文员工作职责

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　　文员的工作职责你们知道多少 ？ 下面是由我为大家整理的 “文员工作职责”，欢迎大家阅读，仅供大家参考，希望对您有所帮助。

　　文员工作职责

　　 任何行业都有一个职业准则 ， 文员也不例外 ， 虽然文员因行业不同 ， 工作内容区别很大 ， 但是有一个最基本的职责 ：

　　一、深入了解企业各个环节的管理规定 ， 如果有脱节或不完善的管理制度 ， 要及时向上级领导提出改善或补救办法 ， 并起草书面文稿呈交上级领导审阅批示 。

　　二、文员应做好企业外部来函的接收 ， 登记 ， 报送 ， 报批 ， 复函 ， 内部发送 ， 传阅 ，， 回收以及文件起草等工作 。

　　三、文件资料校对是文员工作中比较重要的一个环节 ， 文件格式书写是否规范 ， 文字 ， 标点是否正确 ....都直接印象企业的外部形象 ！ 应特别注意校对 。

　　四、负责文件资料的管理工作 ， 可根据文件来源对文件进行编号 ， 分类 ， 归档等处理 ， 以方便企业内部人员查找 ， 使用 。

　　五、经常对公司内部相关事务进行多方面 ， 全方位的调查 ， 归纳总结后 ， 为领导提供一些真实的分析数据 。

　　六、负责本部门的日常工作 ， 包括清洁工作 ， 外事接待 ， 客户联络 ， 日常打印 ， 登记台帐 ， 考勤统计 ， 等事务 。

　　文员的确可以称为多面手 甚至很多公司的文员还发放员工工资 ， 总之 ， 文员是一份比较复杂的工作 ， 上面这些只是最基本的职责 ，   其实文员因企业 ， 公司不同 ， 还有很多内部职责 ， 我们在具体岗位上还需要严格执行 ， 认真对待 ！

　　 办公室文员 (会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责：

　　1、 接听、转接电话 ； 接待来访人员。

　　2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

　　3、负责总经理办公室的清洁卫生。

　　4、做好会议纪要。

　　5、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

　　6、负责传真件的收发工作。

　　7、负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

　　8、做好公司宣传专栏的组稿。

　　9、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

　　10、做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

　　11、每月环保报表的邮寄及社保的打表。

　　12、管理好员工人事档案材料 ，   建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

　　13、社会保险的投保、申领。

　　14、 统计每月考勤并交财务做帐，留底。

　　15、 管理办公各种财产 ， 合理使用并提高财产的使用效率 ， 提倡节俭。

　　16、接受其他临时工作。

　　 人事文员工作职责

　　(1)、行政隶属

　　上级主管：行政部经理

　　工作对象：各办事处 (区域)相关业务人员

　　(2)、主要职责

　　A、协助主管组织月度和季度考评，并及时完成统计、整理和发布工作。

　　B、负责营销系统员工的薪酬计算与统计工作，并将考评和薪酬调整结果记入档案。

　　C、负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。

　　D、 协助主管解决员工考评和职位调整中发生的异议与纠纷。

　　E、 办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。

　　F、部门经理交办的其他事宜。

　 　行政人事文员岗位职责

　　 行政人事部文员在行政人事部经理领导下工作，对行政人事部经理负责。履行以下职责：

　　一、负责公司文字印刷、文件收发、资料整理、印章的使用和保管。

　　二、负责办理员工的进厂、请假、调动、辞工离厂手续 ； 员工档案资料建立。

　　三、全面负责员工考勤工作。

　　四、负责员工的就医和简单医疗应急处理。

　　五、办公、劳保、文化娱乐等用品的采购申请、质量验收、发放、登记、管理。

　　六、外来客人的接待和服务。

　　七、外来电话、传真的接听 (受)、记录、传达(送)。

　　八、复印机、传真机的管理和使用。

　　九、公司内部其它事务性工作。

　　十、领导交办的其它工作

　　 行政文员在工作中应具备的条件和要求 ：

　　一、学历：中专高中以上文化程度比较合适 ；

　　二、工作经验：有文件管理工作经验 ， 有一定的交流经验会更好 ；

　　三、应具备的知识：

　　1、具备文秘方面的知识工作中经常会遇到'秘书'方面的工作 ；

　　2、文件管理 ， 文档知识 ， 这应该算文员基本要求了 ；

　　3、会做账表也就是能操作办公软件 ， WORD ， Excel之类的 ；

　　4、具有强烈的责任心与团队意识 ， 你会经常处理公司人力 ， 员工岗位调动等工作 ， 没有责任心是不行的 ；

　　 工作内容及方法简述

　　1、负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作 ；

　　2、负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要 ；

　　3、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作，做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作，实行集中统一管理 ；

　　4、负责各类文件档案的入库工作并做好统计 ；

　　5、负责档案的借阅、复制和利用，根据需要，编制必要的检索工具和参考资料，注意信息反馈，为公司各部门的档案查阅提供方便，认真做好使用记录 ；

　　6、及时收集各类档案，做好平时的立卷工作，并做好整理、修复、装订、编目和归档工作 ；

　　7、负责归档文件的验收、鉴定，做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便 ；

　　8、负责定期清查档案，及时催讨借出的档案，做到账物相符 ；

　　9、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录，落实防盗、防火、防尘等安全措施，对损坏或变质的档案，及时进行修补和复制 ；

