赢在职场：如何提高你的沟通表达能力

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1 如何提高沟通与表达能力 如何提高沟通能力（一） 人际关系与沟通，可以简称为人际沟通。在我们的日常生活中，人际沟通是不可或缺的活动，石油大王洛克菲勒说：“假如人际沟通能力也是同糖或咖啡一样的商品的话，我愿意付出比太阳底下任何东西都珍贵的价格购买这种能力。”由此可见沟通的重要性。那么要想获得沟通能力必须勤加练习，用心体会，一方面使自己的沟通能力不断提高，一方面促使自己的人际关系获得改善。 一、沟通能力的重要性 一位哲人说过：“没有交际能力的人，就像陆地上的船，永远到不了人生的大海”。而交际能力中的一个重要组成部分并是沟通能力，良好的沟通不仅意味着把自己的思想整理得井然有序并将其进行适当的表述，使别人一听就懂，而且还要深入人心，促使听者全神贯注。可以说，无论我们在做什么，或者想做什么，要想获得成功，必须学会善于与人沟通。 下面通过一个小故事来展示沟通所发挥的“魔力”。 在美国一个农村，住着一个老头，他有三个儿子。大儿子、二儿子都在城里工作，小儿子和他在一起，父子相依为命。 突然有一天，一个人找到老头，对他说：“尊敬的老人家，我想把你的小儿子带到城里去工作，可以吗？” 老头气愤地说：“不行，绝对不行，你滚出去吧！” 这个人说：“如果我在城里给你的儿子找个对象，可以吗？” 老头摇摇头：“不行，你走吧！” 这个人又说：“如果我给你儿子找的对象，也就是你未来的儿媳妇是洛克菲勒的女儿呢？” 2 这时，老头动心了。 过了几天，这个人找到了美国首富石油大王洛克菲勒，对他说：“尊敬的洛克菲勒先生，我想给你的女儿找个对象，可以吗？” 洛克菲勒说：“快滚出去吧！” 这个人又说：“如果我给你女儿找的对象，也就是你未来的女婿是世界银行的副总裁，可以吗” 洛克菲勒同意了。 又过了几天，这个人找到了世界银行总裁，对他说：“尊敬的总裁先生，你应该马上任命一个副总裁！” 总裁先生说：“不可能，这里这么多副总裁，我为什么还要任命一个副总裁呢，而且必须马上？” 这个人说：“如果你任命的这个副总裁是洛克菲勒的女婿，可以吗？” 总裁先生当然同意了。 虽然这个故事不尽真实，有许多令人怀疑的地方，但它在一定程度上体现了沟通的力量。 二、沟通的技巧和原则 通过上面阐述的内容，我们已经了解到沟通的重要性，但是如何才能有效地沟通才是大家更关心的问题。下面将具体介绍沟通中需要了解的一些基本的技巧和原则。 （一）、听 1.听：听是首要的沟通技巧 上天赋予我们一根舌头，却给了我们一对耳朵。所以，我们听到的话可能比我们说的话多两倍。医学研究表明：婴儿的耳朵在出生前就发挥功用了。听、说、读、写中，听的训练最少，因而难度也可能最大。不论多么仔细地听，在听了以后大部分人马上忘掉一半以上的内容。两个月后，一般的听者大约只能记得１／４的内容。 3 ○ 1 听的两大问题 A：研究表明大部分人至多是中等程度的听者。 B：能不能听懂对方的意思，能不能站在对方的立场上来理解对方。所以，我们应该学会聆听，让聆听成为一种习惯！ ○ 2 听的五个层次： 第一层是听而不闻，也就是根本不听，例如小孩子对于妈妈的唠叨。 第二层是假装听。就是看上去在听，其实内心不知到在想什么。 第三层是有选择地听，他们认为自己的精力有限，不可能总保持高度集中的注意力，所以他们只听他们感兴趣的内容。 第四层是全神贯注地听，又叫聆听，例如老总报告中涉及到的明年涨工资的事情。 第五层是最高境界倾听，用心去听，倾听者是在用心和头脑来倾听并做出反映，以理解讲话的内容、目的和情感。 那么我们应该如何去聆听呢？ 2.