如何写好总结性文字材料

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总结是对工作进行全面的、系统的回顾和反思。搞好总结，无论对于单位的健康发展，还是对于个人的成长进步，是十分有益的。因此，任何单位或个人，都需要定期对工作进行总结。而写好总结材料，是整个总结过程中一个重要环节。今天主要讲讲单位总结的写法。
一、总结材料的分类和特点
按照不同的标准，可以划分不同的种类，常见的有五种：根据内容分，有党风廉政建设总结、党支部建设总结、人才队伍建设等；根据性质分，有汇报性的工作总结、经验性的工作总结、问题性的工作总结等；根据工作主体分，有党委工作总结、机关工作总结、部门工作总结等；根据时间分，有年度工作总结、半年工作总结、阶段性工作总结等；根据范围分，有综合性工作总结、专题性工作总结等。我们日常碰到的经验材料和个人述职报告，既属于总结性材料的范畴，又不同于一般性的总结，以后专门探讨。一般说来，总结材料具有以下三个特点：
一是材料的真实性。工作总结是在实践的基础上进行的，是对已经完成的工作进行分析与回顾、认识与评价，这就决定了写总结材料必须从实际出发，本着实事求是的原则，使材料表述准确、数据确凿。真实性是总结材料的灵魂。依据失真的材料写出来的总结、得出的结论，毫无指导意义。因此，写总结材料，绝不能似是而非、夸大其词，更不能凭空想象、胡编乱造、弄虚作假。
二是观点的指导性。总结既不是对工作过程的简单回顾，也不是对工作内容的随意罗列，而是要通过对工作实践的回顾、分析和评价，提炼出管用的经验教训，这个经验教训的概括性语言就是总结的观点。一篇好的总结材料，其观点鲜明，独具特色，有很强的指导性。
三是认识的规律性。工作总结是对“过去时”的本质概括和理性认识，不能就事论事。要对成绩和缺点、经验和教训进行分析研究，对事实材料加以归纳和概括，将感性认识上升到理性高度，形成规律性的认识。只有这样，才能总结一次，前进一步，真正发挥总结应有的作用。
二、总结材料的基本结构及其写作要求
总结材料一般分为开头、工作情况和结尾三个部分。若是既总结工作又部署任务，那就要分为开头、工作情况、任务与措施、结尾四个部分，如党代表大会工作报告，岁末年初一些单位党委全会上的工作报告等。若是单位较大或总结的时间跨度较长，工作情况部分可分为主要成绩和问题、主要经验和体会两大块。具体各部分写法，简要概述如下：
开头部分。通常要写清工作背景、工作思路以及完成任务的总体情况。开头语切忌套话、空话，要言简意赅，高度概括，统领全篇。
成绩部分。一般是按照内容的逻辑关系来安排层次。就是根据事物的内在联系，把不同性质的内容归纳分类，每一类用一个小标题或过渡句将成绩部分分成若干层次来写。需要注意的是，写成绩既不能夸大，也不要缩小，掌握好分寸；既要照顾到面，又要详略得当、突出重点。内容安排要注重逻辑关系，避免交叉重复；语言要简练概括、眉目清楚，不要拖泥带水。
问题部分。写材料的人较头疼的事，莫过于对存在问题的把握了。说深了，怕领导不满意；说浅了，怕群众有意见。一个真正负责任的领导，是不会忌讳工作上的缺陷的。这里的关键是要把问题抓准。要把问题抓准，不能有私心，不能对问题讳莫如深，也不能小题大做，还要防止和克服讲问题浮于表面的倾向。只有挖掘了深层次问题，才能准确分析产生问题的原因，从而制定针对性较强的整改措施。
经验部分。这部分又叫经验体会，就是通过工作实践形成的主要收获或者说是几点启示，也包括从问题中引发的教训。通常情况下，这部分篇幅可长可短，要视情而定，但它是工作总结的重点，也是衡量一篇总结材料水平高低和价值大小的关键所在。成绩和问题部分，回答的是做了什么，做得怎么样，而经验体会部分则是回答为什么能够做成这样。需要注意的是经验部分与成绩部分既有联系又有区别。经验和教训是从成绩和问题中概括、提炼的，但经验教训不是成绩、问题的简单的重复，其区别主要在于：从表达方式看，成绩部分重叙述，经验部分重议论；从抒发语气看，成绩部分用“了”，经验部分用“是”；从选用的材料看，成绩部分是综合性材料，经验部分是典型性材料；从切取的角度看，成绩部分是横切面，兼顾的面较广，经验部分则是选取几个点，纵向挖掘。对此，我们在写作过程中要注意把握和区分。
