如果你忙的不可开交，请试试三步工作法

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hi，你好！
既然你点击进来看本文，说明你现在可能也正处于这样的状态：每天都忙的不可开交，但是事情总是做不完，而且没做的事情像滚雪球一样，越滚越多，好像永远也做不完。那么笔者建议你了解并尝试一下“三步工作法”。

笔者所说的“三步工作法”，来自于一本名叫《凤凰项目--一个IT运维的传奇故事》的书。

该书主人公接管了某公司的一个运维部门。该部门在被接管前可谓是一个烂摊子：IT系统的各种维护变更漫天飞；系统不稳定，经常发生不明原因的问题；而且还有一个叫凤凰项目的IT项目，即使通宵加班上线，也照样失败。后来，主人公遇到了一位“扫地僧”一样的高人。在他玄妙的“三步工作法”哲学的帮助下，部门面貌焕然一新。不仅效率成倍提升，凤凰项目也顺利解决。也因此，主人公帮助公司一举击败竞争对手，自己也登上人生高峰。

全书虽然讲的是一个IT部门的故事，但是笔者却认为“三步工作法”更像是一种思路或想法，个人情况同样也适用。所以后文中，笔者将更多说明“三步工作法”在个人工作上的应用。

说了那么的多，到底什么是“三步工作法”？

书中的定义是：
“ 第一工作法帮助我们理解在工作从开发部移向IT运维部时该如何建立快速工作流，第二工作法告诉我们如何缩短及放大反馈环路，从而在源头上解决质量问题，避免返工。第三工作法告诉我们如何建立一种文化，既能鼓励探索、从失败中吸取教训，又能理解反复的实践是精通工作的先决条件 ”（P79-80）

有些拗口，故笔者简化为：

想要避免自己事情做不完，首先要做的就是给自己设计一套快速高效的工作套路（工作流程）。正如书中强调的，“我们的目标是提高整个系统的生产力，不只是提高任务完成数量”（P186），我们也要提高个人自身的工作效率。

全书中对如何运用第一工作法的思路来改善工作套路，花了大量篇幅。不仅描述了不少场景性的问题，同时也提出的相应的解决思路。笔者简单总结了以下几点：

书中提出了一个约束理论：“ 在瓶颈之外的任何地方作出的改进都是假象 ”。“ 在瓶颈之后作出的任何改进都是徒劳的，因为只能干等着瓶颈把工作送过来。而在瓶颈之前作出的任何改进则只会导致瓶颈处堆积更多的库存 ”（P78）
书中是用一个生产车间进行举例的：“ 不应该根据第一个工作站的效率来安排工作，而是根据瓶颈资源所能完成的工作的速度来安排工作 ”（P78）
显然，找出目前工作过程中的瓶颈是建立高效的工作套路的第一步。

笔者在这里请读者想想自己的情况：在我们自己的工作或学习过程中，老是有没完没了的事情，怎么做也做不完，是不是我们在工作中也有这样一个环节是瓶颈呢？

也许，每个人的情况都不一样。就拿笔者自己来说：笔者分析自己的工作瓶颈是每天集中注意力的能够高效率工作的时间很短。虽然时间短，笔者还总想着把各种重要的、复杂的、麻烦的工作放在这个时间段来做。

找到瓶颈（书中也叫约束点）之后，接下来该如何优化呢？
优化一：充分利用瓶颈（约束点）
“ 确保不让约束点浪费更多时间。永远不要让约束点迁就别的资源干等着，而是应该专注于IT运维部对当前所需要完成工作中优先级最高的那一项 ”（P152）
说白了， 就是保证约束点的效率 。还是笔者自己的例子：笔者认为自己的约束点是上午10点到12点，因为这时间段效率最高。为了充分利用这个2小时，笔者会尽量屏蔽与工作无关的事情。比如带上耳机，不让办公室的声音打断我；手机静音并放置到离我比较远的地方；可能的话，尽量不在这个时间段安排会议。笔者就是要在这个宝贵的时间段内，思想高度集中，从而处理掉更多事情。

