职场礼仪 之 会晤礼仪

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职场礼仪 之 会晤礼仪

所谓会晤，亦称礼节性会面，是指在公务往来中宾主双方的正式会面。在公务交往中，宾主双方的正式会面通常备受关注。在一般情况下，一次普通性质的公务往来只需安排一次会晤。倘若某次公务往来十分重要，则亦可安排数次会晤。

既然会晤属于正式的会面，显而易见，它与普通的会面便多有不同。从礼宾接待的角度来看，会晤礼仪具体涉及会晤的时间、会晤的地点、会晤的内容、会晤的准备等四个基本方面。

一、会晤的时间

在外人眼里，某一次会晤是否重要，会晤的时间往往是一个重要的尺度。会晤的时间，主要包括会晤的时机与会晤的长度等两方面的具体问题。

1．会晤的时机

会晤的时机，在此指的是会晤应于何时举行。一般而言，选择会晤的时机，既要考虑双边关系，又要兼顾会晤安排的实际情况，并且还需要征得来宾一方的首肯。会晤的具体时机，大体上来说可以有如下三种选择：

一是即刻会晤。即刻会晤，是指当来宾抵达后，随即安排宾主双方举行会晤。在一般性的公务接待中，即刻会晤最为多见。有时，为了表示对远道而来的贵宾的高度重视，亦可安排即刻会晤。

二是稍后会晤。所谓稍后会晤，通常多见于东道主一方与远道而来的客人之间的会晤。它指的是，当客人抵达后，应为之安排适当的休息、洗漱或更衣的时间，然后再举行会晤。

三是择日会晤。有些时候，由于宾主双方或其中一方有不方便的情况，或是出于其他原因，会晤需推迟到双方均可接受的某一时间举行，此所谓择日会晤。

2．会晤的长度

会晤的长度，一般是指某一次会晤自始至终所用时间的具体长度。任何符合礼仪规范的正式会晤，都不允许随意耗费时间，而必须有意识地控制其具体长度。

在正常情况下，一次会晤的具体长度大体上应当被控制在十五分钟至半小时之内，最长一般也不宜超过一小时。一次会晤的时间过短，会给人以敷衍了事之感；而时间若是过长，则又有可能令人无所事事。

在实际操作中，任何一次会晤都要力求使宾主双方相见甚欢，意犹未尽。因此，主方人员要有意识地掌握时间，注意适可而止。一再拖延时间，双方无话可谈，或者主人墨守成规，粗暴无礼地打断对方，甚至公然向来宾下逐客令，都是极不礼貌的。

二、会晤的地点

为了体现公务会晤的郑重其事，绝对有必要对会晤的具体地点认真斟酌。

选择公务会晤的具体地点时，通常要兼顾下列四项基本规则：其一，干净整洁。其二，优雅肃静。其三，干扰较少。其四，交通便利。根据惯例，会晤的具体地点大都由负责接待的东道主一方定夺，来宾一般均应 悉听尊便 。按照礼仪规范，公务会晤的具体地点大致上有如下三种选择。

1．主座会晤

在正常情况下，绝大多数的公务会晤都被安排在东道主一方的办公地点举行。这就是所谓主座会晤。主座会晤通常又有下列两种具体选择：

一是在贵宾室举行会晤。在专门的贵宾室或接待室举行会晤，既有助于宾主双方在会晤时免受干扰，专心致志，又可体现出接待方对此次会晤的重视。一般而言，凡是重要的会晤或会晤重要的客人，均应在本公司的贵宾室或接待室进行。

二是在办公室举行会晤。在平时会晤普通的客人或者常来常往的客人，可安排在接待方参与会晤的有关人员的办公室里举行。在自己的办公室里会晤客人，尽管有可能受到一定程度的干扰，但却往往可以体现出宾主双方关系的非同一般。

2．客座会晤

有些时候，东道主一方为了体现出对自己所接待的来宾的重视，往往会将会晤地点选择在对方的临时性居所，这就是所谓客座会晤。客座会晤通常也存在两种基本选择：

一是共享的空间。东道主一方人士前往正式拜会来宾时，可将会晤安排在对方临时下榻的宾馆、饭店的会客室、咖啡厅或者茶室等公用共享的空间举行。此种选择，一般显得较为正式。

