奥顿科技有限公司
行政管理制度
一、目的
为了加强公司行政事务管理，使公司各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本管理制度。
二、适用范围
本制度行政事务管理所指的是公司会议管理规定、办公区域管理规定、文件打印、复印传真管理规定、办公用品管理规定、印章使用管理规定、保密规定、文件档案管理规定、办公电话及计算机使用规定、业务招待费管理规定、差旅费的规定、车辆管理规定、考勤及休假管理规定、首问责任制等。
三、职 责
3.1办公室负责组织执行并监督各项管理工作；
3.2其他所有部门需遵守各项管理规定。
四、会议管理制度
4.1总则：为规范公司会议管理，做好上情下达和下情上报工作，实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，特制定本管理制度。
4.2为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：
4.2.1公司周会：每周六下午进行一次，公司所有部门主管或近期业务当事人参加，主要内容是各部门报告本部门本周工作情况及下周工作计划；对照上次会议安排，逐条逐项检查落实完成情况；由总经理安排和部署下周公司整体工作；需要公司协调解决的问题等。
4.2.2前期工程或营销策划部门进度会议：每周及每月底召开，部门所有人员参加，主要内容总结公司本周/当月工程进度或销售工作情况；对下一工作时间段工程进度或销售工作进行预测；研判行业发展趋势及时处理工程管理或销售策划工作的对策。
4.2.3季度总结会议：每季末或下季初召开，公司所有人员参加，总经理对各部门工作进行总结讲评并安排今后工作方向。
4.2.4临时性会议：因工作需要或其他方面原因需开会进行说明的，不定期进行。
4.3会议主持
列行会议由办公室负责人召集并主持召开，若主持人因故不能出席，指定代理者，由其代理召集并主持会议。其他会议成员可以用书面或口头的形式，说明理由，申请并获取会议召集和主持权。在这种情况下，召集和主持权获得者，必须尽早召集会议。
4.4所有与会人员要按时到场，无故不得迟到、缺席、早退，并在会议签到表上签到。因故不能参加会议的，必须亲自向会议主持人说明理由。
4.5所有会议都要指定专人负责做好会议记录，会后应及时将会议记录整理上报，并办公室备案。
4.6各部门单独会议由各部门自己负责组织召开，由部门助理负责做好会议记录、存档并呈报总经理审阅。
4.7会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。
4.8会议室使用规定：
4.8.1总则：为创造良好的办公环境，同时给公司客户一个完美的公司印象，制定以下条款，以规范会议室使用，请大家自觉遵守，互相监督。
4.8.2会议室桌面必须保持整洁，不得堆放报刊、杂物等。
4.8.3离开会议室前要查看有无遗留物品，椅子必须归位，随手关闭用电设备。
4.8.4报刊取阅完毕要放回报架原位，并保持报架整齐，不杂乱。
4.8.5会议室透明文件柜内文件、书籍及各种物品要排列整齐。
4.8.6会议室要求每天打扫，保持环境清洁。
4.8.7会议室钥匙办公室负责保管，禁止非会议时间在会议室休息、聊天、吃东西等。
五、办公区域管理制度
5.1总则：为了树立良好的公司形象，保持清洁、整齐的工作环境。提高工作效率，使大家能有一个文明、和谐的办公环境。特制定本办法如下：
5.2工作要求：
5.2.1着装整齐、仪表整洁。按公司规定签到。公司员工应提前10分钟上班完成清洁工作，如有保洁打扫环境卫生，则需个人维护自己办公区域内的清洁及物品摆放，以保持良好的公司形象。
5.2.2上班时间要坚守岗位，不得擅自串岗、离岗，因工作需要离岗时，员工应与部门主管说明，部门主管应与分管副总经理助理或总经理说明并填写《外出登记表 》。
5.2.3上班时间不得阅读与业务无关的书籍、杂志；不得利用办公电话与人聊天、办理与工作无关的事情。打电话时不要大声喧哗，保持安静的工作环境。上班时间不得利用办公电脑玩游戏、上网聊天。一经发现，每次罚款50元。
5.2.4办公区域内禁止吸烟，保持办公区内卫生清洁。上班时间吸烟要到指定吸烟区（客户来访可去接待室）。
5.2.5工作时间中午原则上不准喝酒，确因业务需要例外，但要适量不得影响工作。
5.2.6工作中要遵守劳动纪律，爱护公司财产，厉行节约，干好本职工作。同时要相互配合、相互支持，提高办事效率。
5.3工作礼仪
5.3.1工作中提倡讲普通话，使用文明语言，不大声喧哗，坐姿端正，行走稳健，说话和谐，见面主动问好；
5.3.2接听电话语气谦和，电话接听实行首问责任制，对于当时不能答复的电话主动约好回复时间；如本人不在岗位，临近员工应主动代为接听，并做好记录及时通知本人。
5.4. 办公环境
5.4.1办公桌（台）面上办公用品摆放有序，办公资料摆放整齐。办公桌（台）面清洁;
5.4.2办公室或工作间内文件柜、办公桌（台）等摆放整齐;
5.4.3文件柜内资料除摆放整齐外、应按时间顺序分类排好，便于快捷查询;
5.4.4计算机定位摆放，机器表面洁净;
5.4.5窗台上除了必须用的办公品和美化环境花草外。不准放其它物品;
5.4.6窗帘悬挂整齐，卫生清洁，墙壁上除挂地图外不得悬挂与业务无关的其它物品;
5.4.7室内地面清洁、物品摆放整齐，无杂乱物品;
5.4.8各部门必须安照本部门卫生值班表负责打扫内部卫生，每周六下午下班前半小时为公司统一打扫卫生时间;
