如何有效的管理办公电话？

Question

办公电话该怎么去管理，才不会让员工公以私用呢？才能节约公司的开支呢？请求大家给个意见！

Answer 1

电话与传真管理制度
为规范各部门电话与传真的使用，保证业务的正常开展特制订本制度。

需求申报
一、 各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。
二、 电话的与传真的需求申报由部门经理填写《办公用品需求申请表》，根据表格规定的内容填写。
三、 部门经理负责将填写完毕的《办公用品需求申请表》呈报中心总监，中心总监从中心的实际需求需求角度考虑并在《办公用品需求申请表》进行批示。
四、 部门经理负责将中心总监批示的表格送交人力资源部经理。
五、 人力资源部经理对表格的内容进行初审后呈报总经理进行批示。
六、 总经理同意采购由人力资源部经理指派行政专员负责询价、采购。

使用管理
一、 各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。
二、 上班时间禁止利用公司电话进行私人聊天、炒股等非业务活动。
三、 各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至 "加锁"状态，钥匙由部门经理或其指定人员保管。部门经理出差要及时移交他人保管，但直接责任由部门经理承担。
四、 员工因业务需打长途电话，需在"长途电话记录"上签字，并经部门经理或部门经理指定的电话人签字同意。
五、 员工因私需打长途电话应向部门经理或其指定人员说明，并在《长途电话记录》上签字，经部门经理或部门经理指定的人员签字同意。费用由员工本人承担，由人力资源部在其当月工资内扣除。
六、 员工所发传真应使用公司统一的封面与格式，内容应经部门经理审核无误后再传真，部门经理不在可以直接由中心总监进行审核。公司员工不能将未经审核的文件传真出去，否则，造成的后果完全由当事人本人承担。
七、 各部门应在每月25日将本部门的《长途电话记录》送交人力资源部。
八、 人力资源部负责将各部门的《长途电话记录》备案，并根据记录内容，计算员工应当扣减的话费。

维修与报停
一、 各部门电话与传真的报停由部门经理或其指定人员负责。
二、 电话或传真出现故障部门经理或其指定人员应马上通知人力资源部，由人力资源部安排专业人员进行维修，部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人与该部门经理共同承担责任。
三、 各部门长途电话或传真需要报停时，应由部门经理或其指定人员提前3天通知人力资源部经理，由人力资源部指定行政专员处理。

Answer 2

1、设置打电话5分钟自动切断
2、设定长途权限
3、偶尔抽查通话记录，杀一敬百

Answer 3

可以用电话系统进行管理，设置管理员权限、部门权限、分机权限，以及设置每个员工分机呼出的显示号码，可以对分机进行开通通话录音，每月通过导出通话报表查看详情。

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