企业如何管理法务资料？

Answer 1

公司法务管理办法
第一章总则；第一条通过对公司的法律事务工作进行梳理，规范公司；第二章适用范围；第二条本办法适用于公司及下属各子公司如下内容范围；1、涉公司法律、法务文件的拟订、审核工作；；2、公司所有非诉讼类法律事务工作，包括：参与项目；3、公司全部诉讼、仲裁案件的起诉、应诉、执行工作；第三章具体职责；第三条负责公司法律纠纷、诉讼的处理及跟踪；；第四条负责

公司法务管理办法

第一章 总 则

第一条 通过对公司的法律事务工作进行梳理，规范公司法务工作的相关程序，规避公司经营中的法律风险，为公司经营和项目开发提供法律支持。

第二章 适用范围

第二条 本办法适用于公司及下属各子公司如下内容范围：

1、涉公司法律、法务文件的拟订、审核工作；

2、公司所有非诉讼类法律事务工作，包括：参与项目收购、法律问题咨询、出具法律意见、纠纷处理以及法律知识培训；

3、公司全部诉讼、仲裁案件的起诉、应诉、执行工作。

第三章 具体职责

第三条 负责公司法律纠纷、诉讼的处理及跟踪；

第四条 负责拟制公司法律文件、负责合同文本的法律审核、提供合同或文件相关事实信息；

第五条 负责为公司重大经营决策、对外商务谈判、危机事件以及公司各部门日常经营活动等提供法律支持，出具法务意见；

第六条 参与公司重大决策及与日常经营活动相关的法律文书的起草和修订工作；

第七条 参与项目公司并/收购、项目合作开发，配合各部门相关合同的草拟、修改与审核；

第八条 负责审核公司各项规章制度，确保公司规章制度的合法、规范；

第九条 开展房地产相关法律、法规等规范性文件的收集和相关知识的培

训工作；

第十条 负责外聘律师的选择、评估与衔接；

第十一条 法律、法务信息管理；

第十二条 负责公司法律风险体系及风险管理评估。

第四章 法律文件审核

第十三条 原则上公司对外涉及法律文件在正式发出前，必须经公司法务部审核，但以下情况除外：

1、按照固定程序向政府部门报批报建的文件，视情况一般不需审核；

2、业务流程内一般性的文书；

3、与公司之间一般性的往来文件通常不需审核；

4、社交、礼仪性质的文书。

第十四条 公司采用的规范性格式范本合同、协议以及其它书面文件，必须事先经公司法务部审核。

第十五条 审核程序：一般先由经办部门拟制初稿，由部门负责人初审后，再交由公司法务部审核，后交由其他部门审核；

第十六条 重要文件的文稿可由公司法务部配合经办部门拟订，经办部门要对相关情况进行详细说明，并根据拟稿人要求提供基础数据和资料。 第十七条
下列法律文件，需公司法务部审核，并视情况出具法律意见书：

1、土地转让、出让合同；

2、股权转让合同；

3、项目合同（包括合作意向书、合作协议、拆迁协议等及其补充协议）；

4、遗留问题处理协议；

5、重大投诉处理的相关文件；

6、其它与公司重大事项相关的文件。

第十八条 遇特别重大或复杂情况，经办部门必须由专人提供详细情况，应避免单纯文件审核的方式。

第十九条 遇有公司法务部意见与经办部门意见不一致的情形出现，双方应采用小范围会议形式研究确定，必要时上报共同上级决策。

第二十条 公司顾问律师事务所的选择：由公司法务部负责考察，出具考察专业意见及提供顾问律师事务所信息，上报总经理批准，并由公司统一签订合同。

第二十一条 公司常年合作事务所确立后，应由双方确定 1～2 名固定律师负责公司的业务。

第二十二条 公司聘请的顾问律师应按照公司的要求提供准确及时的法律服务。

第二十三条 公司法务部负责对公司顾问律师的管理、工作衔接及业绩考核。

第二十四条 公司各部门可通过以下途径获得顾问律师的法律协助。

1、电话、邮件咨询；

2、通过公司法务人员，约请律师面谈；

3、特别重大事件经公司分管领导批准后应作为专项业务处理，经办部门要指定专人和公司法务人员与律师配合，共同处理。

第二十五条
对于重大疑难问题或公司专项处理的问题，视情况由顾问律师出具书面专业意见，对于一般性问题，不再由顾问律师出具书面意见，仅由公司法务部出具内部法律意见书。