听的技巧 （1）积极地倾听 ○ 1 采取正确态度：喜欢听他讲，找到有意义的地方，并会从中学到有用的东西； ○ 2 保持意志集中：在和别人谈话时，专注与你交谈的人，是对对方最大的奉承； ○ 3 让人把话说完，避免打断别人； ○ 4 站在说话者的立场看事情。 （2）反复思考听到的信息 ○ 1 从琐碎的事情中，挑出有用的、语言背后的感受； ○ 2 把握话题背后的重点； ○ 3 自己作判断：如这是事实吗？这是好建议吗？听信这些话会有什么后果？ （3）勇于发问，检查理解力 4 听到和理解有一个差距，需要解释、概括等获取进一步事实，在此过程中也可整理自己的思路，同时给对方一个补充的机会。 （4）增强记忆：为了防止忘掉听到的内容，最好的办法就是做笔记，也就是俗话说的“好记性不如烂笔头”。 （5）做出回应：用信号表明你对谈话有兴趣，如保持视线接触，以点头等方式做出回应并提出建议性的回答。 （二）、说 “鸟不会被自己的双脚绊住，人则会被自己的舌头拖累。”通过这句话可以看出说的重要性。 1. 说的类型 ○ 1 社交谈话：社交性谈话主要目的是通过语言接触，分摊感觉，是建立社交关系的闲聊，如“…怎么样？…” ○ 2 感性谈话：分摊内心感受，卸下心中重担，属于宣泄沟通，是人际关系的润滑剂。如“我爱你…” ○ 3 知性谈话。如朋友之间坦诚布公的谈话。 ○ 4 传递资讯。传递资讯沟通像一场乒乓球比赛，你来我往，双向沟通。 2.说的技巧 ○ 1 沟通前要有清晰、富有逻辑的思考。与人沟通时，必须先理清自己的思路，说话要言之有物，以此说服、引导、感染和引诱对方。 ○ 2 充分利用非语言因素。据调查分析，从交谈中获取信息中，视觉占55%，声音占38%，语言占7%。非语言因素包括:使用你的声音(语音、语调、语速)、使用面部与双手（露出开朗、机警的微笑）、使用眼睛（声音与视觉协调一致）、使用身体（身体姿势、身体距离）。 ○ 3 让对方开口 让对方开口，也就是鼓励别人谈论观点。如何让别人说话，这中间有一定的提问技巧。一是有选择地提问，如通过谈话把握对方感兴趣的话题，有选择地提出对方感兴趣的问题；二是婉转地提问，对于一些较敏感的事情， 5 要注意提问的方法，可以婉转地把问题提出来，也就是人们经常说的“迂回战术”。三是协商性提问，如“这个方案您看还需要做哪些修改？” 3.“说”的几个原则 ○ 1 简单原则：KISS 原则（Keep it simple and stupid.），说话要简单明了，开门见山，不要绕弯子。 ○ 2 SOFTEN 原则（有关非语言方面的原则） S——微笑(Smile)。很多人在听他人讲话时会忘记这一点。他们在认真地听他人和自己讲话，容易忽略了自己的表情。微笑能够表达自己的友好，并无言地告诉对方你从心底喜欢这样的交流。 O——注意聆听的姿态(Open Posture)。随时处于聆听的姿态能够给对方极好的暗示。暗示他人你已经准备好了听他讲话，并且关注他的每一个观点和看法。聆听的姿态往往表现为面对讲话人站直或者端坐。站直身体时全身要稳，站立时不要显得懒散，也不要交叉双臂抱在身前。 F——身体前倾(Forward Lean)。在交谈中不时地将身体前倾，以此表示你专心在听。 T——音调(Tone)。声音的高低、语速、音量、声调都会对谈话的效果产生重要影响。 E——目光交流(Eye Communication)。在沟通的过程中，要有必要地目光交流。因为目光交流是沟通过程中必要的非语言因素。 N——点头(Nod)。偶尔向对方点头，不只表示你的赞同，同时说明你认真地听了他的讲话。 ○ 3 学会说“不”，并恰当地说“不” “我不知道，但我会找到答案的。” “我将尽力弄清这个问题。” “我将仔细找出问题的解决办法。” “我将获得这方面的信息。” 通过以上内容，我们虽然不能马上获得沟通的能力，但是我们却可以从 6 中学到沟通能力应该怎样获得。