请批函用语重在清楚明白地阐述请批事项,明确表达请求指示的态度。因此,遣词造句方面重在表达请求批准的语气和清楚直接的请示目的。
在开头语中,重点使用表达行文目的、依据或者原因的词语。比如“为了”、“关于”、“由于”、“对于”等,使目的表达明确、理由充分。特别是要写清楚自己工作中的现状,使行文对象明白自己的困难所在,以及批准所请求事项的必要性。
在句子使用上要多使用短句。使用长句时切忌结构不完整,表达不清楚。请批函是很讲求时效性的,所以文辞不能过于繁冗,力求简洁明了。此外,不要使用生僻字和不常用的词语。