企业档案管理

Question

公司里对职员的档案管理需要注意哪些（我只知道保密和安全），管理档案的人员需要具备什么条件，怎样管理？比如像职员离职等情况档案又改怎样处理等？

Answer 1

档案管理亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水׏p>

Answer 2

　　有很多办公室新人对档案管理不是很专业，希望以下方法对大家有用！

　　第一章 目的

　　一. 保守档案机密；

　　二. 保证各类档案齐全完好，随时提供查询。

　　第二章 资料的保管

　　一. 整理当天入职人员的资料，并录入电脑。

　　二. 按规定存放资料，保证资料的完整无缺。

　　第三章 各类文件资料的保管

　　一. 随时收集办理完毕的文件。

　　二. 当天进行清理归档、存放。

　　三. 将重要档案、长期保留和短期保留文字材料分开存放。

　　四. 将各类文字资料建立索引文件标签及目录。

　　五. 将所有档案逐一进行登记。项目包括：资料名称编号、存放地点、保存日期。

　　六. 对于已失去作用的档案要进行销毁，机密文件用碎纸机进行处理。

　　七. 销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送部门总监审批后销毁。

　　八. 每年要清理一次档案，对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时寻取补救措施，确保档案的安全。

　　第四章 员工个人档案的保管和借阅应循规定执行：

　　一.总经理、部门A级经理及以上职位可随时调阅。

　　二.部门主管需调阅时须经人力资源部总监及人事部经理批准。

　　三.保安部在了解、调查时可经行政办或人力资源总监及人事经理同意后调阅。

　　四.其他特殊情况下借阅须经行政办或人力资源总监及人事经理同意后调阅。

　　以下是详细介绍：

　　1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司人事部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

　　2、公司档案业务归属人事部，由人事部指定人员兼职负责。各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

　　3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

　　4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

　　5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

　　归档制度

　　1、凡是反映公司开发、经营、企业管理及项目建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

　　2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

　　3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，人事部保存复印件(但必须注明原件用途)。

　　4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

　　5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务部保存原件；属人事问题的，由人事部保存原件；属于其他问题的，由综合管理办公室保留原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交综合管理办公室统一归档。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

　　6、由公司对外签订的经济合同，应保留两份原件，主管经理保存一份，财务部。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。

　　7、公司级的收文、发文等文书资料均由人事部归档。

　　8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

　　档案保管制度

　　1、公司办公室应有存放档案的专用柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

　　2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

　　3、科学地编制分类法，根据分类法编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

　　4、档案要分类，分卷装存放，保管要有条理，存放科学。

　　5、档案必须图物相符，帐物相符。

　　6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

　　7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

　　8、经确定需销毁的档案，由档案管理人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

　　9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

　　10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

　　档案借阅制度

　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅非本部门经办的档案材料，须经人事部处长批准。阅档必须在办公室及指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经人事部主管批准。

　　3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

　　4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经人事部长报经理批准。

　　5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

　　6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究借阅当事人责任。

　　7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

　　希望上述回答对您有所帮助！

Answer 3

会博通综合档案的全生命周期管理

会博通综合档案管理系统提供涵盖档案的收集、扫描录入、整理、归档入库、利用、统计、编研、鉴定等全生命周期的自动化管理。

1、档案的采集与形成

提供多种分散式或统一式的档案录入方式，可自由匹配应用。

扫描新建

可直接在系统中从录入，扫描到上传一体化完成纸质文件的数字化。

批量新建

可在系统中批量新建档案条目，并可对应继承属性。

批量导入

可利用Excel批量导入案卷目录与卷内目录，让档案录入更为轻松。

批量上传/更换

支持批量上传，并可根据顺序、文号、档号等条件，批量更换条目正文，轻松完成档案数字化。

归档编辑

方便的归档编辑工具，对待归档文件实现集中式
归档操作。

智能归档

实现案卷级的流程化归档，既能减轻档案管理员负担，又可以保证档案资料的
完整性。

2、档案的存储与积累

实现实体与数字化档案的统一管理，完成档案的有序化、规范化、自动化管理进程。

多全宗管理

可实现分布式（多数据库）的多全宗管理，各全宗管理既相对独立，也互联互通。

自定义配置

可自由配置档案管理分类，自由赋予信息属性，适应个性化的档案分类管理以及管理不同门类档案的需要。

专业功能

专业的档案的自动编号、标引、注册与注销等管理功能，全面符合国家标准。

档案注册后可自动生成归档编号、统计文件数及页数，完成档案归档。

所有档案信息均可实现区分正文与附件的管理。

份数管理

支持一式多份的档案管理，并可对应进行借阅、归还及发放
登记。

过期档案管理

过期档案的快速查询、注销与删除，可打印注销清册，并支持注销数字化档案的转储。

权限细粒化

可赋予同一用户对于不同管理分类的使用权限（包括增改删阅等），并可对本人和他人创建的文件区别授权，不会造成相互干扰。

智能档案表格

系统针对不同门类的档案均可对应连接封面、目录、备考表等打印模板，提高档案整理效率。

档案物联化

支持条形码、二维码、电子标签功能，赋予每一份档案唯一身份特征。

集中管理

实现实体档案与数字化档案的统一管理，并支持档案存放位置的可视化显示。

回收中心

提供个人回收站及系统回收中心，误删文件可从回收站还原。

3、档案的共享与利用

让档案真正成为能给组织日后生产经营管理提供重复利用、历史借鉴以及促进改善与创新的重要材料

流程化管理

所有档案资料均可发起流程，方便借阅、归档、注销等业务的办理。

借阅申请

对于没有内容阅读权限的电子档案，可通过发送借阅申请，来获取阅读权限。

借用审批与办理

可对实体档案进行借用审批，并可批量办理借阅、归还与发放登记。

提醒功能

每一份档案都可以内嵌提醒功能，可用于周期性工作的提醒与管理。

短信提醒

内嵌短信功能，实现如归还等短信提醒，改善综合档案管理的机动性与效率。

智能搜索

支持按关键字搜索、限定条件或属性的组合条件搜索以及全文搜索的搜索平台，精准找到您所需。

防扩散水印

图片、Office、PDF等格式文件均有水印防扩散功能，预防恶意传播行为。

历史版本

方便查阅历史档案，再也不需要担心以往版本的丢失。

痕迹记录

系统中所有用户行为均有后台监控，每一份档案都有详细的用户操作记录。

综合编研

基于搜索平台的编研目录发布功能，可将搜索结果进行保存、编辑，以形成专业化的编研成果。

Answer 4

会博通档案全生命周期管理的专业功能

提供档案采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研、注销等全生命周期的管理功能。

会博通实现档案业务的全面标准化、流程化

为档案移交、归档、借还等业务，提供可由企业自由定义的标准化管理流程，实现档案业务的流程化管理。

Answer 5

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。