5.4.9公司办公室每周进行“5S”检查不合格，一经发现，每次扣当日值日生10元，部门内部不合格，每次扣负责人20元、当日值日生10元
5.4.10办公室内除饮水机外不得使用其它与业务无关的电器设备。严禁在办公场所存放易燃、易爆、有毒、有害物品，重要物品和资料要有专人保管，值班人员要认真履行职责，发现问题及时汇报。
5.5消防安全
5.5.1不得在走廊、楼梯口堆放杂物，保障道路畅通;
5.5.2复印机、传真机、打印机、电风扇、空调机等电器设备附近不准堆放易燃物品，下班后能断电的电器设备要及时断电，不能断电的电器设备，应采取严密的安全措施，坚决杜绝安全事故发生。
5.6下班
5.6.1收拾好办公用品，关闭电源，关好门窗和防盗门。涉密资料和办公纸张要及时销毁。
六、文件打印、复印及传真管理办法
6.1总则:为使公司打印、复印及传真工作规范化、制度化，并节约办公纸张，特制定本规定。
6.2 打印机、复印传真机由公司办公室负责管理，各机器设备须定期检查、及时维修，确保工作业务正常进行。
6.3公司提倡无纸化办公，非需要均使用电子档文件。
6.4除重要文件（管理制度、合同等）打印、复印使用白纸外，其他资料的打印、复印请使用单面纸以降低纸张消耗。
6.5各部门人员在进行打印或复印时，必须填写《纸张使用登记表》，登记使用纸张的用途和数量。超过100张的复印必须经总经理签批，严禁复印或打印与工作无关的材料。
6.6公司办公室每月月底根据使用纸张的实际数量，同办公用品的使用一起提交报表。
6.7本管理办法同办公用品管理办法一起配合执行。
七、办公用品管理规定
7.1总则：为规范办公用品的管理，使之进一步系统化、科学化，最大限度地降低办公用品费用支出，确保办公用品管理工作更加规范，制定本规定。
7.2 公司办公室是办公用品的业务管理的职能部门，负责对各部门上报的办公用品进行费用预算、汇总，经总经理审批后，按月进行采购及发放。
7.3 办公用品采购应严格按照各部门所提需求计划进行。各部门每月提出的办公用品购置需求应当同时符合以下两个条件：1、确属办公所需物品，2、在办公用品额度范围内，否则，不予采购。各部门每月5号之前给办公室提交办公用品领用或采购计划，办公室统计后经总经理批准再进行统一采购。
7.4 办公室文员采购办公用品后，应及时办理入库手续，同时登记帐目，在未办理入库手续前不准出库。办公用品出库要凭《办公用品领用登记表》经部门负责人签字后有效，一律不准白条领用。没有正式领用手续，物品不准出库。
7.5办公用品保管员对库存办公用品要及时盘点，核对帐目，发现溢余、短少或残损，必须查明原因，分清责任，并写出书面报告。
八、印章使用管理规定
8.1总则：为加强印章的管理，根据《国务院关于行政机关和企业事业单位印章的规定》，结合公司实际情况，制定本规定。
8.2印章是企业对外行使权力的标志。公司的正式印章由公司刻制并正式颁发、启用，其它各种专用印章，由公司总经理签批后，公司办公室统一制发，并实行管理和监督。
8.3 印章的使用和管理必须严格按照本规定，凡不符合本规定的，拒绝用印。
8.4 公司员工外出执行公务或因其它事项需出示加盖“广西南宁奥顿电子科技有限公司”印章的介绍信、证明信等凭证时，应持书面用印申请，报公司总经理批准后用印。
8.5 以公司名义上呈下达的文件、材料、报表等，必须经公司总经理签发，审批后方可用印。需加盖公司领导名章的文件、资料、报表等，必须经领导本人批准后用印。
8.6 印章管理人员必须对用印进行认真审核，明确用印的目的和内容，确认符合用印条件后方可用印。除留有存根的介绍信和发文登记外，其他用印必须进行登记。
8.7 用印内容有误、文理不通、字迹不清、书写潦草、有涂改、有错别字而产生歧义的，不予用印。
8.8 财务部使用的法定代表人人名章，只限财务报表、支票和人事任免事项使用。
8.9 一般情况下，不得在空白信、证上加盖印章，确实需要时，必须持书面用印申请，经公司总经理批准后可用印。
8.10 加盖印章一般应“齐年盖月”，印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章的下面。
8.11 印章必须指定专人保管和使用，存放应牢固加锁，确保安全。
九、文件管理
9.1总则：为做好公司办公文件的管理工作，加强与各项目组文件的对接，使之规范化、合理化、制度化，特制定本规定。
9.2办公文件：
9.2.1办公文件是指按公司领导指示制发的正式（文字版、电子版）文件、各部门传发的需公司领导确认的报告、决议、合同、工作计划、总结，相关部门的重要传真等。
9.3文件管理部门：
9.3.1 公司办公室是公司总部办公文件的管理部门，负责公司日常文件的收发、登记，并对文件进行处理、传递、留存、备档。
9.3.2 办公室负责对公司日常文件中所涉及的重要工作进行督办。
9.3.3 公司各部门日常文件的对接由公司办公室负责，对签收和发送的办公文件实行归档管理，经领导确认后转各部门文件管理归档。
9.3.4各部门要指定专人负责文件的管理、收发、传递、上报、登记备档，并参照本文规定管理好各本部门文件。
9.4文件收取：
9.4.1公司日常设有统一对外的传真电话，外部发来的传真文件统一由公司办公室收取，并作登记；各部门上报文件经领导最终确认后，报公司办公室登记备档。
9.5文件的发送
