文件管理制度

Answer 1

　　编号：Q/LD-GL-TG-01

　　公司文件管理制度

　　拟 制：

　　审 核：

　　批 准：

　　1.目的
　　为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。
　　2.范围
　　本制度适用于公司所有有效文件。
　　3.职责
　　3.1体系管理办公室
　　3.1.1 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。
　　3.1.2 负责公司文件的下发及管理。
　　3.1.3 负责本制度的实施。
　　3.2 其它各部门
　　3.2.1负责拟制与本部门工作职责相关的文件。
　　3.2.2负责按本制度规定执行
　　4．程序内容
　　4.1公司文件的分类
　　4.1.1 公司文件进行以下分类：
　　A层文件：手 册
　　B层文件：程序文件
　　C层文件：三级文件（包括管理制度、作业指导书、操作规程、相关记录、标准化表格、外来文件等）。
　　4.1.2外来文件
　　（1）法律法规及相关政策要求；（2）技术标准。
　　4.2公司文件的管理
　　4.2.1公司文件管理归口于体系管理办公室，体系管理办公室负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，保证公司文件处理工作高效运转。
　　4.2.2公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。
　　4.3文件编制与审批
　　4.3.1文件格式要求
　　（1）文件要有名称、编号、版本、实施日期、拟制/审核/批准人等。
　　（2）文件的内容包括：目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。
　　（3）文件应字迹清楚，标示明确。
　　4.3.2文件的编制与审批
　　各部门适用的文件由各部门根据相关程序的要求编制，部门领导或主管领导审核，经管理者代表批准，体系管理办发放，保存相关记录。
　　4.4文件编号
　　公司文件按照如下规则编号：
　　Q/LD-XX-XX-XX
　　文件顺序号，按01、02等依次编号区分。
　　部门汉语拼音名称缩写。
　　代表公司管理文件类型缩写。
　　代表公司内部文件。

　　各部门汉语拼音名称缩写为：
　　体系管理办公室TG，行政综合办公室ZH，财务部CW，安全管理办公室AG，质检部ZJ，人力资源RL，市场部SC，设备部SB，电仪车间DY，甲醚分厂JM，DCB分厂DCB。
　　公司管理文件类型缩写：
　　作业指导书ZD, 操作规程GC, 规范GF, 质量计划JH, 标准BZ，管理制度GL。 4.5文件下发与签收
　　4.5.1公司所有文件的下发，均需填写《文件发放回收记录》。
　　4.5.2新文件的下发如涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。
　　4.5.3公司所有下发的文件，必须办理签收手续。由体系管理办公室提供《文件发放回收记录》，交相关收文人员签收。
　　4.6文件的保存
　　4.6.1文件的保存形式：文件可以以书面形式或电子版形式保存，以电子版形式保存时，应有备份。
　　4.6.2文件的原件由体系管理办公室负责保存，副本由各部门负责保存。
　　4.6.3文件要分类保存，便于阅览；查阅和借阅文件，需经文件管理部门同意并作好记录，借阅文件的时间一般不得超过10天。
　　4.6.4当文件被毁坏、污染、脱色时，应重新领取新文件同时交还原文件；文件丢失时，向文件发放部门重新申请领取新文件。
　　4.6.5所有失效或作废文件由相关部门及时从使用现场撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用；对于作废文件因保留信息等需要不能销毁而需保存的，须经管理者代表批准，加盖“作废留存”印章，并在《文件、资料废弃记录表》上加以注明。
　　4.7文件的修改
　　文件的修改包括换版、更改、补充，由体系管理办负责。
　　4.7.1 文件的持有者在使用过程中发现内容不适用时，由持有者提供更改申请，并填写《文件更改申请表》送交体系管理办。
　　4.7.2 文件更改的审批，应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批，但其应获得审批所需要的有关背景资料。
　　4.7.3 文件经过多次更改或需修改内容超过原文的三分之一时，应由公司组织专业人员修订换版，由体系管理办在原《文件更改申请单》上注明，报管理者代表审批。
　　4.7.5 有关工艺、技术、程序的重要文件，应经必要的验证后由原批准者审批。
　　4.8文件的废弃与销毁
　　4.8.1废弃文件时，记录作废原因，经过有关部门的审核，得到有关文件最终认可者的认可后，通报给体系管理办，原文件发放部门在作废文件上加盖“作废”印章并收回。
　　4.8.2文件被作废后，文件控制部门在《文件发放回收记录》上作有关文件编号的删除标识，登记在《文件、资料废弃记录表》上，并整理文件目录。
　　4.8.3文件被作废后，因特殊需要留存的，应在原文件上加盖“作废留存”印章，并与现行文件分开保存。
　　4.8.4文件的销毁由各部门提出申请，经管理者代表批准，体系管理办实施。
　　4.9 文件的复制
　　任何部门未经许可不准私自复印、拷贝文件，需要复制文件时，应向管理部提出申请，经原文件批准人核准后方可复制。
　　5．相关记录
　　《文件发放回收记录》
　　《文件借阅、复制记录》
　　《文件、资料废弃记录表》
　　《文件更改申请单》
　　《文件销毁申请》
　　《文件有效性检查表》