为什么要采用文件管理机制？

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一 管理的意义

1、企业管理制度本身就是一种规范。企业管理制度是企业员工在企业生产经营活动中共同须遵守的规定和准则的总称，企业管理制度的表现形式或组成包括企业组织机构设计、职能部门划分及职能分工、岗位工作说明，专业管理制度、工作或流程、管理表单等管理制度类文件。企业因为生存和发展需要而制定这些系统性、专业性相统一的规定和准则，就是要求员工在职务行为中按照企业经营、生产、管理相关的规范与规则来统一行动、工作，如果没有统一的规范性的企业管理制度，企业就不可能在企业管理制度体系正常运行下，实现企业的发展战略。
我们现在所制定的管理制度是公司发展的必经之路，是客户的需求而做出的改变。公司需要业务做支撑，业务是核心价值。我们的客户对象慢慢变成较大规模的公司，有一系列的科学管理，它必然要求供应商做到它的高标准要求：如要求公司的规模，企业形象，人员素质，项目安装规划化，服务规范化等等。我们必须规范化管理才能满足客户的需求，才有生意做。跟的上客户----赢；跟不上客户----淘汰！
2、管理是一种是实践活动，唯一的检验标准就是绩效。适合、有效的管理才是最好的管理，谈不上那种管理方法好，那种不好。我们现在是在创业期，本身就存在稀缺资源，创业初期管理不应该成为瓶颈，因为没有几个人，我们现在做的是有效管理的一些基础罢了。管理本质解决的是秩序。无序才需要被管理，公司只有几个人还产生混乱就说明公司没有管理，没有真正的以制度为依据进行管理。
3、管理决定于人的做事、做人风格。进公司前，你的做人，做事方式肯定还是延续以前的，很多人知道的管理基本从管理书中学不到，至少非常难以转化为行为。你知道，开车时最怕的就是遇到刚刚拿驾照的新手，不小心就会和你的车kiss一下。如果在创业初期，你能够骑车到达目的地，就不用先花两个月拿驾照，再花三个月熟练吧？所以，不同的企业有不同的管理模式，没有可比性，我们的目标就是满足客户群的需求，为他们创造实实在在的价值，从而获得回报。知道了要满足什么需求，剩下的都是手段：透过公司有效管理达到客户需求。
4、管理流程化，是一个很美妙的词语，因为优秀的大企业一般都是这么做的。流程化带来效率的同时，必然要求分工明确，而分工明确往往就意味着组织要加人，而在企业创立初期加人加到很完善是一件很艰难的事情。所以有些人就要知道自己现在有时是身兼数职。
流程化的制定，本身就是一个漫长的优化过程，而且，不同的业务、人员规模，往往业务流程是不一样的。
为什么说流程的制定是一个漫长的过程呢？就像你开车上班，你要设计出一条最佳线路，也是需要不断尝试的。我的意思是，公司在创业初期，一开始只是制定了一些简单的流程，再一步步优化。渐进式改革，一般都比革命好。
5、以道德为导向，倡导人文精神，实现人性化管理
1）以道德为导向。管理不仅是一门科学，更是一门艺术。管理中不仅有理有法，更要体现情的存在。正如现在倡导由以法治国向以德治国转变一样，企业的管理制度也应以道德为导向。管理者犹如一场音乐会的指挥，在工作中只有统筹各方、协调发展，才能使工作顺利进行。
2）人性化管理。管理是综合运用各种资源，使管理达到事半功倍的效果。在管理过程中，人是最重要的因素，没有人，任何工作都无法进行，更谈不上管理了。正如日本著名企业家松下幸之助所说：“企业是否对社会有所贡献，从而蓬勃发展下去，关键取决于人”。所以，人的作用是万不可忽视的。在倡导人文理念的今天，对企业的管理更要提倡一种人文精神，强调人性化管理的方法，甚至可以说，人本管理意识是企业的管理之本。企业管理实际上是一种综合管理，它必须调动人各方面的积极性，通过对人的关注去有效地实现管理目标。人性化管理便要求管理者在工作中制定新的管理制度，将现有的“约束制度”甚至“强制制度”软化，让员工在企业中切实感觉到有“人情味”的管理制度，才能真正发挥自己的才干。这种人性化管理在企业内不难做到，现在许多公司都会在员工生日时送上一份礼物（时间方式很重要），这一小小的举动便会让员工倍感温暖，因为他认为收到的不仅是公司给予的礼物与祝福，更是公司对自己的肯定，在日后的工作中定会更加努力地回报公司。相反，强制的硬制度会让员工对工作失去耐心，甚至对企业失去信心。