各部门需发送的传真件，需到公司办公室做登记后方可发送。对具重大法律效应、涉及公司利益的决议、合同、通知等文书，需报总经理审批核准后，方可发送。文件发送采用文字版，若需发电子版必须经总经理审批后方可发电子版。
9.6文件的传阅
公司办公室对收取的文件进行审核，普通文件按文件范围传递至各有关部门。对亟待解决问题，各部门反馈的涉及到公司利益的重要文件，记录备案，并上报总经理，按领导批示意见反馈各部门，并将文件存档。文件不得拖延积压。
9.7 文件借阅
9.7.1 公司各部门如需查看或借阅文件，需到公司办公室办理借阅手续，并对借阅时间、借阅事由备注清楚。
9.7.2 公司各部门借阅或查看公司机密文件，需上报总经理，经领导批准后，公司办公室方可办理。
9.7.3公司各项文件一律借阅文字版，如因情况特殊需借阅电子版，需以书面形式申请，经部门经理同意，上报总经理，经领导批准后，公司办公室方可借阅。
9.7.4各部门及项目组借阅文件，应保证文件的完好性，未经分管领导同意，不得将文件私自拷贝及带离办公区域。
9.8 工作的督办
9.8.1公司办公室对文件所涉及的工作进行督办。对于各部门提出的问题、需总部确认的事宜以及总经理交办其它部门解决的工作，相关部分应根据事件的紧急程度给予回复，最迟不得超过48小时，超出48小时未作回复的，将视作延误工作处理，并扣除部门负责人的绩效分数。
9.8.2各部门传真件的收发应在工作时间内完成，做到当日文件当日处理。工作时间外（下班时间和节假日），接收的传真文件于次日进行登记处理。如果有特殊原因需在工作时间外发送传真，应在当日下班前在公司办公室登记备案。
9.9工作要求
9.9.1公司办公室人员应做到当日文件当日处理，不得积压和延误。对与公司日常办公文件严格履行签收、传发、归档管理工作，防止重要文件的丢失。
9.9.2对于公司日常办公文件，要定期进行清理和销毁，严禁将公司日常文件、资料卖给废品收购站或小贩。
9.9.3如发现丢失办公文件，当事人和部门要迅速查明情况及时向上级领导汇报，各部要视情节轻重给予当事人相应的处分。
9.9.4各部门要严格执行《办公文件管理办法》各项规定，如出现文件管理问题，公司将视情节对当事人追究相应的责任。
十、文件保密
10.1总则：公司文档的管理，是公司建立起来的机密性的技术及商业情报，它对公司的发展，对提高公司在同行业的竞争地位，增加收入和盈利具有重要的影响。
10.1.1制定本制度的目的是确定并保护公司的机密文件，包括公司所掌握的有关客户或合作单位方面的机密情报；已确认的策划文稿，也作为公司一项重要资产的地位，公司员工对所接触的公司保密文件承担保密责任。
10.1.2本制度适用于公司所有员工。
10.2保密范围和密级确定
10.2.1公司保密文件的秘级分为“机密”、“秘密”二级。
10.2.2 机密是重要的公司文件，泄露会使公司的权益和利益遭受严重损害。主要包括：
10.2.2.1公司重大决策中的保密事项。
10.2.2.2公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
10.2.2.3公司内部掌握的合同、协议、意见书及主要会议纪要等。
10.2.2.4公司编写、策划的各项目可行性方案及报告等。
10.2.2.5公司财务预算报告及各类财务报表、统计报表。
10.2.2.6公司往来客户名单、营销方案、货源情报、价格等商贸信息。
10.2.2.7与新产品开发相关的各类技术信息。
10.2.2.8新产品设计方案、图纸、产品标准等技术信息。
10.2.2.9公司确定的其它保密事项。
10.2.3秘密是指一般的公司保密文件，泄露会使公司权益和利益遭受损害。主要包括：
10.2.3.1公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
10.2.3.2公司员工档案、工资待遇标准及个人资料。
10.2.3.3其他经公司确定应当保密的文件。
10.3保密措施
10.3.1公司办公室是公司保密文件的职能管理部门。各项目组由分管领导指派专人负责保密工作。
10.3.2 安全存放
10.3.2.1保密文件应保存于公司统一的文件柜内。
10.3.2.2个人岗位上保管的保密资料，在不使用时，应将资料存放在抽屉内或有锁的文件柜内。
10.3.2.3计算机内的机密文件文档，应设置密码加以保护；特别机密文件应统一放置与公司移动硬盘内保存，并刻盘存放。
10.3.3授权使用
10.3.3.1在对外联系与客户合作中，需要公司提供文件资料，应当事先经总经理批准后，由公司办公室登记备案后，方可借取。
10.3.3.2若需借阅、复制、摘抄、拷贝、传递保密文件，或已确定的公司可行性报告，必须由使用者提出申请，并经资料来源处及分管领导、总经理批准后，方可办理相关登记手续。
10.3.3.3公司一切文档式文件，只能以文字版文件查看，不能以电子版形式借阅或复制。
10.3.4 员工行为要求
10.3.4.1不准在公共场所谈论、私人交往和通信中泄露公司各项文件，更不得以任何方式泄露公司保密文件。
10.3.4.2不得向其他员工窥探、或过问非本人工作职责内的公司资料信息。
10.3.4.3未经领导批准，不得擅自将公司文件带离办公场所。
10.3.4.4不得在公开讲演或公开发表的文章中引用公司的文件内容。
10.3.4.5员工调职、离职时，必须将自己经管的各项文件资料交至分管领导，或统一交至公司办公室。
10.4事故处理