因为其中的一些技巧和原则，对于我们每一个人在沟通的过程中都是适用的。 如何提高沟通能力（二） 沟通是伴随管理全过程的管理行为，没有有效的沟通，就不可能有有效的管理。管理沟通是影响组织运行效率高低的一个重要因素。 管理人员要花费很多时间在沟通上，但企业管理的很多问题却依然是由沟通不充分而引起的。这就决定了企业谋求管理效益，实现规范化管理必须对管理沟通行为进行规范。 一、与上司沟通的规范要求 与上司沟通分为三种情况，接受指示、向上汇报和商讨问题，下面分别就其规范要求进行讨论。 接受指示的七个规范要求： 1.在进行这种沟通之前，明确与上司确认沟通的时间和地点。 2.被上司突然招去接受指示时，事先要问一问沟通的内容，以便作好思想准备。 3.认真倾听。 4.不要担心上司觉得自己理解能力差，要多发问，以明确有关指示的三个问题：一是指示的目标要求是什么？明白这一问题，才便于后面的行动；二是指示的依据是什么？明白了这一问题，才能提高贯彻执行指示的能动性；三是落实这一指示，上司有何思路？明白这一点，才能准确地贯彻执行这个指示。 5.对上司的指示进行反馈，让上司就重要问题进行澄清和确认。 6.接受指示，必须首先将指示接受下来，避免急于表达自己的观点。即使自己对上司的指示有异义，也不要急于反驳；可待上司把话说完之后，按照上司的思路，以假设的口吻提出异义，让上司思考解答。比如“如果这样会……，那该怎么办？” 7 7.不要针对上司的指示抱怨、发牢骚。不要在接受指示时与上司进行讨论和争辩，以免因为考虑不周，对问题阐述不清，说服不了上司，反而引起不快，但可以把自己疑惑的问题概括出来，并让上司确认时间、地点，再进行沟通。 向上司汇报沟通的五个规范要求： 1.汇报的内容要与上司原来的指示、计划和期望相对应，避免文不对题，浪费上司的时间。 2.从上司的角度来看待工作，关注上司的期望，对上司所关注的问题，应重点详细进行汇报。 3.汇报过程中要主动寻求上司的反馈，确认上司对自己所作的汇报内容已经理解和把握。 4.汇报时尽可能客观、准确，不要突出个人、标榜自我，避免引起上司的反感。 5.对上司做出的工作评价，如有不明白之处，必须复述后让上司确认，以获知上司评价的真实意思。 与上司商讨问题的六个规范要求： 1.表达须简明扼要、准确完整，并突出主题和重点。 2.针对具体的事情进行分析，表达自己的观点和想法，避免针对具体的个人进行评价。 3.不要把与上司讨论问题当作义务履行，仅仅表达“我说了”还不行，还必须让上司理解和明白“我说了什么”。 4.避免与上司进行辩论，即便商讨问题也要注意口气，表达上要委婉，不必对每个问题都非要争出一个是非对错来。 5.不要在所讨论的问题中加进自己的情绪。 6.避免把自己的意见强加于上司。 二、与下属沟通的规范要求 8 与下属沟通是管理沟通的重要内容，其形式有三，下达指令、听取汇报和商讨问题。能否充分有效地进行这些沟通，会直接影响到企业组织运行的效率。 下达指令的八个规范要求： 下达指令是上对下沟通的一种基本形式。指令内容，下达的方式、方法不同，可能会有完全不同的效果。因此，下达指令也必须讲究艺术。这种艺术是保证指令下达有效的基础。 1.自己对指令有明确、全面的界定：指令的具体内涵是什么？为什么下达这一指令？指令的具体要求是什么？由谁监督指令的实施？什么时候对指令的落实情况进行检查？在什么时间和地点验收结果？对指令的实施有什么方向性思路？ 2.态度平等，用词礼貌。多使用“请”、“我们”等词向下属下达指令，而避免用“你应当怎么样”、“你只能怎么样”、“组织限制你怎么样”等口气下达指令。 3.通过激发意愿，让对方自己承诺，主动请缨，避免让下属被动地接受指令，不要以一种绝对不容臵疑和不可挑战的组织原则，强制性地下达指令。 4.