word的模板与EXCEL中的数量自动化

Answer 1

请学习Word的 “邮件合并” 功能，很有用的一个功能。

邮件合并：在Office中，先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封等）和一个包括变化信息的数据源EXCEL（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去 。

转一个文章，百度百科的，更详细的请找其他文档，其实Word的帮助就很好了，看一下吧

应用领域

　　1、批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。
　　2、批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。
　　3、批量打印请柬：同上2。
　　4、批量打印工资条：从电子表格调用数据。
　　5、批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。
　　6、批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。
　　7、批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等资，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。
　　8、批量打印准考证、准考证、明信片、信封等个人报表。
　　总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来！
编辑本段
一般操作方法

　　Microsoft Office邮件合并的操作方法：
第一步：准备数据源
　　这个数据源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server数据库。一言蔽之：只要能够被SQL语句操作控制的数据皆可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里，我以Excel为例。
　　下图是一个Excel工作表文件"DataSource"，里面有一个工作簿"录取通知书"，工作簿里面有三条数据记录，我们的任务就是把这三条记录按照指定的模板打印成录取通知书。
　　图一
第二步：准备模板
　　模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。
　　下图是一个模板文件"Template"，就是录取通知书的大致样子（大标题和序列号我就省了啊）。
　　图二
第三步：邮件合并
　　打开模板文件template.doc，从"工具"菜单中依次选择"信函和邮件" >> "显示邮件合并工具栏"，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图，红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。
　　图三
　　下面，step by step,follow me：
　　1.设置数据源
　　点击邮件合并工具栏上"设置数据源"的按钮（图三中第二个），选择"DataSource.xls"文件，单击打开，然后会再弹出一个"选择表格"的窗口，要求指定使用哪个工作簿，因为只有一个工作簿"录取通知书"，直接点击确定，完成数据源设置。
　　2.插入数据域
　　这里，我以插入新生姓名为例。
　　2.a 将光标定位到要插入数据的地方（这里插入新生姓名，就放在文档开头"同学："之前）
　　2.b 点击邮件合并工具栏上"插入域"的按钮（图三中第二个），在弹出的窗口中选择"姓名"，然后单击"插入"，如图：
　　2.c 单击关闭（MS Office这一点不知道是什么用意，不能一次插入多个域，插入完毕又不自动关闭弹出的窗口）
　　重复上述操作数次，依次插入其他元素（院系，专业，学制等）。全部完成之后，模板是这个样子的（为强调哪些数据是动态插入的，我将插入的数据域都用红色表示）：
　　3.查看合并数据
　　单击邮件合并工具栏上"查看合并数据"的按钮（图三中"插入Word域"右边那个按钮），即可看到邮件合并之后的数据，工具栏上还有一些按钮和输入框可以查看前一条、下一条和指定的记录。
第四步：完成合并
　　到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择"合并到新文档"（适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择"合并到打印机"（适用于成百上千条记录），并不生成Doc文档，而是直接打印出来。
　　下面是合并到新文档之后，新文档的效果图：
　　两条记录之间的黑线是分页标记。当然，如果打印成通知书还要调整版式，这个是排版的基本功，我只是演示怎么进行邮件合并，排版的咚咚我就不赘述了。
　　邮件合并功能非常强大,"插入Word域"的功能可以先对数据进行处理(逻辑算术运算格式化等)然后插入,比如要打印英语证书,可以设置分数小于60打印"不及格",60和80之间打印"及格",80以上打印"优秀".这些东西就由各位读者自行挖掘了,呵呵.