高级秘书是怎样的一种境界?

Answer 1

做一个秘书并不难，但要成为一个高级秘书却并非易事。

在职场中，无论是作为秘书还是助理，如何从新手蜕变为高手呢？以下以总经理通知秘书安排次日上午九点开一个会议为例，阐述不同段位的秘书在工作中的表现。

一段秘书：负责发通知，准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书：在发通知后，再通过电话确认参会人员，确保每个人都能及时收到通知。

三段秘书：在发通知和落实工作后，会在会前30分钟提醒与会者，确认是否有变动，对于临时有事不能参加会议的人，会立即向总经理汇报，确保总经理在会前了解缺席情况，并为确定缺席人员是否必须参加会议留下时间。

四段秘书：在发通知和落实工作后，会测试可能用到的投影、电脑等工具是否正常工作，并在会议室门上贴上小条，注明会议时间和地点。

五段秘书：在发通知、落实工作和测试设备后，会了解会议的性质和议题，并给与会者发送相关资料供他们参考。

六段秘书：在发通知、落实工作、测试设备和提供资料后，会详细记录会议内容（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。

七段秘书：在发通知、落实工作、测试设备、提供资料和记录会议内容后，会整理会议记录并交给主持人，按主持人要求分发。

八段秘书：将会议上确定的各项任务落实到相关责任人，形成书面备忘录，交给总经理和当事人，并定期跟踪任务完成情况，及时向总经理汇报。

九段秘书：将上述过程标准化，形成会议流程，让任何秘书都能按照这个流程提供会议服务，形成不依赖于任何人的会议服务体系。

总结：

通过“会议组织”的实例，我们可以看到秘书提高执行力的思路，如以下手册要点所示：

附：会议组织九段秘书工作手册要点

（1）标准流程说明。

（2）标准会议议程。

（3）标准会议通知。

（4）标准会议需知。

（5）标准欢迎辞、节目单、桌号牌、责任状、会议纪要等。

（6）标准会议预算清单。

（7）标准实物检查清单。

（8）标准追踪流程。

（9）标准报帐样本。

（10）专人负责事项。