国内图书档案管理服务现状及其对地质资料服务的借鉴意义

Answer 1

王黔驹¹　刘固望²　茹湘兰¹　袁慧香¹

(1.中国地质调查局发展研究中心　北京　100037;2.中国地质大学　北京　100083）

摘要　本文通过分析国内图书档案馆藏机构基本情况和服务现状，结合我国地质资料馆藏机构实际情况，提出了加强服务力量，增设服务部门；充分利用先进技术方法，提升地质资料服务效率；加强地质资料服务宣传力度，变被动服务为主动服务等三方面建议。

关键词　图书　档案　地质资料　服务

1 前言

当前，面对社会各界对地质资料需求日益增长，全国各级地质资料馆藏机构不断增加地质资料信息服务内容，拓宽服务渠道、改进服务方式、完善服务手段，但地质资料馆藏机构仍面临着如何提高服务的质量和水平问题。考虑到图书档案与地质资料在管理和服务上存在很大程度的相似性，为了借鉴图书馆和档案馆在管理和服务等方面好的经验，本文重点分析总结了国家图书馆、首都图书馆、中国地质图书馆、北京大学图书馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、北京市档案馆、清华大学档案馆等不同类型图书馆和档案馆的情况。

2 图书档案馆藏机构基本情况

2.1 馆藏概况

图书档案馆藏机构因其职能定位及覆盖范围不同，馆藏内容和数量存在差别。如中国国家图书馆馆藏容量2500多万册，现馆藏珍品特藏260多万册，古籍善本32.5万册，中、外期刊125多万册，博士论文近12万种，音频资源4万多张，视频资源10万余张；中国地质图书馆主要馆藏与地学有关的文献、古籍等，目前近现代地质学启蒙时期以来近200年的国内外地学文献已达60万卷（册），世界各国地质图件1万余套；北京市档案馆现有馆藏190万卷（册），排架长度一万多米，有纸质、录音、录像、影片、照片等各种载体，内容十分丰富，包括经济、军事、文化、农业、工业、外交、科技、教育、宗教等诸多方面。

从调研可知，国家图书馆等综合型图书馆馆藏资料品种齐全、涉及广泛，而中国地质图书馆等专业型图书馆馆藏图书资料比较专一，具有专业特色。全国各级档案馆藏机构根据档案所属辖区进行分级统一管理，各级档案馆馆藏档案数量大，综合性档案馆种类较丰富。

2.2 机构设置

图书档案馆藏机构的内部机构设置完备，一般根据需求设置部门，能满足管理和服务等工作需要。面对社会提供公益性服务的综合图书馆、档案馆，部门设置上较全，涉及方方面面，部门也比较多，设立了特色部门，对一些服务部门进行细分。例如，首都图书馆共有20个部门，除管理部门以外还有宣传策划部、合作协调中心、会议展览中心等特色部门，日常借阅服务也细分为典藏借阅中心和少儿综合借阅中心等不同服务部门。高等院校的图书馆和档案馆仅是学校内的一个部门，主要针对高校和科研单位服务，机构设置上也相对比较简单，如清华大学档案馆就仅有5个部门。

2.3 信息化建设

当前，无论是图书界还是档案界都十分重视信息化建设工作。国家图书馆信息化不仅在读者借还图书和目录查询方面处于国内领先，同时国家图书馆新增加了网络在线浏览、手机阅读、网络图书资源目录查询、数据库服务等多元化服务手段，充分利用了现代高科技手段来提高图书服务质量和效率。档案馆的档案信息化建设起步较晚，主要集中于门户网站的建立，逐步加强档案数字化、专题数据库建设等工作。

3 图书档案馆藏机构服务情况

3.1 服务制度

目前图书馆和档案馆的各项服务制度健全、规定明确，包括入馆须知、阅览室介绍、办理借阅证、借阅须知、复印收费标准等方面。有些大学的图书馆有一些特殊性的规定，如存包柜使用须知、图书馆自习区使用管理办法等制度。

3.2 服务对象及方式

图书档案馆藏机构受其馆藏图书、档案的数量和特点的影响，服务群体也有所不同。综合型图书馆、档案馆服务面广，重点为社会大众，科研机构及政府；专业型图书馆、档案馆则重点为科研机构、企事业单位、公司及政府服务；高等院校的图书馆、档案馆主要是服务在校学生与教职工。

现阶段，图书馆和档案馆服务方式主要包括查阅、咨询、外借和网络服务。考虑图书保密性较弱，档案保密性较强的特性，图书馆大量提供外借和网络服务，包括在馆外借、阅览，在线浏览、下载、查询等方式；档案馆主要提供在馆的咨询、查阅、缩微胶片阅览，对不涉密的档案提供在线电子阅览、档案出版物阅览等方式服务，一般不提供外借服务。

3.3 特色服务

图书馆服务内容除了图书借阅、在线浏览等基本服务以外，很多图书馆还有自己独有的服务。如国家图书馆与首都图书馆提供了讲座、咨询、展览等服务，国家图书馆除提供掌上国图、网上读书、手机阅读等特色服务外，还有文化共享工程服务、国家数字图书馆基层资源服务、数字电视服务等17种服务；中国地质图书馆提供了科技查新、为专家服务及定题服务；各大学图书馆有SCI咨询中心、报刊服务电子学位论文提交等。档案馆除了公共的咨询、查询和复印外，通过档案展览和出版物为社会公众提供特色服务。图书档案馆藏机构十分重视对外宣传服务，或是举办学术系列讲座、学术会议，如“文津讲坛”、“中国典籍与文化”、“教育家讲坛”等众多高规格的学术研讨会，或是组织培训和展览，扩大图书及档案公众影响，挖掘潜在用户，提高服务水平。

4 几点建议

4.1 加强服务力量，增设服务部门

从内部机构设置中可以看出，图书档案馆藏机构十分重视服务工作，设立了如宣传策划部、少儿综合借阅中心等特色宣传服务部门。目前，全国地质资料馆藏机构人员严重不足，在全国33个地质资料馆藏机构中，有22个地质资料馆藏机构专职从事地质资料的正式职工人数在5人以下，因此很多单位没有单独设立服务部门，单独设立的也至多一个，如全国地质资料馆设立了资料服务室。为了提升服务能力和水平，建议馆藏机构加强服务力量（人员），增设服务部门，如馆藏机构可根据用户需求及服务工作环节现状，设立资料借阅服务部门、资料数据加工服务部门、咨询编研部门、资料宣传策划部门。

4.2 充分利用先进技术方法，提升地质资料服务效率

国家图书馆通过掌上国图、网上读书、手机阅读等方式拓宽了图书受众面，达到了常规服务不可想象的效果。目前，我国新形成的地质资料都有电子文档，正在对馆藏纸介质资料加快图文地质资料数字化和相关数据库建设。因此，只要充分利用现代信息集聚、挖掘与共享服务新技术、新方法，很快就能实现掌上资料馆和手机阅读、浏览地质资料的电子文档，扩大地质资料服务群体，提升地质资料服务效率。

4.3 加强地质资料服务宣传力度，变被动服务为主动服务

图书馆和档案馆在宣传方面做得比较到位，举办公益性学术讲座、学术研讨会，对外提供社会教育、培训和大型展览等。地质资料馆藏机构需打破常规，变被动服务为主动宣传和服务，制作系列宣传产品，充分利用电视、报刊、网络等媒介进行宣传，提升地质资料馆社会知名度，影响地质资料潜在用户群体，同时建立客户服务体系并利用座谈、上门调研等多种渠道来收集用户需求信息，积极主动为用户提供服务。