outlook基本设置图解教程

Answer 1

Outlook的基本设置跟其他office软件都是相通的，我们直接先打开从选项卡中的文件说起，如下：

 
点击”选项”：

 
如果你的电脑上outlook不是你的常用或默认邮件程序，请不用勾选上述的”启动选项”框；当然，如果是，强烈建议你将此设置为你的默认邮件系统,勾选此框。
我们再来看左侧栏中的选项 – 邮件，这里我用红色标注了格式部分，如下：

 
此处显示的是邮件编辑的三种格式，那么这三种格式的区别分别在哪里呢？
我们先看HTML（超文本链接语言）：
我们在编写邮件的时候，也可以直接通过菜单中的按钮进行邮件格式的转换，如下所示：

 
当我们插入附件的时候，我们可以看到专门有一个附件栏，附件将放入其中，我们在正文中输入带链接的文本的时候，会自动切换成超链接的形式，正文中如果添加图片，也可以直接在正文中显示出来。对于正文中的文字部分，我们是可以进行字体颜色等的设置的。
再来看看RTF（Rich Text Format），翻译过来是：丰富的语言格式。如下：

 
我们同样用上述方法比较，这个时候插入的附件，就不再是单独的一栏了，而是直接嵌入到了我们的邮件正文之中。当然，我们的网址仍然是以超链接的形式存在，图片也是直接显示在正文中。同样字体颜色这些也是可以进行设置的。
最后一个是纯文本的格式，对于它来说，支持的格式相当少。正文中无法插入图片，可以插入附件，显示的方式跟HTML一样，也是在一个单独的栏中体现；无法加入带链接的文本，正文中字体样式，大小，颜色什么的无法进行设置。大家可能觉得一无是处我干嘛用这个啊？！它的好处是：可在接收它的人员所使用的任何电子邮件软件中正确显示，还能有效防止病毒呢。
所以关于这个格式我们总结一下：HTML与RTF格式类似，这个设置没有具体章法，都是根据自己的喜好而定。如果对方告知你收到的邮件是乱码或者格式错乱，请将邮件格式改为纯文本。
另外，下面这个特别提醒大家，关于邮件的签名：

 
签名虽然不起眼，但是非常非常重要！
点击上图中的签名按钮，弹出：

 
点击上图中的“新建”按钮，弹出：

 
给你的签名取个名字，方便调用。确定之后在“编辑签名”栏中输入内容：

 
对于工作邮件，你可以输入：
姓名、职位、部门、分机号或其他联系方式、公司名称或寄信地点等必要信息。至少你要让人家知道你是谁！
完成上述之后，点击保存或确定即可。
一般第一次沟通，别人不知道你是谁的情况下，我们使用正规的签名，也显得正式和尊重，熟悉了之后，我们就可以使用短签名，所以Outlook比较人性化的提供了不同场景下使用不同签名的方式，大家可以看到在选择默认签名的时候有两个选项，一个是新邮件使用的签名，另一个是答复或转发邮件时使用的签名。你不同的邮箱也可以设置不同的签名。
上述同样的方法进行短签名的编辑之后，我们可以看到我最后的设置如下：

 
再来说说邮件的阅读窗格，有时候我们打开outlook的时候，突然发现一片未读邮件，强迫症忍不了，所以我们可以进行调整默认已读方式，不用双击邮件就可以直接将邮件的状态由未读转为已读。

 
点击“阅读窗格”，弹出：

 
勾选第一个，当邮件在等待设置的时间后直接自动变为已读；
勾选第二个，只要点击未读邮件就直接变成已读；
勾选第三个，空格键直接就可以滚动阅读邮件；
这些也是根据自己的习惯进行设置就好。
接下来是邮件到达的提示：

 
默认上述勾选，点击“桌面通知设置”，弹出：

 
我们可以根据上述两个滑标进行通知的显示时长以及透明度的设置。
继续往下，我们来看看日历界面及基本设置。

 
在选项中，我们可以通过调整工作时间及工作周选项来设置日历的显示方式，如下：

 
在日历的界面中，我们可以给别人设定阅读自己日历的权限，一般情况，我们看对方的日历是下面这种情况，如果你想了解你的下属或让你的下属知道你的形成，我们可以将日历权限进行开放。

 
在日历选项中，我们点击“忙/闲选项”：

 
弹出的对话框如下：

 
添加完人员之后，你在读取那里就可以选择“详细信息”，确定即可。这样在对方的邮箱日历界面你看到的就是下面这种：

 
除此之外，我们也不用担心不知道现在是多少周的问题了。同样可以设置：

 
勾选之后，就是下面这样了：

 
当然如果你在外企工作，有可能涉及两个时区，那么我们同样可以进行设置，方便安排一些跨国的会议等。

 
显示的界面如下：