优化二：“ 把约束点置于次要位置 ”（P153）
很好理解， 就是让你的瓶颈渐渐的不在成为瓶颈。
例如，笔者前面说了，上午2小时是笔者的瓶颈。为了使这个瓶颈不再瓶颈，我要再找另外一个高效的时间段。后经自我观察发现，下午3点到5点，虽然集中注意力不像上午那样好，但也很有效果。这样工作进行分流后，分担了上午瓶颈时间段的流量。

至此，找到瓶颈并优化，即可有效增加了每天工作流量。不过，这还属于只治了标，没有治本。因为要做的事情还是那么多。下一个方法，笔者将为大家解释为什么事情会越做越多？

全书对IT维护部的工作进行了划分，列出了四种类型的IT运维工作：业务项目、IT运维项目、变更、以及计划外工作。为了方便讨论，笔者就跳出运维的框架，只把工作分成两种类型：计划内工作，计划外工作（或叫救火工作）。
笔者认为，在个人工作中，计划内工作是那些可以预见的工作，正因为可以预见，所以我们就能给这些工作制定工作计划。计划外的工作是我们无法预见或是突发的工作（“救火”工作），因为无法预见，我们经常会忽略这种计划外的工作。书中主人公开始也忽视计划外工作，后来他们才意识到“ 我们只讨论了IT运维部开展的一半的工作 ”（P180）

计划外工作不仅容易被忽视，而且“ 计划外工作可不是免费的。因为计划外的工作的代价是牺牲计划内工作。 ”（P183）时间就只有那么多，做了计划外工作，自然没有时间做计划内的工作

“ 我们在接受工作之前，不对工作能力和工作要求作出任何形式的分析，也就是说，我们总是在赶工，不得不走捷径，那就意味着在生产过程中出现更多脆弱的应用程序。也就意味着在将来出现更多的计划外工作和救火工作。因此，我们一直在原地打转。 ”（P182）做计划内的工作的时间越来越少，就赶工，则又出现了更多的计划外工作。

看到这里，读者你是不是有醍醐灌顶的感觉？至少笔者看到这里就有这样的感觉：
有些人做事不紧不慢、轻轻松松，事情做的还好
有些人累死累活，比狗还累，事情还做的不好。
原来都是计划外工作引起的恶性循环。

“ 计划外的工作会让你丧失开展计划内工作的能力，因此必须不惜一切代价去消灭计划外工作，墨菲法则确实存在，因此总会有计划外的工作，但你必须高效的处理他们 ”（P152）
计划外工作的工作总是会有，但是我们需要想尽办法减少他们和高效的处理他们，尤其是那些因为赶工而产生的计划外工作。接着，后面的方法，将从工作的源头为切入点，减少或杜绝赶工。

“ 我们需要做的不只是更好地区分轻重缓急。我已经知道优先事项是什么了。同时让所有事情都保持正常运转 ”（P185）
特别注意，优先的事与重要的事不是一个概念。我们应该要找出重要的事情中优先事情。

那么，如何在同样是重要的工作中找出优先的工作？
“ 你其实是在构建一份资源清单。也就是材料清单以及所需工作中心和工艺清单。一旦有了这个，在加上工作订单和你的资源，你最终就能够理解你的生产能力和需求是什么。这将让你最终明白，是否可以接受一个新工作并对其作出安排。 ”（P199）
要找出优先，就先要分析工作。分析清楚后，那些不需要约束点（瓶颈）的工作，肯定是优先做的的工作。不能提高工作效率的项目应该不做或延后做（因为已经忙不过来了，就不要雪上加霜了）

