如何接听电话的职场礼仪要点

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如何接电话，也是职场中不可或缺的技能之一，掌握正确的接听礼仪至关重要。以下是一些关于如何接听电话的职场礼仪要点：
一、及时接听
电话铃声响起后，应立即放下手头的工作，尽快接听。亲自接听电话，避免让他人代劳，尤其是不要让小孩代接。在接听电话时，提倡“铃响不过三”，即在铃声响起三声内接听最为适宜。避免铃声持续过久才接听，也不要铃声一响就立刻接听，以免让对方感到惊吓。如有特殊情况导致铃声持续，应在接听后向对方解释情况，并表示歉意。
二、确认对方
在接听电话时，应等待对方主动介绍自己。如果对方没有主动介绍或你没有听清楚，应主动询问：“请问您是哪位？我能为您做什么？您要找哪位？”避免使用习惯性的问法：“喂，哪位？”这样的问法可能会让对话双方感到生疏。接起电话后，首先应自我介绍：“您好，我是某某某。”
三、非常规电话的处理
如果接到打错的电话，应保持礼貌，向对方说明情况后挂断电话。在接听电话时，如果听不见对方的声音，不要立刻认为是恶意骚扰而破口大骂。可能是电话线路问题导致你听不见对方的声音，而对方能听见你的声音。如果对方是恶意骚扰，应简短而严肃地批评对方。如果问题严重，可以考虑报警解决。
四、分清主次
1. 接听电话时，要专心致志，避免与其他人交谈或边听电话边看文件、看电视，这些都是不礼貌的行为。
2. 如果在会议或与贵宾交谈时接到电话，应向对方表示歉意，并说明暂时无法接听的原因，约定稍后再联系。
3. 接听电话时，如果有其他电话打进来，不要忽视。可能是紧急的事情。应请求正在通话的一方稍等片刻，并解释原因，然后立即去接另一个电话，弄清情况后，先让对方稍候，或承诺稍后回电，然后再继续之前的通话。
4. 不要因为追求清静而随意拔掉电话线。
五、规范地代接电话
代别人接电话时，要注意讲话顺序。首先要礼貌地告诉对方来电者的身份，然后再询问对方是何人，所为何事。但不要询问对方和所找人的关系。
1. 尊重他人隐私。代接电话时，避免大声呼唤被找的人，不要旁听别人通话，更不要插嘴。不要随意扩散对方托你转达的事情。
2. 记忆准确要点：如果对方要找的人不在，应先询问对方是否需要代为转达。如有此意愿，应照办。最好用笔记下对方要求转达的具体内容，如对方姓名、单位、电话、通话要点等，以免事后忘记，对方讲完后，应再与其验证一遍，避免不必要的遗漏。
3. 及时传达内容。代接电话时，要先弄清对方要找谁。如果对方不愿回答自己是何人，也不要勉强。如果对方要找的人不在，要如实相告，然后再询问对方“还有什么事情？”这二者不能颠倒先后次序。之后要在第一时间把对方想要传达的内容传达到位。不管什么原因，都不能把自己代人转达的内容，托他人转达。
六、录音电话
1. 留言制作要规范。留言内容一般包括问候语、机主姓名和单位、致歉语、留言的原因、对来电者的要求以及道别语等。
2. 如非必要，尽量少使用录音电话，并及时处理录音电话上打进来的电话。
职场礼仪的作用
了解、掌握并恰当地应用职场礼仪有助于完善和维护职场人的职业形象，会使你在工作中左右逢源，使你的事业蒸蒸日上，做一个成功职业人。成功的职业生涯并不意味着你要才华横溢，更重要的是在工作中你要有一定的职场技巧，用一种恰当合理方式与人沟通和交流，这样你才能在职场中赢得别人的尊重，才能在职场中获胜。