10.4.1 公司员工发现公司文件已经泄露或者可能泄露时，应立即采取补救措施，并及时向公司办公室汇报；公司办公室收到报告后，应立即做出处理，并及时向上级领导汇报。
10.4.2 对及时发现并采取措施制止公司文件泄露者，公司将给予一定的经济奖励。
10.4.3 泄漏公司保密文件者，如尚未造成严重后果或经济损失，公司将给予警告处分，并扣发工资200～500元不等。
10.4.4 泄漏公司保密文件者，如给公司造成重大经济损失，公司将给予降级或开除，并追究相关经济赔偿，或移交司法机关追究其刑事责任。
十一、办公电话及计算机使用规定
11.1办公电话使用规定
11.1.1总则:为了提高公司办事效率，节约办公经费，保证通讯联络，结合公司实际，特制定本规定。
11.1.2公司电话主要用于业务开展与外部交流，禁止在电话中闲聊，严禁拨打私人电话、声讯和信息电话。
11.1.3拨打长途电话应尽量长话短说，简明扼要，不得煲电话粥。
11.1.4电话响铃不得超过三声，公司人员接听外线电话的标准用语为：“您好！奥顿科技公司！”转接用语为：“请稍等！”接打电话用语要求规范、简洁、礼貌。
11.1.5电话出现故障应马上通知公司办公室，由公司办公室安排专业人员进行维修，部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人承担责任。
11.1.6享有电话补助的人员要求手机一天24小时处于开机状态，以备业务联系。
11.2计算机使用规定
11.2.1总则：为加强公司员工使用计算机的安全性和管理的统一性，严格公司固定资产的管理，特制定本规定。
11.2.2公司所有计算机由公司办公室统一采购、维护、分配、调配、监控。
11.2.3各部门如因工作需要购置计算机配件，需以书面的形式递交申请报公司办公室，经公司领导申批批准后，统一购买。
11.2.4公司员工应该爱护公司财物，未经允许禁止如下行为：
11.2.4.1私自打开公司计算机机壳，或进行部件更改、调换、增减、CPU超频等。
11.2.4.2私自拆卸计算机部件用作私人使用。
11.2.4.3未经允许私自安装任何与工作无关的软件。
11.2.4.4未经允许私自格式化硬盘、重装系统。
11.2.4.5私自携带公司计算机及配件在公司以外使用。
如违反以上行为，对日常正常工作造成损害，并给公司造成经济损失者，公司将给予相应的经济处罚。
11.2.5出现下列情况，员工应及时通知公司办公室。
11.2.5.1计算机丢失
11.2.5.2计算机及配件损坏
11.2.5.3计算机发生故障
11.2.5.4计算机感染病毒或病毒发作
11.2.6严禁利用公司计算机及网络传播、收看、操作国家法律明令禁止的视频、网站、病毒程序等，禁止上网聊天、玩游戏、看电影等与工作无关的活动。行政部将不定期组织检查，如有发现，每人每次罚款50元，公司周会通报批评。给公司造成重大经济或名誉损失者，公司将给予降级或开除，并追究相关经济赔偿或移交司法机关追究其刑事责任。
十二、业务招待费管理规定
12.1总则：为压缩公司非生产性费用开支，进一步完善公司招待费审批和报销程序，合理限制各种名目的招待开支，特制定本规定。
12.2本规定所称业务招待费，是指公司在经营管理等活动中用于接待应酬的各种费用。包括餐饮、娱乐、礼品等。
12.3各部门使用业务招待费应当加强管理，勤俭节约，反对铺张浪费，严格遵守财务制度和财经纪律。
12.4业务招待申请程序：
上级单位、地方关系单位、公司大客户等外部来人办事，确需招待的，由接待部门填写《招待费申请单》，注明主办单位、招待时间、来访单位及被招待人数、陪客人姓名和人数、接待餐数、招待标准、就餐地点等，报总经理批准。按照批准的《招待费申请单》，公司办公室优先在协议酒店安排招待。各部门以公司名义进行招待，必须遵守以上程序，不得先斩后奏，特殊情况必须事先向总经理报告。
出差在外，因工作需要确需招待的，必须事先请示总经理同意，待办理完毕回公司后，由总经理在报销单据上签字按流程报销。
《招待费申请单》一式两份，申请人员一份，公司办公室文员留一份，招待费发生后，申请招待人员在《招待费申请单》实际发生金额栏注明实际发生金额。报销时将《招待费申请单》与票据一起到财务审核。
12.5 招待和陪客标准
12.5.1招待标准：公司级招待每人每餐原则上不得超过60元，部门级招待每人每餐原则上不得超过50元，其他招待原则上每餐不得超过30元。具体标准由签批人在《招待费申请单》上注明。
12.5.2陪客标准：原则上陪客人数不得超过来客人数。
12.5.3招待范围：除上级单位、地方关系单位、公司大客户或市场营销类部门招待客户外，其他行业或单位原则上不予招待，确需招待须由总经理批准，公司内部招待原则上只安排工作餐。如果招待费用超过规定的标准，超出的费用由经办人自理。
12.5.4禁止行为：
（1）禁止未经授权人员挂帐，禁止在协议之外酒店挂帐。
（2）除当场消费，禁止从酒店买烟买酒或其他物品。
12.6招待费报销程序
12.6.1在公司协议酒店招待，可集中报销（一般每月报销一次）也可每次一报，但在公司非协议酒店招待，必须每次一报。
12.6.2出差在外地办理公事的招待费开支，费用报销时，由经办人员粘贴发票，填写报销单，经事先批准的部门经理签字，财务审核签字，报公司领导审批后再到财务部核销。追问
行政管理制度
一、目的
为了加强公司行政事务管理，使公司各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本管理制度。