让下属充分理解指令的意义和价值，让下属感到所接受任务的光荣，和他能承担这一任务的自我价值。 5.让下属复述指令要求，确保下属准确无误地理解指令的要点和要求。 6.明确告知自己能为下属提供的资源和支持。 7.询问下属落实指令的困难，并指明解决的途径，帮助下属树立信心。 8.允许下属提出问题和要求，并尽可能给予正面解答。 听取汇报的六个规范要求： 听取下属汇报，是管理沟通中最常见的形式，要保证其有效性，必须遵循以下规范要求： 1.要事先有时间和地点的约定，让下属做好充分的准备。 2.注意倾听，让下属感到自己以及自己所承担的工作为领导所重视，同时在倾听中发现问题。在一般情况下，人们倾向于淡化自己在工作中的失误， 9 尽量把问题缩小，而夸大所取得的成绩。通过倾听可有助于发现下属不愿暴露的问题。 3.多鼓励少插话，防止下属揣摩到你的倾向后，根据你的倾向，有选择地汇报，致使你不能获得想要的信息。 4.对于下属的汇报，要当场做出评价，该肯定的即时予以肯定，该批评的即时给以批评。 5.恰当地评价下属的工作，但要求以正面肯定为主，并让下属明白没有肯定，也就是有差距的。但评价表述要区分下属个性，分别对待，针对有些死心眼的人，不足之处必须明言。 6.适时诱导下属，让下属的汇报简明扼要，切中正题。 与下属商讨问题的五个规范要求： 与下属进行问题商讨，就是增加下属的参与度，从下属那里获取信息，并让下属感到自己受到尊重和信任，以激发其工作的主动性和积极性。如何与下属商讨问题？其规范要求有以下几个方面： 1.充分为商讨问题的沟通作好准备，可以事先制订商讨问题的计划或提纲，防止跑题，以便提高沟通效率。 2.注意多发问，多使用鼓励性的词语，诱导下属讲出自己的真实想法，抓住下属谈话的核心内容和自己想获得的信息。 3.在商讨问题的过程中，如果下属提出与自己不同的看法，要以尽可能快的速度做出反应，尤其是要从下属的角度思考问题，找出下属意见的合理性，并充分认定其合理性。 4.不要把自己臵身度外，仅仅作下属工作的评价人，而要紧密地把自己的工作业绩与下属工作的成效关联起来，尽可能让下属产生责任感和使命感，畅所欲言地沟通，交换意见。 5.不要在下属明确问题解答的思路之前做结论，防止把讨论问题变成做指示，要求诱导下属自己通过整理归纳作结论，激发下属的信心和责任感。 10 如何提高表达能力 表达能力是一项重要能力，也是每个人必备的一项基本功。语言可以反映一个人的性格涵养、思维能力和社交能力。一个人，在工作中主持会议、下达指令、参加社交以及发表演讲等等，都需要具备良好的表达能力。由此可见，提高个人表达能力，显得极为必要。 一、表达能力概述 （一）何为表达能力 “表达能力”不同于简单的“表达”二字。表达能力，是指以语言或非语言的形式表达自己的思想或情感，从而达到与人交流思想或沟通情感的一种能力。 语言表达主要有口头和书面两种方式，而口头语言比书面语言又起着更为直接、更为广泛的交际作用。发展至今，社会对人们的口头表达能力，也提出了越来越高的要求。良好的表达能力，主要体现在以下几个方面： 一是将知识和资讯运用各种方式清晰地传递给听者； 二是让人想听下去（内容生动）； 三是让人听后想到一些东西（言之有物）； 四是让人听后会自然而然地尊敬你（全心投入）。 （二）有效表达的重要性 从今天的社会发展形势来讲，善于表达已经成为一个人获取竞争优势的重要方面。在“酒香也怕巷子深”的年代，要想将你自己很好地推销出去，必须学会“吆喝”，必须“学会表达自己”，这已经是我们要掌握的一项必备技能。 著名的成功学之父戴尔〃卡耐基说：“一个说话得人心的人，别人对他的评价，往往超过他的真实才华。” 世界500 强企业——美国通用电气公司总裁杰克〃韦尔奇说：“要想成为一名优秀的管理者，就要始终把口才放在第一位。”