还有一个显而易见的原则，就是不重要的事情就不要做。不过，人人都知道的道理，实际执行起来就未必人人都能做到。例如书中凡是要求IT运维部干这干那的人，都认为自己的事情很重要，要求IT运维部立即解决，但事实上呢？
主人公后来“你必须真正理解IT所参与的业务系统”，才认清工作并找出其中的重要性和优先性。

现实中，忙得昏天黑地的人，请你们自己想想，有多少事真的有那么重要？

笔者在这里再次强调，不重要的事情不是不做，而是在工作已经满负荷超负荷的情况下，笔者劝你还是先缓一缓。

剖析工作还有一个额外好处：当你把工作不论是需要的资源还是其他，只要你剖析的够细致。你就会发现，有些工作，其实可以”外包“给别人做，或是利用工具来提升效率。就像书中提到，很多工作形成了自动化文档后，都让计算机自动执行，不再需要人工处理了。

书中提到主人公需要向制造部门学习：“ 他们安排并监督所有的生产过程，以确保能够符合客户的需求。在接受一个订单时，他们会确认，每个需要的工作中心都有足够的生产能力和必要投入，可以在必要时加快工作进度。他们和销售经理、工厂经理一起排定生产计划，因此能够兑现他们作出的承诺。 ”（P218）
请读者自己回忆一下，当你开始做一件事情的时候，有没有想过，我们现在阶段是否有足够的时间和精力来做这件事情。

“ 你那些业务部门的人被项目搞得晕头转向，不断承担着新的项目，却对成功不抱任何希望。为什么？因为你完全不知道你们的实际工作能力是多少。 ”（P184）
人的时间有限的。再厉害的人每天也只有24小时。人的精力更是有限的，普通人每天中真正高效工作的时间也就几个小时吧。

你全面认识自己的工作能力之后，你才有依据对那些要做的某些事说不。
如果你说不出“不”，事情只会越来越多，也会产生更多的计划外的事情。

第一工作法要求我们建立快速高效的工作套路。“方法1发现并优化瓶颈”，是改善当前的工作流程。“方法2认识计划外工作”，从原理上分析为何事情越做越多。"方法3剖析工作找出优先"和"方法4了解自己能力"，是分别从工作和个人出发，控制工作的源头。

如果说，第一工作法是开始改变，建立工作套路。那么第二工作法就是来对刚建立的工作套路进行回顾，发现不合理的地方马上进行改进。

书中对IT运维部的回顾和改进方案是“建立监督机制”和“工作过程可视化”。监督机制，就是为了发现问题。可视化，是为了更好更容易的发现了问题。

对个人来说，上面2种方法，似乎都不太好用。笔者采用的是古人先辈留下的“吾日三省吾身”之法。每天晚上睡觉之前，回想一天的情况。笔者常常会自省以下内容：我每天精力最好的那段时间到底在做什么？这些事情是不是现在必须要做？是不是给你交给被人做？等等。当然除了这些，你也可以回顾一天中任何你觉得有用的、可积累、要改进的东西。

循环第一工作法和第二工作法，改进，回顾，再改进，再回顾，再再改进...... 从此良性循环，越来越好。

对于企业，就是形成了文化：
“ 我们需要建立起一种文化，强调用于冒险以及从失败中吸取教训的价值观，并强调通过反复实践以致炉火纯青的必要性 ”（P314）
对于个人，就是形成习惯。

如果你已经忙不过来了，但是事情仍做不完。可以通过以下方法：

建立高效工作的套路之后，然后经常回顾并改进套路，最后持续下去，形成习惯，良性循环。

全书其实是用小说的形式阐述了如何管理现代化企业的工作流程。
而笔者借用书中方法，实际映射了个人如何进行时间管理。

笔者可以这样做，是因为“三步工作法”哲学，确实道出了把事情做好的规律：持续建立、反馈、改进，达到良性循环，可谓是“战略”；而4个方法：优化瓶颈、认识计划外工作、剖析工作、认识自己，也可作为改善效率的实用方法，可谓是“战术”。