二、适用范围
本制度行政事务管理所指的是公司会议管理规定、办公区域管理规定、文件打印、复印传真管理规定、办公用品管理规定、印章使用管理规定、保密规定、文件档案管理规定、办公电话及计算机使用规定、业务招待费管理规定、差旅费的规定、车辆管理规定、考勤及休假管理规定、首问责任制等。
三、职 责
3.1办公室负责组织执行并监督各项管理工作；
3.2其他所有部门需遵守各项管理规定。
四、会议管理制度
4.1总则：为规范公司会议管理，做好上情下达和下情上报工作，实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，特制定本管理制度。
4.2为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：
4.2.1公司周会：每周六下午进行一次，公司所有部门主管或近期业务当事人参加，主要内容是各部门报告本部门本周工作情况及下周工作计划；对照上次会议安排，逐条逐项检查落实完成情况；由总经理安排和部署下周公司整体工作；需要公司协调解决的问题等。
4.2.2前期工程或营销策划部门进度会议：每周及每月底召开，部门所有人员参加，主要内容总结公司本周/当月工程进度或销售工作情况；对下一工作时间段工程进度或销售工作进行预测；研判行业发展趋势及时处理工程管理或销售策划工作的对策。
4.2.3季度总结会议：每季末或下季初召开，公司所有人员参加，总经理对各部门工作进行总结讲评并安排今后工作方向。
4.2.4临时性会议：因工作需要或其他方面原因需开会进行说明的，不定期进行。
4.3会议主持
列行会议由办公室负责人召集并主持召开，若主持人因故不能出席，指定代理者，由其代理召集并主持会议。其他会议成员可以用书面或口头的形式，说明理由，申请并获取会议召集和主持权。在这种情况下，召集和主持权获得者，必须尽早召集会议。
4.4所有与会人员要按时到场，无故不得迟到、缺席、早退，并在会议签到表上签到。因故不能参加会议的，必须亲自向会议主持人说明理由。
4.5所有会议都要指定专人负责做好会议记录，会后应及时将会议记录整理上报，并办公室备案。
4.6各部门单独会议由各部门自己负责组织召开，由部门助理负责做好会议记录、存档并呈报总经理审阅。
4.7会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。
4.8会议室使用规定：
4.8.1总则：为创造良好的办公环境，同时给公司客户一个完美的公司印象，制定以下条款，以规范会议室使用，请大家自觉遵守，互相监督。
4.8.2会议室桌面必须保持整洁，不得堆放报刊、杂物等。
4.8.3离开会议室前要查看有无遗留物品，椅子必须归位，随手关闭用电设备。
4.8.4报刊取阅完毕要放回报架原位，并保持报架整齐，不杂乱。
4.8.5会议室透明文件柜内文件、书籍及各种物品要排列整齐。
4.8.6会议室要求每天打扫，保持环境清洁。
4.8.7会议室钥匙办公室负责保管，禁止非会议时间在会议室休息、聊天、吃东西等。
五、办公区域管理制度
5.1总则：为了树立良好的公司形象，保持清洁、整齐的工作环境。提高工作效率，使大家能有一个文明、和谐的办公环境。特制定本办法如下：
5.2工作要求：
5.2.1着装整齐、仪表整洁。按公司规定签到。公司员工应提前10分钟上班完成清洁工作，如有保洁打扫环境卫生，则需个人维护自己办公区域内的清洁及物品摆放，以保持良好的公司形象。
5.2.2上班时间要坚守岗位，不得擅自串岗、离岗，因工作需要离岗时，员工应与部门主管说明，部门主管应与分管副总经理助理或总经理说明并填写《外出登记表 》。
5.2.3上班时间不得阅读与业务无关的书籍、杂志；不得利用办公电话与人聊天、办理与工作无关的事情。打电话时不要大声喧哗，保持安静的工作环境。上班时间不得利用办公电脑玩游戏、上网聊天。一经发现，每次罚款50元。
5.2.4办公区域内禁止吸烟，保持办公区内卫生清洁。上班时间吸烟要到指定吸烟区（客户来访可去接待室）。
5.2.5工作时间中午原则上不准喝酒，确因业务需要例外，但要适量不得影响工作。
5.2.6工作中要遵守劳动纪律，爱护公司财产，厉行节约，干好本职工作。同时要相互配合、相互支持，提高办事效率。
5.3工作礼仪
5.3.1工作中提倡讲普通话，使用文明语言，不大声喧哗，坐姿端正，行走稳健，说话和谐，见面主动问好；
5.3.2接听电话语气谦和，电话接听实行首问责任制，对于当时不能答复的电话主动约好回复时间；如本人不在岗位，临近员工应主动代为接听，并做好记录及时通知本人。
5.4. 办公环境
5.4.1办公桌（台）面上办公用品摆放有序，办公资料摆放整齐。办公桌（台）面清洁;
5.4.2办公室或工作间内文件柜、办公桌（台）等摆放整齐;
5.4.3文件柜内资料除摆放整齐外、应按时间顺序分类排好，便于快捷查询;
5.4.4计算机定位摆放，机器表面洁净;
5.4.5窗台上除了必须用的办公品和美化环境花草外。不准放其它物品;
5.4.6窗帘悬挂整齐，卫生清洁，墙壁上除挂地图外不得悬挂与业务无关的其它物品;
5.4.7室内地面清洁、物品摆放整齐，无杂乱物品;
5.4.8各部门必须安照本部门卫生值班表负责打扫内部卫生，每周六下午下班前半小时为公司统一打扫卫生时间;
5.4.9公司办公室每周进行“5S”检查不合格，一经发现，每次扣当日值日生10元，部门内部不合格，每次扣负责人20元、当日值日生10元