二是私用的空间。倘若宾主双方较为熟悉，有时亦可将客座会晤直接安排在来宾临时性居所的客房客厅之内举行。此种选择往往令人感到亲切、自然。

3．异地会晤

异地会晤，又称第三地会晤，它是指出于某些原因，会晤的具体地点既非东道主一方的办公地点，亦非来宾一方的办公地点或临时性居所，而是某一处宾主双方所接受的其他地点。

在一般情况下，异地会晤的具体地点多为俱乐部、咖啡厅或宾馆、饭店、茶室，有时也有可能选择宾主双方或其中某一方朋友的办公地点或私人居所进行。

应当说明的是，为了表现得郑重其事，一般正式的公务会晤均不应安排在东道主一方某位人士的私宅举行。换言之，私宅所举行的会晤只能称为私人会晤，它往往不及正式会晤正规。

三、会晤的内容

在一次正式的公务会晤中，会晤的具体内容十分重要。它的选择，往往在一定程度上直接关系到会晤的成败。

在考虑会晤的具体内容时，东道主一方主要需要关注参加人员与基本议题等两个主要方面。

1．参加人员

任何正式会晤，均应排斥无关人员的介入。因此，东道主一方有必要审慎地考虑己方参加会晤人员的具体名单。在正常情况下，会晤的主要参加人员应当包括下述几个方面的有关人士：

一是单位的负责人。在一般情况下，正式的`公务会晤均应有本单位负责人参加。参加会晤的本单位负责人越多，其具体职务、地位越高，越能反映出本单位对此次会晤的重视程度。

二是业务相关人员。尽管礼仪性的公务会晤大都不会深入涉及实质性内容，但还是需要安排一些业务人员参加，以便双方早接触、多了解。

三是易沟通的人员。有时，可安排来宾一方的故旧好友，或者与其民族、习俗、宗教相似者参加会晤。此种安排的主要目的，是为了有助于宾主双方的沟通。

四是辅助工作人员。翻译、陪同、服务人员作为会晤必不可少的辅助者，自然也要参与会晤。

有必要指出的是，正式的公务会晤应限制规模。以其具体规模大小而论，正式的公务会晤可以分为两类：其一，全体会晤。它指的是宾主双方有关人员全体参加的会晤。其二，小范围会晤。它是指宾主双方核心人员所参加的会晤。前者礼节性较强，而后者则多具有实质性内容。

2．基本议题

在普通的会晤中，宾主双方的议题应当轻松、愉快，属于一般性沟通，往往不会涉及实质性问题。处理实质性问题的谈判，与纯属礼节性的会晤有着本质上的不同。

会晤的基本议题，既可以提前正式设定，也可以临场确定或自由发挥。但是其内容大体上不外乎下述几个方面：

一是情况介绍。介绍的具体内容，可以是双方有关人员的简况，也可以是双方各自单位的历史或现状。此类内容，通常被视为双方进一步沟通的基础。

二是日程安排。在会晤时，可由主方简介今后有关工作的具体日程安排，也可以由宾主双方共同就此问题进行协商讨论。

三是相互结识。不少礼节性会晤的主要目的，意在使宾主双方的有关人员尤其是其中的主角相互结识，以便其日后加强来往与合作。

四、会晤的准备

欲使一次会晤获得成功，进行一定的准备通常是十分必要的。越是重要的会晤，就越需要做好必要的准备工作。为正式的公务会晤进行准备工作时，对下述四个关键之处应当予以重视。

1．会客室

用以专门进行会晤的会客室，往往会给来宾留下深刻印象，因此必须在力所能及的前提下尽量使之规范化。会客室的规范，主要应当注意下述六点：

一是位置。若有可能，一定要使本单位的会客室处于相对安静之处。诸如临街的房间，临近大门口、电梯间、洗手间以及其他往来人员较多之处的房间，均不宜用做正式的会客室。若本单位拥有多间会客室，则宜使它们相对独立，各自绝对封闭。