二 管理好你的团队
管理之初，你该如何有一个完美的开端？首先你要让你的部门有一股凝聚力，这要从管理好你的团队开始。
第一：要管理好自己，要成为一个优秀管理者，自己在各方面一定要做得最好，是部门的榜样，要让大家对你信服.要把优良的工作作风带到部门中去，影响到每一位部门中的成员，作为一个管理者；要有海阔天空的胸襟，要有一个宽容的胸怀，给别人一次机会同时也是给自己一次机会，用真诚去打动每一位成员。把部门中的成员当作是自己的兄弟姐妹一样看待。
　　第二：要在部门中建立好团队培训工作，把优秀的团队文化和技能传授给团队中的每一个成员，要知道，要想刀锋利，首先要把刀磨快，而丰富的团队文化和技能培训，也是让成员在工作中把个人能力发挥及至的最好方法。这样才能提高战斗力。
　　第三：在部门中培养良好严谨的工作作风，要每一个成员明白，来这里是只是为了展现自己的技能。不是为了谋个一官半职而来的，也不是为了挑三拣四来的，要端正好良好的心态。
　　第四：人性化的管理，管理者和成员之间是要有人性化的，管理者要切身站在成员的立场上思考问题，想其之所想，忧其之所忧，及时的把他们的困难于以解决，协调好成员的情绪，以及建立好与成员之间的人际关系，让成员感到这个公司是温暖的，是充满活力的。
第五：要让每个成员明白部门的目标，掌握好如何高效率的达到目标的方法，只有有了目标才会有前进的动力。
　第六：作为管理者，其最重要的职责就是做好指挥工作，要和成员形成良好的沟通，要培养好成员工作中出现什么问题及时汇报沟通的工作习惯，管理者通过个人的工作经验和阅历以及和上级的沟通，给出现问题的员工一个最好的解决问题的方法，直到处理好工作问题。
三 　人 管理 沟通三者的关系
作为一个管理者，必须明确在自己管理的对象人、事、物中，重点与核心都是人。而管理工作效率的高低除了规章制度的客观因素外，还有非常重要的一点就是，管理者与上级和下级要有良好沟通的主观因素。只要能和上级和下级建立良好的沟通关系，在工作中就会逐渐形成相互积极配合的工作方式。这种结果又体现在管理工作的高效率上。而这种管理工作的高效率又会促进管理者更积极的去做沟通工作，从而在工作中形成一种良性循环。如果这种良性循环在整个企业里形成，那么它就会不断提高企业的管理水平与经济效益，并增强了企业的凝聚力。
1）管理与人
作为一个管理者，他的工作重点就是对自己管理范围内现有的可支配的有效资源（包括：人的资源、物的资源）的优化组合与合理支配，以期达到有效资源使用价值的最大化、有效管理的最大化、有效管理团队的效率极值的最大化。那么管理者又如何才能使自己的工作更接近目标呢？我认为：管理的灵魂在于它内在灵活性，管理的目的要基于它外在合理性，管理的体制在于它对环境的适应性，管理的根本在于它对自身的可发展性。这都是管理本身具有的特性。而它的特性又是通过在对人与物的管理过程中体现出来的。回头看一看中外成功企业走过的路不难得出一个结论：管理的本质是对人的管理，因为人是实现管理的唯一体现者，同时人又是对物管理的唯一意志的体现与传播的介质者。（在这里要把人、管理、物看作是相互独立的客体因素）。被称作“经营之神”的日本著名企业家松下幸之助说得好：国家兴盛在于人，国家的灭亡亦在于人，古圣先贤，早有明训；回顾历史，可谓丝毫不爽。经营事业的成败，不容讳言，与治国同一个道理，在于人事安排是否合宜。由此可见，以人为本也是管理工作唯一的出发点。
空谈是解决不了任何实际问题。那么管理者又通过什么来管理人呢？制度！之前我们已谈过，管理的制度在于它对环境的适应性。我们知道，制度本身是对人行为的一种约束与激励。而管理又离不开人的参与，人在这其中又扮演着不同的角色。你在管理我的同时我也在管理别人等现象。由此可见，对人管理的全过程，就是通过制度在受约束与激励的前提下，人与人之间的协调与执行制度的过程。由此可知，制度的执行者与受约束者、激励者是同一体——人。由此体现了人定制度，反过来制度又约束与激励人的矛盾性。也就是只有在这种矛盾性存在的前提下，两者才会不断促进与发展。表现在制度的不断完善及人对制度的不断适应，由此证实了这种矛盾存在的合理性。同时这种矛盾的存在又体现在问题的不断出现，这也是这个小循环的原动力