5.4.10办公室内除饮水机外不得使用其它与业务无关的电器设备。严禁在办公场所存放易燃、易爆、有毒、有害物品，重要物品和资料要有专人保管，值班人员要认真履行职责，发现问题及时汇报。
5.5消防安全
5.5.1不得在走廊、楼梯口堆放杂物，保障道路畅通;
5.5.2复印机、传真机、打印机、电风扇、空调机等电器设备附近不准堆放易燃物品，下班后能断电的电器设备要及时断电，不能断电的电器设备，应采取严密的安全措施，坚决杜绝安全事故发生。
5.6下班
5.6.1收拾好办公用品，关闭电源，关好门窗和防盗门。涉密资料和办公纸张要及时销毁。
六、文件打印、复印及传真管理办法
6.1总则:为使公司打印、复印及传真工作规范化、制度化，并节约办公纸张，特制定本规定。
6.2 打印机、复印传真机由公司办公室负责管理，各机器设备须定期检查、及时维修，确保工作业务正常进行。
6.3公司提倡无纸化办公，非需要均使用电子档文件。
6.4除重要文件（管理制度、合同等）打印、复印使用白纸外，其他资料的打印、复印请使用单面纸以降低纸张消耗。
6.5各部门人员在进行打印或复印时，必须填写《纸张使用登记表》，登记使用纸张的用途和数量。超过100张的复印必须经总经理签批，严禁复印或打印与工作无关的材料。
6.6公司办公室每月月底根据使用纸张的实际数量，同办公用品的使用一起提交报表。
6.7本管理办法同办公用品管理办法一起配合执行。
七、办公用品管理规定
7.1总则：为规范办公用品的管理，使之进一步系统化、科学化，最大限度地降低办公用品费用支出，确保办公用品管理工作更加规范，制定本规定。
7.2 公司办公室是办公用品的业务管理的职能部门，负责对各部门上报的办公用品进行费用预算、汇总，经总经理审批后，按月进行采购及发放。
7.3 办公用品采购应严格按照各部门所提需求计划进行。各部门每月提出的办公用品购置需求应当同时符合以下两个条件：1、确属办公所需物品，2、在办公用品额度范围内，否则，不予采购。各部门每月5号之前给办公室提交办公用品领用或采购计划，办公室统计后经总经理批准再进行统一采购。
7.4 办公室文员采购办公用品后，应及时办理入库手续，同时登记帐目，在未办理入库手续前不准出库。办公用品出库要凭《办公用品领用登记表》经部门负责人签字后有效，一律不准白条领用。没有正式领用手续，物品不准出库。
7.5办公用品保管员对库存办公用品要及时盘点，核对帐目，发现溢余、短少或残损，必须查明原因，分清责任，并写出书面报告。
八、印章使用管理规定
8.1总则：为加强印章的管理，根据《国务院关于行政机关和企业事业单位印章的规定》，结合公司实际情况，制定本规定。
8.2印章是企业对外行使权力的标志。公司的正式印章由公司刻制并正式颁发、启用，其它各种专用印章，由公司总经理签批后，公司办公室统一制发，并实行管理和监督。
8.3 印章的使用和管理必须严格按照本规定，凡不符合本规定的，拒绝用印。
8.4 公司员工外出执行公务或因其它事项需出示加盖“广西南宁奥顿电子科技有限公司”印章的介绍信、证明信等凭证时，应持书面用印申请，报公司总经理批准后用印。
8.5 以公司名义上呈下达的文件、材料、报表等，必须经公司总经理签发，审批后方可用印。需加盖公司领导名章的文件、资料、报表等，必须经领导本人批准后用印。
8.6 印章管理人员必须对用印进行认真审核，明确用印的目的和内容，确认符合用印条件后方可用印。除留有存根的介绍信和发文登记外，其他用印必须进行登记。
8.7 用印内容有误、文理不通、字迹不清、书写潦草、有涂改、有错别字而产生歧义的，不予用印。
8.8 财务部使用的法定代表人人名章，只限财务报表、支票和人事任免事项使用。
8.9 一般情况下，不得在空白信、证上加盖印章，确实需要时，必须持书面用印申请，经公司总经理批准后可用印。
8.10 加盖印章一般应“齐年盖月”，印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章的下面。
8.11 印章必须指定专人保管和使用，存放应牢固加锁，确保安全。
九、文件管理
9.1总则：为做好公司办公文件的管理工作，加强与各项目组文件的对接，使之规范化、合理化、制度化，特制定本规定。
9.2办公文件：
9.2.1办公文件是指按公司领导指示制发的正式（文字版、电子版）文件、各部门传发的需公司领导确认的报告、决议、合同、工作计划、总结，相关部门的重要传真等。
9.3文件管理部门：
9.3.1 公司办公室是公司总部办公文件的管理部门，负责公司日常文件的收发、登记，并对文件进行处理、传递、留存、备档。
9.3.2 办公室负责对公司日常文件中所涉及的重要工作进行督办。
9.3.3 公司各部门日常文件的对接由公司办公室负责，对签收和发送的办公文件实行归档管理，经领导确认后转各部门文件管理归档。
9.3.4各部门要指定专人负责文件的管理、收发、传递、上报、登记备档，并参照本文规定管理好各本部门文件。
9.4文件收取：
9.4.1公司日常设有统一对外的传真电话，外部发来的传真文件统一由公司办公室收取，并作登记；各部门上报文件经领导最终确认后，报公司办公室登记备档。
9.5文件的发送
各部门需发送的传真件，需到公司办公室做登记后方可发送。对具重大法律效应、涉及公司利益的决议、合同、通知等文书，需报总经理审批核准后，方可发送。文件发送采用文字版，若需发电子版必须经总经理审批后方可发电子版。
9.6文件的传阅
