行的叭裤、大头鞋;3"年代流行的浅档裤、发糕鞋;."年代流行的佬板裤和佬板鞋，恐怕人们还记忆犹新吧4这就是世界级的设计师们,用脑子和思维能力,人为地制造出一大方案来,进行排列和组合,制造出所谓的世界新潮流,让人们紧紧地跟随着他们的指挥棒去转。这就是市场行情,这就是国际市场花色品种发展趋势。目前我们中国的服装款式设计和面料花色的设计能力在世界上还没有起到主导地位作用,想要了解和掌握国际市场花色品种的变比,必须去查看每年+月份德国法兰克福举行的世界博览会上发布的信息和每年(月份在美国纽约举办的面料展览会上发表的流行色谱。人们认为上述机构权威、历史悠久、经验丰富、机构庞大、实力雄厚。据权威人士称,他们的资料来源是通过设计师艰苦劳动取来的,他们每年派出大量设计人员到世界各大城市去考察了解人们的穿衣打扮、生活习惯、风土人情;甚至他们天天会在市区繁华地段、大百货公司、戏院剧场、体育场和展览会门口座下来,收集他们所需要的资料。总之我们的外销员一定要有独立思考的精神,善于总结、善于分析、有所创造、有所发明、要与工业部门共同研究,设计出符合市场需要的花色品种,这才是我们的目的。

　　六、要掌握客户心态和资信,避免上当受骗

　　现在登门造访的客户很多，各个客户的目的和心态都不一样%，有的是真正来做生意的，有的是来探营偷窃商业秘密的，有的是来诈骗的，还有的是专门来偷新品种、新花色回去造假的，总之我们一定要注意观察和分析。对个别信用不好的客户，要引起注意。我手头有这么一个案例：香港有个客户%他提出要购买一个$"尺货柜的牛仔上衣出口到美国去%指定要&&&棉纺厂的棉纱%卖给青岛&&&织布厂%再从青岛&&&织布厂买回牛仔布%到河北省雄县&&&服装厂加工成衣。当衣服做好后%发现信用证有很多不符点%要求改证时%才发现信用证是假的%后经查证此人原来是一个诈骗犯%在大陆有多次作案。产生这个问题的主要原因是什么’笔者认为有以下三点：

　　第一，我们的外销员经验不足%不应在没有了解客户资信、弄清情况下就投产;第二%我们的外销员由于贪大求功%急切想把生意做成的心理%倒被诈骗犯所掌握和利用;第三，我们外贸出口公司的管理制度混乱%领导把关不严。

　　七、要懂得利用网络，把生意做好、做活、做大

　　当今时代是电子信息时代，每一个外销人员都必须懂得电脑，充分利于电子商务把生意做好、做活、做大。从20世纪40年代到目前，在这短短的几十年中，人们为了追求速度，提高工作效率，进行通讯技术革命，研究出各种各样的新技术和新机器。例如：从LETTER(书信).———到TELEGRAM(电报).———TELEX(电传).———到FAX(传真).———到E-MAIL(电子信件)，每隔10年就发明一种新技术、新机器，其目的都是为了节省时间和提高速度，来满足人们的需要。电子商务不仅仅是简单交易行为，它是企业管理理念和经营方式的结合体，我们必须看到通过电子商务来促进和提高企业管理现代化的伟大意义。外销员要充分利用电脑互联网的优越性，要上高速路、上宽带网，把自己经营的花色品种，用数码相机拍成照片放到网站中去;把合理的和有竞争性的价格%优惠的交易条件放到网站中去，争取多成交、多出口、早成交、早出口。

　　八、要提高外销员的综合素质

　　所谓综合素质是指外销员的外表、仪态和气质%其中包括梳装打扮、言谈举止、表达能力和应变能力、外语水平以及其他方面能力等。当你出现在客人面前% 你的一言一语、一举一动都是代表着你的文化内涵和文化修养。特别是女士、小姐们%格外引人注意%你的梳装打扮%是否端装得体、稳重大方，是恰到好处还是适得其反%都会涉及到客人对你的印象好与坏的问题%或多或少也会影响到你的生意的问题。在这个方面笔者有过经验教训：4564年笔者作为一名外销员被派常驻美国%由于当时缺乏经验%只做了一套西装%两三件衬衫%也不懂得天天换衣服和领带。虽然我们天天出去推销%希望打开局面%可是谁也不愿接洽我们%摸不到头绪。后来有高人指点%说你们这身打扮就象刘佬佬进大观园%大佬板不愿意见你们%是因为你们梳装打扮太差%不够/)78*()107%后来我们明白了%领导也重视了%允许我们路过香港时做衣服了。情况改变了%业务也发生很 大变化了%我们9个人一年的贸易额竟达到4:"亿美元。在这里我必须提醒大家另外一件事%到目前为止%国内很多涉外人员被误导进入另外一个误区%错误地认为美国人穿衣打扮很随便%想穿什么就穿什么%于是很多人效仿着错误的方法去做。很多外销员出国时%专门去买来牛仔裤、*恤衫、旅游鞋%甚至去走访客户时%都这一身打扮。这就不行了%美国人很开放%穿衣打扮很随便这是事实。这仅仅是在休息时间%逛公园、遛马路、上街采购时才这样。可是他们上班时%参加宴会或公开场合%他们一定是西装毕挺、衬衣雪白、皮鞋铮亮„„。再说深一点% 美国的女士小姐们如果在办公室%你会看见她们在一个月之内%不会穿重复的衣服。这才是美国人真正的生活方式。

　　其次还要与大家简单地谈一下言语表达能力和应变能力。它或多或少也会反映一个人的综合能力。还是讲笔者自己的亲身经历，1985年当时由于工作过度劳累%我得了糖尿病%有一天我在客人那里洽谈业务%正好赶上客户开宴会%很多客人都在一起喝酒吃饭%客人一定要留我一起吃饭%在餐桌上我的朋友问我%说你精神很不好%是否有病’当时我不知道糖尿病这个词英文是怎么说%心里很着急%在座的很多客人的目光都投向我%等待我的回答%气氛非常紧张%在没有办法的情况下%只好将计就计了%说<“是的%我病了%经医生检查发现在我的血液里面有很多糖份%但我不知道糖尿病这个词怎么说。”在座的客人都异口同声地吐出了一口长气，嘘了一声，紧张的气氛就缓和了，人们又开始谈笑风声。 ;