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文档管理，在企业的作用。

1 企业管控

稍微大一点的企业，组织结构层级会比较多，会有总经办、董事办专门负责管理。

总经办、董事办，主要通过发文来管理企业。发文需要审批，组织对应人员需要签收。具体执行情况，可能还需要督办机制，确保执行到位。

2 理体系合规

制造业一般都需要符合质量、环境、健康安全等ISO管理标准体系，需要获得相关认证，这套体系也是基于文档管控的。

企业需要在经营管理各方面制定相应的制度文件，执行过程需要填写记录，相关认证机构会定期审查这些文件和记录，合规之后才能发放证书。

3 产品制造管控

制造业生产作业也是通过文档来管控的。如果文档质量不佳，或者版本版本混乱，势必导致质量事故。

在 制造业工程文件的管控 中，说明工程技术文件管控的重要性。

4 合同管理

合同也是企业经营的一个重要对外契约，对执行的约束是有法律效应的。

合同从编审到执行需要全程管控，还包括风险和违约的管理。

合同执行过程也需要保存记录，作为证据，也是法务等风险防范的依据。

5 企业档案合规

无论是公司法、档案法，都要求企业对会计档案等文档合规存档，税务查账要求能够提供相关资料，而且存档时间要求是30年到50年。

现在国家在推广会计档案电子化，相关资料可以全部电子化存档。企业档案全数字化管理是当前一个很大的机会。

6 知识资产的管理

文档是主要的的知识资产保存介质，比如：产品图纸、产品手册、代码、工艺库、案例库等。

这类知识资产需要全程管理，保证质量，安全共享，持续更新。

7 文档和业务结合

文档都是在企业经营业务过程中产生的，并在业务中使用的，因此必须深入业务，才能管好文档。

比如：

营销环节的产品资料、报价单、标书等的管理；

研发项目管理，产生研发过程文档和成果文档；

生产作业管理，利用工程文件，产生各种点检记录；

质量管理软件则生成很多质量记录文档；

人事管理生成很多人事档案；

会计核算管理，生成会计档案。必须深入到业务应用，做到业务文档一体化，才能管好文档。

8，共享协作

文档共享协作是企业各部门、知识专家自行组织管理文档知识。

企业共享协作的典型产品就是网盘。高级一些的产品，可以自主创建可定制的协作空间，支持表格数据收集协作。

9，文档防泄露

上面是文档管理的一些应用场景，但是无论是那种场景，都需要实现文档安全保护，需要防泄密。一些商业机密泄露，或者巨大投入的研发成果泄露，对企业是致命的。

文档管理产品在设计上就提供很多安全防护，比如权限细分、日志追溯、基于IP的安全策略等。对安全要求更高的企业，还通过断网，或者引入一些防泄密软件来实现保护。文档管理系统

提供文档安全传输网关，以及加密文档安全存储等模块配合这种高规格安全防护。