第五章 法律咨询及法律意见出具

第二十六条
公司法务人员有义务解答公司各部门及公司管理层的涉及公司业务和管理的法律咨询。如需公司法务人员出具书面法律意见，经办部门需提交争议事件材料及书面咨询。

第二十七条 对一般性问题的咨询，可以立即答复的应即时给予答复；无法即时答复的应记录在案，不迟一个工作日给予答复。

第二十八条
对于经办部门提交书面咨询及重要咨询，公司法务人员向经办部门了解实施情况后需以书面方式解答，对疑难复杂法律问题答复，期限不超过三个工作日。

第二十九条 需公司法务人员配合的事项（包括参与执行、参加会议、谈判等）根据工作需要提前通知。

第三十条 前条所述事项如需在会议时发表意见的，组织部门应提前将相关情况或相关资料提供给公司法务部。

第三十一条
除开庭或与其它公司重要事项冲突，时间确无法安排的情况外，公司法务人员必须按组织者要求准时参加；在上述除外情况下，公司法务人员也应即时与组织者沟通，研究其它参与途径。

第六章 法律知识培训与宣传

第三十二条 公司法务部负责公司内部相关法律知识的培训与宣传工作。 第三十三条 对新颁法律法规应进行培训。

第三十四条 遇与公司重点业务环节相关的新法律法规出台，必须组织相关人员参加学习培训。

第三十五条 应有效利用内外部资源，针对部门业务需要，展开专项法律培训。

第七章 项目收购

第三十六条
项目收购指项目公司并/收购、土地使用权受让、项目合作开发、品牌收购等，含项目实施过程中尽职调查、签约、履约、资产移交及资金支付的全过程。

第三十七条 具体程序：

1、由经办部门收集项目资料，进行项目调查与初评；参与对收购项目进行资产评估、可研报告的拟定、审核及项目评审。

2、由经办部门组织团队进行尽职调查，法务部配合拟定调查清单、出具调查报告，并配合经办部门根据资产评估、可研报告、调查报告作出项目投资决策。

3、法务部参与收购谈判，并负责收购合同的拟定、审核。

第三十八条 其他需要说明的事项：

1、可行性研究报告的内容应包括：涉及法律风险的预测、评估、结论。

2、尽职调查清单的主要内容是需要合作方提供的关于项目、项目权属人及其关联人的各类文件，一般情况下可包括：企业的组织架构文件；企业各类资产的文件；企业的各种贷款、融资文件；企业的重大合同、协议；企业的经营业务，以及所涉及的政府审批或许可；企业的各种税务文件；企业雇员的劳动文件；企业的各类保险文件；企业涉及的各类诉讼、仲裁或争议的文件。尽职调查报告的内容应包括：市场信誉、财务状况、支付能力、管理能力、资产规模、负债情况、发展前景等。

3、在项目评审后，应形成由所有项目评审小组成员签字、并由公司领导签署评审意见的项目评审表，作为项目前期资料不可缺少的部分。

Answer 2

要从保密、证据保存以及知识管理三个角度去分析企业的文件管理需求，然后制订相应的保管制度。

参考资料：中国法务管理网 (www.legalmanagement.com.cn

Answer 3

系统将企业项目分为诉讼项目（贸易纠纷、劳动纠纷）和非诉讼项目各类项目（如投资管理、认证管理、规章制度管理）两大类来管理企业的法律事务，每一笔法律事务可以全面地记录事务的处理过程及办理事务过程中所有的相关资料，避免造成资料缺失或是查找不便。