　　10、完成部门经理临时交办的相关任务。

　　11、对文件数据的准确性负责 。

　　12、对所保管的文件安全保密负责 ； 对工作程序的执行效果负责。权利有权拒绝不符合公司要求的部门或人员查阅文件 ……所谓行政 ， 是具有一定保密制度的岗位 ！

　　 文员的接待工作规范与职责

　　文员的接待工作 ， 顾名思义 ， 也就是关于接待方面的工作规范 ， 职责 ， 包括对来访者的一些基本情况进行登记 ， 接洽来访工作等 .要求态度热情 ， 主动问好 ， 问清来访意图 ， 并迅速做出判断 ， 给予恰当安排 。

　　工作地点不同的文员可能根据工作内容有一些区别 ， 按照精细分工 ， 我们下面分别介绍在前台和在办公室工作的文员如何进行接待工作

　　一、负责前台的清洁工作 。

　　二、热情接待来访者 ， 做到主动 、 热情 、大方 、 平等礼貌的对待每一位来客 。

　　三 、 看到客人 ， 必须起身 ， 然后问候 ， 并点头微笑 。

　　四、如果是事先预约的客人 ， 要确认一下 ： 您是 XXX先生吗 ？ 并带其到接待室 。

　　五、如果同时还有别的客人访问其他负责人时 ， 要代为接待 ， 引见 。

　　六、如果是没有约好而老访的客人 ，要问清客人姓名 ， 公司 ， 及来访意图等 ， 再询问上级是否接见 .如果同意才能进入接待室 ！

　　七、负责报刊 ， 信件 ， 邮件的收发与保管 。

　　八、负责下班后前台电源的关闭和正门关闭 。

　　九、检查办公设备 ， 发现故障后及时报修 。

　　十、领导接待重要客人时 ， 要根据服务规范要求 ， 做好各项工作 ， 不得马虎 ！

　　十一、要有强烈的责任心 ， 不得随意离岗 ， 要勤观察 ， 掌握接见状况 ， 及时配合领导的接待工作 。

　　十二、严格执行安全保密制度 ， 不得随意让他人进入接待室 ！

　　十三、负责各类文件资料的打印 、 复印 、整理资料 ， 文件 。

　　十四 、 负责收发各类传真 、 信函 、 邮件等。

　　以上这些可以适用于大多数不同岗位文员的接待工作 ， 大家可具体看情况而选择 。

　　 采购文员工作职责

　　(1)请购单、验收单之登记。

　　(2)订购单与合约的登记。

　　(3)交货记录及跟踪。

　　(4)供应商来访的安排与接待。

　　(5)采购费用的统一申请与报支。

　　(6)进出口商品文件及手续之申请。

　　(7)电脑作业与档案管理。

　　(8)承办保险、公证事宜。

　　 文员的工作权限

　　 文员工作中要注意自己的权限范围 ！ 除了处理企业行政事务或接受上司授权处理有关业务或事务之外主要要明白以下几点 ：

　　一、不能代表上司做决策 ， 否则就是越权 ！

　　二、不能代表上司发号指令 ， 否则会令上司反感 ， 这也是一种对领导不尊重的行为 ！

　　三、不能在过做时间处理自己的私人问题 ， 这是一个起码的公司规范 ， 任何公司都是不允许的 ！

　　 以上只是几个大概的主要方面 ， 作为文员最值得注意的是 "越位行为" 越位主要表现在几个方面 ：

　　1、决策越位 ：

　　文员只能 "谋"而不能'断' 有的文员混淆了决策和 辅助决策的内容 ， 擅做主张 ， 按照自己的想法去处理重大问题 ！， 有可能造成比较严重的失误 ！ 即使侥幸没有出什么问题也是不值得提倡的 ， 记住了 ， 你的领导才是决策者 ， 你只能提供参考 ！

　　2、表态越位 ：

　　表态 ： 是表面对一件事情可行的肯定答复 ， 但是表态是需要一定的身份 的作为文员 ， 你必须要在有领导授权的情况下才有发言权 ， 否则你的态度只能代表你自己而已 ！

　　3、工作越位 ： 领导和文员都有自己的职责范围 ， 该由领导去完成的工作尽量让领导去做 ， 作为文员 ， 你可以提供最全面的协助 ， 千万不要为了给领导留下工作积极 ， 表现能力 ， 或者认为自己甚至比领导还能干 ， 这是典型的出风头 ....不可取 ！

　　4、社交越位 ：

　　文员经常会陪同领导参加一些社交活动 ， 应该注意的是尽量突出领导的地位 ， 自己哪怕是口才超越领导也要退居二线 ， 因为你是文员 ， 场面上的应酬你能应付 ， 一旦具体到公司具体事务以后 ， 你就会发现自己仍然需要请示身边被你冷落的领导 ！   这会让场面变得很糟糕 ， 也会让自己在领导眼里成为一个 不懂得尊重自己的人 ！

　　文员工作中要注意自己的权限范围 ！ 除了处理企业行政事务或接受上司授权处理有关业务或事务之外主要要明白以下几点 ：

　　 前台文员工作职责

　　1、负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误 ；

　　2、负责来访客户的接待、基本咨询和引见，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌 ；

　　3、对客户的投诉电话，及时填写登记表，并于第一时间传达到客户服务团队，定期将客户投诉记录汇总给副总经理 ；

　　4、负责公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放，并保持整洁干净 ；

　　5、接受行政经理工作安排并协助人事文员作好行政部其他工作 ；

　　认真执行目标卡的管理规定，完成本部门分配的工作和任务。

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