二是光照。会客室不仅要光照充足，而且还应光线柔和。处于阳面的会客室，要安装窗帘或百叶窗。处于阴面的会客室，亦应安装必要的照明设备

。

三是温度。一般而言，会客室均应安装空调。在正常条件下，室温以摄氏24度左右为佳。夏季室外气温较高时，则可将室温设定在与室外温差约低10摄氏度左右。

四是湿度。有条件的话，在会客室内应放置加湿器，令室内的相对湿度保持在50%左右。相对湿度高于70%或低于30%，都会使人感觉不舒适。

五是保洁。正规的会客室，一定要有专人负责保洁工作。具体的保洁内容有三方面：其一，平面保洁。指的是地面、墙面、桌面的清洁卫生。其二，用具保洁。指的是会客室内专用器具的整理与卫生。其三，空气保洁。指的是会客室的通风或换气。三者往往缺一不可。

六是装饰。装饰会客室的基本要求有两个：其一，简洁。在会客室内，用具忌多、忌满、忌杂、忌乱，少而精最好。其二，雅致。在会客室内，一切装潢设计都要力求庄重大方，特别要防止色彩过多，图案过乱，一般来讲，一间会客室内的主色调应被限定在两种之内。

2．座次

凡是正式的会晤，宾主双方都会对其具体座次的安排极其重视。在公务会晤中，正式的座次排列主要有并列式、分列式、相对式、居中式、主席式、自由式等六种。其具体操作方式存在着一定差异，其适用的场合亦有所不同。

一是并列式。并列式会晤，一般指的是会晤之时宾主双方并排就座。这种 平起平坐 ，往往显示着双方关系密切，地位相近。它具体又分为两种情形：

其一，宾主双方共同面对房间正门而坐。这一做法，符合 面门为上 的座次排列规则。双方共同面门而坐时，则应注意 以右为上 ，即主人应请客人在自己的右侧就座。

其二，宾主双方一同在室内右侧或左侧就座。这时，应根据 以远为上 的规则，请客人就座于距房门较远之，而由主人在距房门较近之处落座。

二是分列式。分列式会晤，乃属并列式会晤的一种特例。它指的是当主人居左、主宾居右面对会客室房间正门就座时，双方的其他随员按照一定的礼宾顺序，自高而低地分别在其一侧面对面地就座。

三是相对式。相对式会晤，一般是指宾主双方面对面地就座。这种 两军对垒 的阵容，有利于双方公事公办，彼此之间保持适当的距离。它具体分为下列两种情况：

其一，宾主双方一方面门而坐，另外一方则背门而坐。按照 面门为上 的规则，前者应为来宾，后者则应为主人。

其二，宾主双方在室内左右两侧就座。此刻，进门之后的右侧应请来宾就座，其左侧则应由主人就座。

四是居中式。居中式会晤，其实是并排式会晤的一种特殊情况。它指的是当宾主双方多人一同并排就座时，通常应遵守 居中为上 的规则，请来宾居中而坐。其两侧的位置，则应由主方人员就座。

五是主席式。主席式会晤，多见于主方在同一时间、同一地点会晤两方或两方以上的来宾。此时，主人一般面门而坐，其他各方来宾则在其对面背门而坐。有时，主人亦可就座于长桌的一端，而请各方来宾在其两侧就座。

六是自由式。自由式会晤，通常是指举行会晤时各方人员的座次不进行具体的排列，而由大家自由、随意地选择座位，它多用于正式的多边会晤或非正式的双边会晤。

3．名签

名签，又叫桌签或姓名签，它指的是举行会晤时放置于有关人员面前桌面之上、写有其姓名的特制卡片，其作用是使他人对其姓名一目了然。

准备名签时，下列三点务必要予以高度重视。

一是工整正确。书写名签时，不仅要使字迹清晰工整，而且还要确保正确无误。

二是易于识别。名签所使用的字体，最好是大而规范的楷书，并且应在两面同时书写。在进行涉外会晤时，面对外方人员的一面宜为印刷体外文，面对中方人员的一面则宜为印刷体中文。

三是认真核对。进行会晤时，须将每一名会晤的正式参加者与其名签一一予以核对，确保彼此对应，避免张冠李戴。

4．衣着

在日常生活里，一个人完全可以认为 穿衣戴帽，各有所好 。而在公务交往中，尤其是当自己以主人的身份初次会晤重要来宾时，绝对不允许随意穿着。人们的习惯性看法是：会晤他人时的衣着，与自己对对方的态度相关。

参与公务会晤时，衣着的款式应当庄重、大方，衣着的外观应当干净、整洁，衣着的搭配应当中规中矩。从整体上讲，需要一丝不苟地对待会晤时的个人衣着问题。