在西方社会，人们认为“舌头、金钱、电脑”是现代管理者的“三 11 大战略武器”。 由此可见，口才对一个人职业生涯和人生的重要性。 是人才者不一定有口才，有口才者必定是人才，而且是不可多得的人才。人才是宝，口才是金，拥有口才就是拥有实力。荀子《大略篇》曰：“口能言之，身能行之，国宝也；口不能言，身能行之，国器也；口能言之，身不能行，国用也；口言善，身行恶，国妖也。敬其宝，重其器，任其用，除其妖”。俗话说：“良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒”，语言可以给人以勇气、快乐和欣慰，同样也能给人以伤害、难受和愤怒，可见如何表达则效果大不相同。 （三）不善表达产生的后果 1.会导致自相矛盾：矛和盾的故事 有一个楚国人，卖盾又卖矛。他夸耀自己的盾，说：“我的盾坚固无比，任何锋利的东西都穿不透它。”又夸耀自己的矛，说：“我的矛非常锋利，什么坚固的东西都能刺穿。”有人说：“如果用你的矛，去刺你的盾，结果会怎么样呢？”那人张口结舌，一句话也答不上来。 2.会导致事与愿违：财主请客的故事 曾经有一个财主请客。客人来了很多，只有两个人未到，他对着来的客人叹口气说：“唉，该来的还不来啊。”于是来的客人中有一些人就在想，那么我们是不该来的人啊，还坐在这里干什么里，走吧，就走了一半客人。财主看着越来越少的客人，更加摇头叹气，说：“不该走的人又走了啊！”剩下的客人一听，就在心中琢磨着：“噢，这么说我们是该走的人啦，我们走吧。”于是大家一哄而散。财主看着满满的酒菜，一屁股坐在地上，不知到底是什么原因大家都走了。 3.会导致词不达意：韩复渠做报告 诸位、各位、在座位： 今天是什么天气，今天是演讲的天气，来宾十分茂盛，敝人也实在感冒。今天来的人不少咧，看样子大抵有五分之八啦！来了的不说，没来的举手！ 12 今天兄弟召集大家来训一训！兄弟有说得不对的，大家要互相原谅。你们是文化人，都是大学生、中学生和留洋生，你们这些乌合之众是科学科的、化学化的，都懂七八国英文，兄弟我是大老粗，连中国的英文也不懂。你们大家都是从笔杆子里爬出来的，我是从那炮筒子钻出来的。今天到这里讲话，真使我蓬荜生辉，感恩戴德。其实我没有资格给你们讲话，讲起来嘛就像对牛弹琴，也可以说是鹤立鸡群了。 今天我不准备多讲，先讲三个纲目。 蒋委员长的新生活运动，兄弟我双手赞成，就是有一条，行人靠右走，着实不妥，实在太糊涂了。大家想想，行人都靠右走，那左边留给谁呢？ 还有件事，兄弟我想不通。外国人在北京东交民巷都建了大使馆，就缺我们中国的。我们中国人为什么不在那儿建个大使馆？说来说去中国人真是太弱了。 第三个纲目，学生篮球赛，肯定是总务长贪污了。那学校为什么这样穷酸？十来个人穿着裤衩抢一个球像什么样子？多不雅观？明天到我公馆领笔钱，买几个球，一人发一个，省得再你争我抢了！ 今天这里没有外人，也没有坏人，所以我想告诉大家三个机密：第一个机密暂时不能告诉大家，第二机密的内容跟第一个机密一个样，第三个机密前面两点已经讲了。今天的演讲就到这里，谢谢诸位。 二、如何提高口头表达能力 良好的表达能力一般取决于两大核心要素：一是头脑里面有“东西”。所谓“腹有诗书语自华”便是这个道理；二是勤学习、多积累。掌握丰富的知识，必要时可以信手拈来。那么，如何通过练习提高自己的口头表达能力呢？ 很多知识渊博的人，演讲的时候下面的人听得云里雾里、不知所云，台下甚至呼噜声一片。这就是不知道如何用精彩的方式，来表达精彩的内容。因此在平时，我们就要注意和积累一些表达的技巧。下面，就介绍几条提高 13 表达能力的方法： 1.表达前，对有关要表达的知识内容进行归纳加工，使之条理化； 2.如果你对所要表达的内容还不是很熟悉，表达之前最好先把它写下来； 3.刚开始，在练习口语表达时，一定要多用“举手原则”。