如何做好档案管理工作？

Question

我是一名实习生，我的专业是财务管理，但实习的岗位是档案管理。由于从没有工作经验，公司也是第一次设立这个职位，刚开始主管拿一些文明单位的资料叫我整理跟建立电子版，我晕晕的都不知道从何做起，请有经验的人能给我些请教。谢谢。

Answer 1

1、分门别类

首先，把自己所有的文件资料全部放到一起，然后按照你们长期使用的类别去分类，不同的公司不同的岗位分类也是不一样的，举例说明：人事肯定是按照人力的六大模块进行分类，如人力资源规划；、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理。这是公司级文件分类，人事内部部门会在按照自己负责的模块进行分类，意思就是按照你经常的需求分类。

2、巧用档案袋

档案袋肯定是必不可少的，因为档案袋上有明细，有的资料不是一份，根据时间有很多，有的是同一个事件有不同的资料集合，但是他们都是属于同类资料，难么档案袋的作用就显而易见了，档案袋不仅可以收纳资料，而且还能把里面涵盖的份数及基本内容写出来，这样你需要的时候直接看档案袋就可以了，无需全都翻出来一个一个的找

3、常用资料的归整

很多时候我们的资料是日常性的文件，经常用到，甚至是每天都用到，那么我们肯定是放在办公桌上，这时候就用到文件框了，文件框上每一看栏做好标识，每次使用时按照规定好的放好，假如有人要借阅你的资料，你又恰好不在，你就可以跟他说让他按照标识自己去找，总比他把所有资料都翻乱了要好，这样节省双方的时间

3、部门资料提报

有的时候我们每隔一段时间都要向上级领导提报资料，这类资料每个月都要，甚至是每个星期，有时候我们可能会忙的忘记时间，为了防止工作没做好，我们还可以按照处理资料的时间进行排序，这样就会记得什么资料紧急处理，什么资料可以暂且搁置

4、电脑资料的存档

现在不似以前，办公基本人手一台电脑，文档除了要做好本身的整理，电脑里一定要有存档，除了电脑存档以外，还应该有一份管理清单，这个清单要记录的内容有时间，用途，标题，份数，归档地以及需求人等相关信息

5、领导批复资料的回拿

档案除了保存，肯定还有在工作中，比如有的文档需要领导签字批复之类的，而领导不可能随时随地能帮你签字，得等领导有时间才能集中处理，这就需要给领导准备那种抽屉式的文件框，上面标注，待处理，驳回，处理完毕，不论领导在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已经签字可行，哪些被驳回了，还有哪些没有处理，这样非常能提高工作效率

7、巧用电子档案管理系统：

会博通档案管理系统涵盖档案全生命周期管理的专业功能

提供档案采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研、注销等全生命周期的管理功能。

会博通综合档案管理系统：提供一整套的档案信息化管理解决方案

规范化档案管理

符合国家标准，可对档案全宗、类型、属性实现自定义配置，全面实现各类型档案集中管理的理想。

全面化档案管理

集成实体与数字化档案统一管理，涵盖十大类档案以及干部人事档案管理。

协同化档案管理

提供档案从录入、扫描、上传、移交到归档的全面流程化，谁形成谁归档原则，大大减轻档案管理人员负担。

高效化档案管理

支持档案的批量录入、导入以及批量上传、挂接，自动生成封面背脊、备考表、目录等档案表格。

安全化档案管理

借还登记、操作日志全面记录用户的使用行为，加注阅读屏幕水印，完美避免恶意扩散、盗用，减少丢失风险。

移动化档案管理

不限时间、地域查看、借阅、利用档案资料，方便快捷。

Answer 2

我是学档案管理的本科生。作为一名档案管理人员，特别是要有你亲自创建一个公司的档案管理系统，首先，你要确定本公司的归档范围，什么文件该归档，什么应该直接销毁~~还有就是要确定分类法，也就是根据什么排列，比如说，按年度、按组织机构、按事由……这些都要根据本公司的具体情况，有你亲自做调查，再一点点的做。电子版的话，也就是电子档案管理的范畴，你应该建议领导购买专门的电子档案管理软件，因为你若是自己弄的话，肯定是弄不了的~~~如果不想要太专业的录入档案信息，就用office软件吧~~当然，电子档案也要有具体的方法排列整理，就按照我上面说的方法弄就ok~~

Answer 3

您好，我是专门从事档案管理工作的，但没管过公司档案，不知有没有用。
　　1.档案的归档原则一般是文书处理部门立卷归档。意思就是这些文件资料的产生部门自己立卷整理，然后统一交到档案部门集中统一管理。这样的好处是专业的部门整理自己的文件资料比较系统、条理，也比较熟悉文件产生的来龙去脉。将各部门所有的文件零散收集来让你档案员一个人整理是不现实的，因为你不可能对每个岗位都了如指掌。
　　2.档案分类一般可根据文件资料类型，如文书、科技、实物等类别来分，也可根据产生机构来分。你们公司的文件资料可以在文书——科技——实物等大类别下再按部门分类，每个部门产生的文件是一个整体，交到你这里来。
　　3.不知你们单位大不大，要是不大的单位，没必要每个生产部门单独编号了，可以统一编档号。档案可以按照年度——保管期限——序号来编。如2009——永久——1，就是2009年的永久第1卷或件，序号可以整个公司编一个大流水，也可每个部门重新编号。
　　4.这些是整理的大概步骤。还要著目，就是编目录。你可以下载一些档案的案卷目录表、全引目录表、归档文件目录等按照格式统一填写。这个很多资料上都有，你也可以自制。目录与每卷或件档案的标题、日期、责任者等要一一对应，不然不好检索。
　　整理好、编完目录，就可以提供利用了。这些是大体步骤，其实档案工作很简单，按照我说的大概摸索一段时间，你就会掌握的。还可以去你们那所在的政府机关档案馆，去看看实体如何进行也可。

Answer 4

如何做好档案管理工作
1、档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于企业各方面的利用。有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。
2、对企业的各项工作资料应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
3、 企业应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术， 实现档案管理的现代化。
4、保密档案的管理和利用，密级的变更和解密， 必须按照企业有关保密的制度和企业流程来进行管理。
5、鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法 禁止擅自销毁档案。做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。
6、各种档案按组卷要求，由各部门立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。及时、准确地登记档案的移交和接收,作到账表相符。
7、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。
8、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。
9、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。

Answer 5

1、你先在百度上搜“万能档案”，下载到您的电脑上；
2、根据您要管理的档案内容，利用万能档案的组建档案模板功能，自己组建档案模板，然后录入你要管理的档案内容；
3、向领导汇报工作情况，你就说我把档案用“万能档案”软件管理得好好的了，请领导检查。
但是软件用到一定时间就不能用了，如果继续用，你就得跟领导说：不是我不能用电脑管理档案，我的能力当然没有问题，但是你得有相关的档案管理软件啊！