打算部分。这部分内容主要是今后的任务和具体措施。若是既总结工作又部署任务这类综合性的工作报告，写法就要复杂些，包括总的任务和总体工作思路、具体任务目标和措施要求。如果就是一个单项总结，这部分要写得简明扼要、中肯有力，并可作为结尾。
结尾部分。较大型的总结材料大都有段结束语，既深化对“过去”的认识，又展望未来。语句要言简意赅，富于鼓动性，以激励人们对新的任务充满信心。
三、总结材料写作的一般步骤
由于文种的不同，写材料准备工作也各有侧重。如有的材料要求对实际情况了解得更多更细些，有的材料则对理论性的资料要准备得更充分些，具体写作步骤大同小异。就起草总结材料而言，大致可分为四步：
第一步，调查研究，掌握情况。对需要哪些材料要心中有数。面上的情况，能在机关内部了解的就不要给下级添乱，能用统计报表解决问题的就不要下级上报专门的材料。大型的总结材料特别是大型会议用的综合性的工作报告，一定要在事前搞好调查研究，准确掌握第一手资料。调研的重点应放在重要工作的评估上，放在经验教训的探讨上，放在典型事例的挖掘上。应按照宜全不宜窄、宜精不宜粗、宜多不宜少的原则，尽可能多地掌握素材、占有资料。
第二步，谋篇布局，拟定提纲。要根据现有资料，认真构思，列出提纲。最主要的就是要确定总结的主题思想和重点内容，打好框架结构。提纲要突出重点，条理分明，前后贯通。在此基础上，对占有的材料进行初步筛选和归类。
第三步，集中精力，撰好初稿。只要前面的准备很充分，这草拟工作就不是什么难事。成绩哪几条，问题哪几点，经验体会是什么，任务有哪些，把这些理顺就行了。有些人写总结材料不会取舍，总觉得这也不能丢，那也舍不得。重要的地方要不惜笔墨，次要的地方要略写甚至一笔带过。面上的情况要善于概括，点上的情况要选用典型材料，布置任务要着重讲清思路和方法。
第四步，征求意见，修改定稿。初稿写成后，要按照规定要求审查把关。代表大会用的总结性工作报告，一般要征求委员、代表意见；例行性的总结材料，领导把关即可。需要注意的是，对各方提出的修改意见要区别对待，防止把总结报告变成了“大杂烩”。在分管领导和部门各说各的意见重要的时候，要依据主要领导的意见进行修改。
四、写总结材料需要注意的几个问题
工作总结材料既要体现领导意图，又要准确反映民意，既要把成绩、经验写足，又要把问题、教训写透，确实不是件容易的事。对于初学写总结材料的人来说，要防止和克服以下几个问题：
一忌“流水账”。有人认为，总结材料就是观点加事例，只要把所做的工作尽数罗列就行了。若如此，工作总结就变成了一本“流水账”。解决好这个问题，需要在观点鲜明、详略得当、点面结合三个方面下功夫。
二忌“老一套”。为了图省事，一些人热衷于“克隆”总结材料。即把过去的总结材料拿出来，改个时间，换个数字，加几句新话，就成了今年的总结了。这是懒人懒办法，用这种方式写出来的材料自然是“老一套”了。更多的人觉得总结材料年年写，年年工作差不多，难以写出新意。其实，新意是从变化中来。只要我们在结构方式、内容重点、行文思路、表述方法等方面有所变化，就不会给人留下“老一套”的印象。如体会启示性内容，既可单列一个部分，也可将经验放在成绩后、教训放在问题后。
三忌“散乱平”。所谓“散”，就是平均用墨、面面俱到，没有说到点子上。所谓“乱”，就是颠三倒四、前后重复，材料的运用缺乏逻辑性。所谓“平”，就是整篇材料平平淡淡，没有亮点和出彩的地方。如果我们能够以小见大、见微知著，善于提炼，把看似平常的总结材料写得跌宕起伏、引人入胜也是有可能的。
四忌“假大空”。假，就是为了出政绩，有的领导授意造假；为了材料丰满，有的写手无中生有。大，就是讲大话，篇幅长。记得邓小平主持起草、由周恩来所作的第四届政府工作报告，全文只有五千二百余字，很值得我们效仿。空，就是言之无物，有血有肉的叙述少，无关痛痒的议论多。除非是领导人作的工作报告，一般性的总结理论性的东西要少而精。
要真正写出有品位、高质量的总结材料，还必须具备一定的写作功底。