如何做好采购管理工作

Answer 1

一、 制定采购计划

1、制造、采购分析
一般而言，在采购之前首先要做制造、采购分析，以决定是否要采购、怎样采购、采购什

么、采购多少以及何时采购等。

在制造、采购分析中，主要对采购可能发生的直接成本、间接成本、自行制造能力、采购

评标能力等进行分析比较，并决定是否从单一的供应商或从多个供应商采购所需的全部或部

分货物和服务，或者不从外部采购而自行制造。

2、合同类型的选择
当决定需要采购时，合同类型的选择成为买卖双方关注的焦点，因为不同的合同类型决定

了风险在买方和卖方之间分配。买方的目标是把最大的实施风险放在卖方，同时维护对项目

经济、高效执行的奖励；卖方的目标是把风险降到最低，同时使利润最大化。常见的合同可

分为以下5种。不同合同类型适用于不同的情形，买方可根据具体情况进行选择。一般来说，

其适用情况如下：

成本加成本百分比（CPPC）合同：由于不利于控制成本，目前很少采用。

成本加固定费用（CPFF）合同：适合于研发项目。

成本加奖励费（CPIF）合同：主要用于长期的、硬件开发和试验要求多的合同。

固定价格加奖励费用（FPI）合同：长期的高价值合同。

固定总价（FFP）合同：买方易于控制总成本，风险最小；卖方风险最大而潜在利润可能

最大，因而最常用。

3、采购计划编制

根据制造、采购分析的结果和所选择的合同类型编制采购计划，说明如何对采购过程

进行管理。具体包括：合同类型、组织采购的人员、管理潜在的供应商、编制采购文档、

制定评价标准等。

根据项目需要，采购管理计划可以是正式、详细的，也可以是非正式、概括的。

二、 采购过程管理

1、询价（Solicitation）

询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格完成工作的信息，该过程的专业术语叫供方

资格确认（SourceQualification）。获取信息的渠道有：招标公告、行业刊物、互联网

等媒体、供应商目录、约定专家拟定可能的供应商名单等。通过询价获得供应商的投

标建议书。

2、供方选择（SourceSelection）

这个阶段根据既定的评价标准选择一个承包商。评价方法有以下几种：

合同谈判：双方澄清见解，达成协议。这种方式也叫“议标”。

加权方法：把定性数据量化，将人的偏见影响降至最低程度。这种方式也叫“综合

评标法”。

筛选方法：为一个或多个评价标准确定最低限度履行要求。如最低价格法。

独立估算：采购组织自己编制“标底”，作为与卖方的建议比较的参考点。
一般情况下，要求参与竞争的承包商不得低于三个。选定供方后，经谈判，买卖双

方签订合同。

3、合同管理

合同管理是确保买卖双方履行合同要求的过程，一般包括以下几个层次的集成和协调。
1）授权承包商在适当的时间进行工作。
2）监控承包商成本、进度计划和技术绩效。
3）检查和核实分包商产品的质量。
4）变更控制，以保证变更能得到适当的批准，并保证所有应该知情的人员获知变更。
5）根据合同条款，建立卖方执行进度和费用支付的联系。
6）采购审计。
7）正式验收和合同归档。

