浅谈对如何做好秘书工作的几点思考

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俗话说，隔行如隔山，我来到政协秘书岗位已有将近一年半时间了，从最初的摸不着头脑，面对工作无从下手，到现在逐渐进入角色，这期间的每一步，都离不开领导的关心，得益于同事们的帮助，以及日常工作中点点滴滴经验的积累。我深深感到，秘书工作是一个要求非常高的岗位，既需要丰富的文化知识，扎实的文字功底，又需要很强的协调沟通能力和耐得住寂寞的坚忍毅力。在秘书工作的队伍中，我是一名新兵，还有太多需要学习和掌握的东西，更需要自己不断地去进行总结和提高。现在，我有一些浅陋的体会，难免以偏概全，还望各位前辈、各位同行多加指点。一、秘书工作要处理好谨小慎微与胆大心细间的关系秘书工作的基础是文字工作，秘书工作中的文字不同于一般的作文或者随笔，往往有着较为严格的格式要求和严谨细致的内容要求，在办理的过程中，要求秘书做到细致再细致，用谨小慎微来形容也一点不为过。稍不留神，往往就会发生讹误，造成较大的影响。记得我有一次拟一个通知，由于输入法使用的是五笔，在打一个词的时候，误将“协商”打成了“协调”，结果造成了意思上的偏差，幸亏领导发现及时，得到了纠正。还有一次，我负责校对一份稿件，虽然经过仔细的阅读，但有的文字就是那样的“调皮”，还是出现了一两处错误，后来经过一个人朗读文章、一个人核对文字的方法才最终检验出来。因此，在工作中，我逐渐养成了一个习惯，不管是拟一个通知也好，写一份公文稿件也好，无论所做工作的大小，都要经过反反复复细致的检查，尽量减少错误的发生率。但同时，秘书工作又不能一味谨慎，特别是在处理一些突发事情或是写作公文的时候，如果全都“严格”遵照“历史”，就会不能灵活地适应新情况、新问题。记得有一次，我负责草拟一份会议通知，由于是去外地开会，需要住宿一晚，但我参照了前一次会议的通知，没有对此进行强调，后来经领导审核才得以纠正。另有一次，我负责草拟一份会议的发言稿，内容是涉及工作的总结与展望，我积极地从杂志、报刊、网络搜集资料，从比较新颖的角度，大胆地作了一些突破和尝试，也得到了领导的肯定。二、秘书工作要处理好对内沟通与对外协调间的关系秘书工作的范围很广，既有文字工作，又有协调工作，既有联络工作，又有服务工作，既涵盖科室和单位内部，又要面向单位以外的部门和个人，因此，在秘书工作中，处理好对内沟通与对外协调间的关系，至关重要。进行沟通与协调，一是要注重主动，秘书工作是一项服务性的工作，面对工作，必须要主动出击，而不能等待工作来找你。秘书工作是传播器，秘书工作又是润滑剂，要善于把握工作的机遇。二是要注重时效，沟通和协调工作都具有很强的时效性，一则信息，失去了时效性，也就失去了沟通的意义。三是要注重方式，要灵活地根据时间、地点、情境的不同，选择适合的、能被人接受的方式。例如在会议通知的过程中，有的人在外地，手机处于漫游状态，就要言简意赅，长话短说；有的人家中出现状况，就要及时送上安慰和祝福；有的人事务繁忙，最好就再用短信或传真的方式再次善意提醒；有的人正在开会，就要礼貌地询问是否方便接听，是否需要稍后再联系等等。三、秘书工作要处理好一视同仁与区别对待间的关系秘书工作的对象的跨度是非常大的，既有领导干部，也有普通百姓；涵盖的行业范围也非常大，包括各个行业、各种身份。每个人所处的领域、地位都各有不同，情况也多种多样，这就要求，秘书工作在一视同仁的基础上同时要做到区别对待。一视同仁，就是要不管工作对象的身份高低、职务大小、关系远近，用同样的真诚去对待，去服务，因为只有社会分工的不同，没有高低贵贱的差别。同时，由于现实中的情况千差万别，在具体工作方式的选择上，要注重每个人情况的不同，区别对待。去年是人民政协成立六十周年，我们为每位政协委员制作了一块纪念铜牌，在发放铜牌的过程中，有的委员单位较近，可以打电话请其过来领取；有的委员单位较远，可以集中开车送去；有的委员长期在外出差，可以委托他人代为转交。其它的，像对年纪稍大的同志多些耐心和细致，为需要电源插线的同志协调调换座位，给予行动不便的同志多些关怀和搀扶，为不爱喝茶的委员换上一杯白开水等等。秘书工作做的都是一些小事，但我相信，只要怀着一颗真诚的心，就一定能换得别人的真诚相待，也一定能将秘书工作做得更好，更出色。 （王晟）