公司办公室对收取的文件进行审核，普通文件按文件范围传递至各有关部门。对亟待解决问题，各部门反馈的涉及到公司利益的重要文件，记录备案，并上报总经理，按领导批示意见反馈各部门，并将文件存档。文件不得拖延积压。
9.7 文件借阅
9.7.1 公司各部门如需查看或借阅文件，需到公司办公室办理借阅手续，并对借阅时间、借阅事由备注清楚。
9.7.2 公司各部门借阅或查看公司机密文件，需上报总经理，经领导批准后，公司办公室方可办理。
9.7.3公司各项文件一律借阅文字版，如因情况特殊需借阅电子版，需以书面形式申请，经部门经理同意，上报总经理，经领导批准后，公司办公室方可借阅。
9.7.4各部门及项目组借阅文件，应保证文件的完好性，未经分管领导同意，不得将文件私自拷贝及带离办公区域。
9.8 工作的督办
9.8.1公司办公室对文件所涉及的工作进行督办。对于各部门提出的问题、需总部确认的事宜以及总经理交办其它部门解决的工作，相关部分应根据事件的紧急程度给予回复，最迟不得超过48小时，超出48小时未作回复的，将视作延误工作处理，并扣除部门负责人的绩效分数。
9.8.2各部门传真件的收发应在工作时间内完成，做到当日文件当日处理。工作时间外（下班时间和节假日），接收的传真文件于次日进行登记处理。如果有特殊原因需在工作时间外发送传真，应在当日下班前在公司办公室登记备案。
9.9工作要求
9.9.1公司办公室人员应做到当日文件当日处理，不得积压和延误。对与公司日常办公文件严格履行签收、传发、归档管理工作，防止重要文件的丢失。
9.9.2对于公司日常办公文件，要定期进行清理和销毁，严禁将公司日常文件、资料卖给废品收购站或小贩。
9.9.3如发现丢失办公文件，当事人和部门要迅速查明情况及时向上级领导汇报，各部要视情节轻重给予当事人相应的处分。
9.9.4各部门要严格执行《办公文件管理办法》各项规定，如出现文件管理问题，公司将视情节对当事人追究相应的责任。
十、文件保密
10.1总则：公司文档的管理，是公司建立起来的机密性的技术及商业情报，它对公司的发展，对提高公司在同行业的竞争地位，增加收入和盈利具有重要的影响。
10.1.1制定本制度的目的是确定并保护公司的机密文件，包括公司所掌握的有关客户或合作单位方面的机密情报；已确认的策划文稿，也作为公司一项重要资产的地位，公司员工对所接触的公司保密文件承担保密责任。
10.1.2本制度适用于公司所有员工。
10.2保密范围和密级确定
10.2.1公司保密文件的秘级分为“机密”、“秘密”二级。
10.2.2 机密是重要的公司文件，泄露会使公司的权益和利益遭受严重损害。主要包括：
10.2.2.1公司重大决策中的保密事项。
10.2.2.2公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
10.2.2.3公司内部掌握的合同、协议、意见书及主要会议纪要等。
10.2.2.4公司编写、策划的各项目可行性方案及报告等。
10.2.2.5公司财务预算报告及各类财务报表、统计报表。
10.2.2.6公司往来客户名单、营销方案、货源情报、价格等商贸信息。
10.2.2.7与新产品开发相关的各类技术信息。
10.2.2.8新产品设计方案、图纸、产品标准等技术信息。
10.2.2.9公司确定的其它保密事项。
10.2.3秘密是指一般的公司保密文件，泄露会使公司权益和利益遭受损害。主要包括：
10.2.3.1公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
10.2.3.2公司员工档案、工资待遇标准及个人资料。
10.2.3.3其他经公司确定应当保密的文件。
10.3保密措施
10.3.1公司办公室是公司保密文件的职能管理部门。各项目组由分管领导指派专人负责保密工作。
10.3.2 安全存放
10.3.2.1保密文件应保存于公司统一的文件柜内。
10.3.2.2个人岗位上保管的保密资料，在不使用时，应将资料存放在抽屉内或有锁的文件柜内。
10.3.2.3计算机内的机密文件文档，应设置密码加以保护；特别机密文件应统一放置与公司移动硬盘内保存，并刻盘存放。
10.3.3授权使用
10.3.3.1在对外联系与客户合作中，需要公司提供文件资料，应当事先经总经理批准后，由公司办公室登记备案后，方可借取。
10.3.3.2若需借阅、复制、摘抄、拷贝、传递保密文件，或已确定的公司可行性报告，必须由使用者提出申请，并经资料来源处及分管领导、总经理批准后，方可办理相关登记手续。
10.3.3.3公司一切文档式文件，只能以文字版文件查看，不能以电子版形式借阅或复制。
10.3.4 员工行为要求
10.3.4.1不准在公共场所谈论、私人交往和通信中泄露公司各项文件，更不得以任何方式泄露公司保密文件。
10.3.4.2不得向其他员工窥探、或过问非本人工作职责内的公司资料信息。
10.3.4.3未经领导批准，不得擅自将公司文件带离办公场所。
10.3.4.4不得在公开讲演或公开发表的文章中引用公司的文件内容。
10.3.4.5员工调职、离职时，必须将自己经管的各项文件资料交至分管领导，或统一交至公司办公室。
10.4事故处理
10.4.1 公司员工发现公司文件已经泄露或者可能泄露时，应立即采取补救措施，并及时向公司办公室汇报；公司办公室收到报告后，应立即做出处理，并及时向上级领导汇报。
10.4.2 对及时发现并采取措施制止公司文件泄露者，公司将给予一定的经济奖励。
