7个写作步骤，掌握邮件写作技能，为职场加分

Answer 1

你还记不记得进入职场的第一天？在那一天，你加入了一家新的公司，有了工作邮箱，成为了一名职场人。从那天以后，你每天都会收到工作邮件、回复工作邮件，从一开始对于工作邮件的无从下手，到慢慢地学会写工作邮件。 尽管如此，有时候你是不是还会觉得迷茫，怎么才能让邮件写作给自己的职场加分呢？这就需要我们系统地了解工作邮件的写作规则。

其实工作邮件写作属于非虚构类写作的一种。那什么是非虚构类写作呢？在 《非虚构写作课》 一书中，作者简‧耶格尔指出， “非虚构类写作是以事实为主的写作，用以引导、说服、娱乐读者，也称作说明性写作或散文。” 在生活中，我们会接触各种写作形式，除了小说、短故事、戏剧、诗词和剧本，其他类型的写作都是非虚构类写作。工作中常见的邮件、报告、传真等也属于非虚构类写作。

为了更好地完成《非虚构写作课》这本书，作者简‧耶格尔不仅做了大量的问卷调查，还采访了许多作家、教师、职场人士等等，并结合了她多年的编辑经验、写作教学经验以及非虚构类作品的出版经验。因此，《非虚构写作课》可以说是关于非虚构类写作最全面也最具有指导意义的一本书。

在《非虚构写作课》一书中，作者简‧耶格尔结合着非虚构类写作的步骤，给我们的工作邮件写作提出了一些规则和注意事项，帮助我们更好地学会和应用工作邮件写作。

和所有的非虚构类写作一样，在写作前需要确定写作主题，同样在写工作邮件之前，也需要确定邮件的主题。 这封邮件是关于工作报告、工作问题、会议纪要，还是其他的主题？主题确定下来以后，不仅会给邮件写作指明方向，而且写在邮件标题的位置，让收件人更加快速了解邮件是关于什么内容的。

我们每天都会收到许多封电子邮件，有时没有办法一封一封打开去看。有时候打开以后，发现这封邮件和自己没有什么关系。那为了节省时间，怎么初步判断一封邮件是不是和自己有关？当然是看邮件标题了。

因此，我们在写邮件之前，要先确定邮件的主题，将主题写在邮件标题处，方便收件人查看后，快速回复自己的邮件。 切记标题不要空白，这样不仅会浪费自己的时间，也会浪费收件人的时间。

在确定了邮件主题后，也不要急于写邮件，首选要做的就是思考。也就是梳理写这封邮件需要提供哪些信息或需要确认哪些数据。 确定好了之后，就去收集相关的素材和信息。

比如，你收到上司发的关于公司团建的工作邮件。上司需要你将部门所有同事的报名情况进行整理，然后汇总给他。那么这个时候，你就需要从同事那里收集报名表。

也只有收集了相关的信息和数据，才能为我们的邮件提供相应的参考信息，为下一步的整理工作做好准备。

在收集完相关的素材或信息后，我们还要将信息加以汇总和整理。 我们不能将自己收集的所有信息都一条条列出来，而是需要汇总，这样才能方便收件人进行查看。

还是以刚才统计团建的报名情况为例。当我们从同事那里收集好报名情况后，不能把每一个同事的报名情况一条一条地发给上司，而是将这些信息放在一张表格里进行汇总，方便上司查看。

这样将信息进行整理，也可以方便自己对信息进行查漏补缺。 尤其是碰到一封邮件里需要我们确认多个事项时，整理信息就显得尤为重要。

在以上所有的工作都完成后，接下来就是撰写邮件初稿了。 初稿的内容包括称呼、正文、以及结束语。

首先，我们要注意收件人的称呼。 有些人在写邮件时，会将称呼漏掉，上来就是邮件正文，这样会使收件人不明确。尤其是遇到多个收件人的情况，需要分配工作任务时，如果不写称呼，任务也分配不明确，容易产生误解。

其次，在写正文时，我们要注意选词和造句。 因为是工作邮件，使用词语要简单明了，避免使用复杂的词语。除了词语问题，我们还要注意语气的问题。如果是需要其他同事协助自己的工作，避免使用咄咄逼人或者颐指气使的语气。此外，我们还要避免使用大段的文字。如果可以的话，将大段的文字进行分段，把需要回复的要点，一条一条简练地列出来。

最后，邮件结束语的部分也需要注意。 如果不写“诚挚的问候”诸如此类的话，一定要写上自己的名字。尤其是给不熟悉的同事发邮件，如果只凭自己的电子邮件地址，对方不知道是谁发送的邮件，也就不能很快回复和确认。

邮件写好了之后，先不要着急发出去。在发送之前，自己先修改几遍。查看邮件里是否有错别字、是否有遗漏的信息等等。

我们在写邮件的时候，都会希望一次性就能写好。和所有的写作一样，我们没有办法一次就能将邮件写完美，这需要我们将邮件一遍一遍地进行修改。

我们一定要认识到修改的重要性。 修改看似是在浪费时间，实际上它发挥了非常重要的作用。修改不仅可以帮助我们查漏补缺，还可以避免一些很明显的错误。 试想一下，如果我们在邮件中报预算的时候，写错了数字却没有发现，将会给我们接下来的工作带来不必要的麻烦和问题。

邮件全部改好之后，接下来就是发送邮件了。 在邮件发送之前，还需要再次进行检查。检查收件人、抄送人的邮件地址是否正确，避免发送到错误的邮件地址和错误的收件人。 另外，如果邮件需要附上相关文件，检查是否将附件上传成功。

此外，还需要注意一种情况。如果你需要群发邮件，而收件人又彼此不相关，可以使用邮件的密件抄送功能。这样收件人无法看到彼此的邮箱地址。

在以上的工作全部完成后，就可以发送邮件了。发送完成后，接下来就是等待相关的人回复邮件了。

在邮件发出后，我们会得到收件人的反馈。如果对方需要更多的信息，我们可以对邮件内容加以补充。有时候在邮件发送后，对方告知自己没有收到附件。这个时候我们可以检查是自己忘记上传附件的问题，还是网络的问题。如果是自己忘记传附件了，那么就赶紧将附件再次发给对方。在日后的工作中，一定要注意附件的问题，避免再犯类似的错误。

还有一种情况，我们把邮件写好了之后，由于邮件的重要性，需要上司帮忙审阅。那么在拿到审阅结果后，按照上司提出的建议进行修改。修改完成后，再将邮件发送给相关人员。

虽然处理工作邮件是我们每天工作中都在做的事情，但是我们也要对邮件有所重视。一方面，邮件担任着沟通工作的重要作用；另一方面，邮件也可以从侧面反映我们的工作能力。

既然如此，那么在接下来的工作中，我们在写工作邮件时，可以参考《非虚构写作课》书中的这7个写作步骤。在写作的时候，记得遵循书中提到的非虚构写作的规则，也就是作者简‧耶格尔所说的， “拼写要正确、语句要简练、语气与风格要恰当、事实要准确，以及内容要精彩等”。

希望通过不断地练习，我们可以做到熟练地掌握邮件写作的技能，让邮件写作成为我们职场能力的加分项。