Excel 管理项目步骤 | 用 Excel 制作甘特图和自动报表来推进项目进度！

Answer 1

复杂问题往往需要众多工序，涉及多方沟通，人的注意力难以持续，容易遗漏重要步骤。这种情况下，项目管理工具显得尤为重要，它能在关键节点帮助我们检查是否遗漏关键环节。

例如，同时处理多个工作任务，手忙脚乱，难以掌握工作进度，经常延误。除了完成领导分配的任务，还需与其他部门沟通对接，应对不断变化的需求。每天感觉时间不够用，但工作进度难以把控。

有人建议使用项目管理软件，但需要时间适应软件。时间有限，没有多余时间学习新工具。

更重要的是，别人可能无法打开你发送的工作文件，因为并非所有电脑都安装了相应的软件。

使用Excel则简单得多，因为几乎每个职场人都熟悉Excel，它能极大地提高工作效率。Excel简单易学，无需花费太多时间就能掌握。

这时，我们可以利用Excel制作项目管理中常用的甘特图。

甘特图是以创始人甘特先生的名字命名的。横轴表示时间，纵轴表示项目中的各个任务，通过条状图显示任务随时间进展的完成情况。

很多创业公司没有项目经理，通常由技术人员担任项目负责人。

本文将通过实战案例，教你如何使用Excel绘制甘特图，管理项目并自动生成项目进度报表。

根据项目需求，我们可以用Excel制作以下项目管理文档：

图片中的序号对应项目管理文档的三个部分：

1）项目计划表：记录项目各个任务模块、负责人、开始时间、项目周期等数据。

2）甘特图：清晰展示各个任务的完成进度。

3）项目分析：根据项目计划数据自动生成，无需手动更新，最大限度地减少人员工作量。

项目分析部分旨在方便全局查看项目信息和人员任务安排，最大化利用人员时间和效率，降低资源浪费。

每周可以将项目进度文档发送给相关人员，让他们了解整体项目进度和各自的任务。向CEO汇报时也能一目了然。

整个文档制作难度不大，完成后可重复使用，大大提升了使用愉悦度和效率。

下面我将教你如何用Excel制作这样的项目管理文档。

如何使用Excel制作甘特图？

1）如何制作项目计划表？在Excel中录入项目分解（即各个任务名称）、负责人、开始时间、所需天数等数据。

辅助列中的数据是利用Excel函数计算得出的，这里不详细解释。最后我会提供项目文档，你可以直接使用。

如果你想深入学习Excel函数功能，我也会提供补充学习资料。

辅助列的计算方式：截止时间=开始时间+所需天数；已完成天数=today()函数计算出的当天日期与开始日期之差；未完成天数=所需天数-已完成天数。

这样我们就完成了项目计划表。辅助列的数据会根据其他列的值动态变化，无需手动填写。

2）甘特图如何制作？

第1步，按住Ctrl键选中项目分解、已完成天数、未完成天数这几列。

第2步，选择插入菜单栏下的堆积条形图，得到甘特图。

第3步，选中图表，右键点击选择“选择数据”按钮。

第4步，在弹出的对话框中选择添加，出现相应对话框。

第5步，在系列名称中选择计划表中的开始时间列名，在系列值中选择开始时间这一列的数据。将开始时间作为横轴添加到甘特图。

第6步，将开始时间移动到最前面，即可看到图表中的绿色条形代表开始时间。

第7步，设置坐标轴。

选择纵轴，右键点击选择“设置坐标轴格式”，在弹出的对话框中选择“逆序类别”。我们看到纵轴按照任务顺序排列，横轴开始时间也移动到了最上方。

接下来，我们继续设置横轴时间。

选中横轴，右键点击选择“设置坐标轴格式”，在弹出的对话框里设置最小值为计划表开始时间的最小日期，最大值为计划表截止日期的最大日期。

设置好后，我们就能看到下图的效果。

选中绿色条形，选择无填充，让它隐去，得到甘特图。然后进行图表细节优化，使甘特图更美观。

3）管理文档的第三部分项目分析如何制作？预计总天数、已完成天数、未完成天数，对计划表列进行加法运算即可得到。

插入饼状图，可以得到项目完成进度。

对计划表进行数据透视表操作，可以得到项目人员工作量的柱状图。

模板下载：前面我们学习了如何使用Excel制作甘特图和自动报表来推进项目进度。

我希望你也能亲自实践一遍。