10.4.3 泄漏公司保密文件者，如尚未造成严重后果或经济损失，公司将给予警告处分，并扣发工资200～500元不等。
10.4.4 泄漏公司保密文件者，如给公司造成重大经济损失，公司将给予降级或开除，并追究相关经济赔偿，或移交司法机关追究其刑事责任。
十一、办公电话及计算机使用规定
11.1办公电话使用规定
11.1.1总则:为了提高公司办事效率，节约办公经费，保证通讯联络，结合公司实际，特制定本规定。
11.1.2公司电话主要用于业务开展与外部交流，禁止在电话中闲聊，严禁拨打私人电话、声讯和信息电话。
11.1.3拨打长途电话应尽量长话短说，简明扼要，不得煲电话粥。
11.1.4电话响铃不得超过三声，公司人员接听外线电话的标准用语为：“您好！奥顿科技公司！”转接用语为：“请稍等！”接打电话用语要求规范、简洁、礼貌。
11.1.5电话出现故障应马上通知公司办公室，由公司办公室安排专业人员进行维修，部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人承担责任。
11.1.6享有电话补助的人员要求手机一天24小时处于开机状态，以备业务联系。
11.2计算机使用规定
11.2.1总则：为加强公司员工使用计算机的安全性和管理的统一性，严格公司固定资产的管理，特制定本规定。
11.2.2公司所有计算机由公司办公室统一采购、维护、分配、调配、监控。
11.2.3各部门如因工作需要购置计算机配件，需以书面的形式递交申请报公司办公室，经公司领导申批批准后，统一购买。
11.2.4公司员工应该爱护公司财物，未经允许禁止如下行为：
11.2.4.1私自打开公司计算机机壳，或进行部件更改、调换、增减、CPU超频等。
11.2.4.2私自拆卸计算机部件用作私人使用。
11.2.4.3未经允许私自安装任何与工作无关的软件。
11.2.4.4未经允许私自格式化硬盘、重装系统。
11.2.4.5私自携带公司计算机及配件在公司以外使用。
如违反以上行为，对日常正常工作造成损害，并给公司造成经济损失者，公司将给予相应的经济处罚。
11.2.5出现下列情况，员工应及时通知公司办公室。
11.2.5.1计算机丢失
11.2.5.2计算机及配件损坏
11.2.5.3计算机发生故障
11.2.5.4计算机感染病毒或病毒发作
11.2.6严禁利用公司计算机及网络传播、收看、操作国家法律明令禁止的视频、网站、病毒程序等，禁止上网聊天、玩游戏、看电影等与工作无关的活动。行政部将不定期组织检查，如有发现，每人每次罚款50元，公司周会通报批评。给公司造成重大经济或名誉损失者，公司将给予降级或开除，并追究相关经济赔偿或移交司法机关追究其刑事责任。
十二、业务招待费管理规定
12.1总则：为压缩公司非生产性费用开支，进一步完善公司招待费审批和报销程序，合理限制各种名目的招待开支，特制定本规定。
12.2本规定所称业务招待费，是指公司在经营管理等活动中用于接待应酬的各种费用。包括餐饮、娱乐、礼品等。
12.3各部门使用业务招待费应当加强管理，勤俭节约，反对铺张浪费，严格遵守财务制度和财经纪律。
12.4业务招待申请程序：
上级单位、地方关系单位、公司大客户等外部来人办事，确需招待的，由接待部门填写《招待费申请单》，注明主办单位、招待时间、来访单位及被招待人数、陪客人姓名和人数、接待餐数、招待标准、就餐地点等，报总经理批准。按照批准的《招待费申请单》，公司办公室优先在协议酒店安排招待。各部门以公司名义进行招待，必须遵守以上程序，不得先斩后奏，特殊情况必须事先向总经理报告。
出差在外，因工作需要确需招待的，必须事先请示总经理同意，待办理完毕回公司后，由总经理在报销单据上签字按流程报销。
《招待费申请单》一式两份，申请人员一份，公司办公室文员留一份，招待费发生后，申请招待人员在《招待费申请单》实际发生金额栏注明实际发生金额。报销时将《招待费申请单》与票据一起到财务审核。
12.5 招待和陪客标准
12.5.1招待标准：公司级招待每人每餐原则上不得超过60元，部门级招待每人每餐原则上不得超过50元，其他招待原则上每餐不得超过30元。具体标准由签批人在《招待费申请单》上注明。
12.5.2陪客标准：原则上陪客人数不得超过来客人数。
12.5.3招待范围：除上级单位、地方关系单位、公司大客户或市场营销类部门招待客户外，其他行业或单位原则上不予招待，确需招待须由总经理批准，公司内部招待原则上只安排工作餐。如果招待费用超过规定的标准，超出的费用由经办人自理。
12.5.4禁止行为：
（1）禁止未经授权人员挂帐，禁止在协议之外酒店挂帐。
（2）除当场消费，禁止从酒店买烟买酒或其他物品。
12.6招待费报销程序
12.6.1在公司协议酒店招待，可集中报销（一般每月报销一次）也可每次一报，但在公司非协议酒店招待，必须每次一报。
12.6.2出差在外地办理公事的招待费开支，费用报销时，由经办人员粘贴发票，填写报销单，经事先批准的部门经理签字，财务审核签字，报公司领导审批后再到财务部核销。追问
我是做酒水销售的公司，有没有这样的管理制度。O(∩_∩)O谢谢！
追答酒水快销，我觉得应该强化在业务管理这一块。对业条流程，及流程管理，对业务员的管理运行
现成的管理制度没有，一般都是在别人基础上加以调整使制度与公司发展相匹配。
温馨提示：内容为网友见解，仅供参考
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