三、采购成本分析

本文开始的案例揭示了将采购成本降到最低对公司利润的增长的重要性，但更重要的是，

应该考虑项目生命周期内的最低整体采购成本。在实际采购工作中，很多招标单位通常

只关注承包方的投标报价，而忽视了招标成本、建设成本和所有权损耗成本等项目整体

采购成本。

1、招标成本
首先要考虑发出招标要约前的行为，招标方需要确定目标、调查主题、编写需求建议书

（RFP）、考察和认同供应商、获取内部的授权、寻求预算支持等，然后发出要约。该过

程可能需要整个合同价的2%到5%。
然后，竞标者需要对招标方的招标文件制定其投标建议书，费时又费钱，每个竞标者在

竞标说明上都要花费合同价的约1%到6.7%的成本。如果有五个竞标者，该成本将达到合

同价的5%到30%。表面上看来，这笔款项由竞标者承担；但是，从长远看是由招标方承

担。因为竞标者总把竞标成本直接加在每次竞标的项目上。
评标程序开始后，招标方需做包括开标、评标、定标、谈判、批准等事项。这个总成

本可能占合同价的2%到5%。如果因为某种原因必须重新招标时，这部分成本将大幅增

加。
因此，对于一般行业来说，竞标的总成本可能占到合同价的10%到50%。无论招标方

处于何种行业，降低招标成本都是一种责任。

2、建设成本

建设成本是投标报价的主要依据，往往是买卖双方关注的重点。一般包括如下几个方面：

前期准备、正式建设费用等、与其它系统的集成、授权、交付和保险、相关手册、对员

工和管理者的培训等。

3、所有权损耗成本

所有权损耗成本指长期损耗成本，包括项目运营成本和处置成本。项目运营成本可能会

持续多年，并且可能是前期费用的许多倍；在设备濒于报废之时还需考虑其销毁或处理的

处置成本。

综合考虑这些成本将有助于以正确的观点看待实际采购价，帮助买方选择最好的方案。

采购安全和保密

采购过程中的“黄金规则”是要绝对保密，不让任何不应外传的信息从机构中泄密，不

要和不应该知道此事的陌生人交谈，当对方是机构中的成员时可能会很难，但知道的人

越少越不会有漏洞。

妥善安置相关文件和计算机内的材料，不用时（包括周末和晚上）要将其锁好，不要

将评估的表格展开放在桌子上，以免被看见，及时销毁那些敏感的文件而不是随手扔掉，

以免别有用心者发现它们。

Answer 2

采购工作的难点主要有两个，一是采购成本，二是采购周期。采购成本控制工作要做好，只有笨方法，那就是掌握更多有效的供应商，在不影响质量、资金周期的前提下，有更多的机会选择更便宜的供应商。然后就是做好供应商的管理对比工作，综合时间成本、运输成本、采购直接成本各方面的因素，找到最佳供应商。
采购周期的控制则是比较有技术的工作。采购周期与企业内部销售订单、销售计划、生产任务单、生产计划、研发技术方案相关，也与岗位工作配合相关，任何一个环节问题，采购周期就会延误，短则一天半天，长则几天几周甚至一两个月。除此外，采购周期还与供应商的供应能力相关。要把采购周期控制好，首先要充分把握好供应商的供应能力，做好多种可能的供应商备货方案。然后最最关键的就是控制后企业内部工作的配合，这往往是企业内部管理水平的真实反映。如果一家企业经常由于内部工作配合而造成采购周期延误，很显然，企业的管理水平是极低的。

Answer 3

Answer 4

以下是帮助企业优化采购管理的六个关键领域：

1、信息/洞察/情报

一切从数据开始。确保你对整个企业的分析/数据有把握。优质数据是任何成功的采购部门的基础。

2、战略/政策

必须制定明确的政策，以确保你的采购部门在其采购工作中具有战略性。该政策必须在整个企业内跨职能地采用。

3、人才/文化

是否配备了足够的人员，以及是否有合适的人担任合适的职位？重要的是审查工作人员的专业知识水平，进行技能水平评估，以确定这些资源的差距或重叠部分。

4、流程/组织

仔细观察采购功能的操作设计和组织结构。所有的事情都必须统一起来，使人员、流程和技术都朝着效率的方向优化。

5、技术应用

这包括采购到付款流程的自动化和电子商务计划。有效的电子采购系统可以通过消除文书工作、加快合同履行和控制合规性来显著提高流程效率。

6、监测和控制

企业必须确定监测和衡量这些努力的方法，以确定投资回报率。这种投资回报率应以业务目标为基准，以推动成本控制、收入增加和绩效指标管理。

采购系统如何优化采购管理流程

企业运营往往离不开办公管理系统，尤其是采购流程优化更加依赖数据分析。使用8Manage SRM这类采购管理系统就可以轻松实现流程简化，支出优化，合规性的提高，成本及风险的减少，从而提高企业运营效率。