采购工作应该注意什么

Question

我是今年刚毕业的大学生，之前学的是化工专业，但是我不喜欢这个专业，所以就找了一家工程机械公司的采购职位，但是我这方面都不太懂，应该多学习哪方面知识

Answer 1

采购的原则
采购决策应该以正确的商业导向为基础，反映跨职能的方法，并且以改善公司的采购底线成本为目的。
商业
要制定一个采购和供应战略，就必须对企业的全盘经营方针有一个彻底的理解。被企业视为目标的最终用户市场是什么?市场中未来的主要发展会是什么?企业所要面临的是什么样的竞争?企业在制定价格政策时有什么余地?原料价格的上涨能以何种程度转嫁到最终用户身上?这种方法是否可行?企业会在新产品和新技术方面如何投资?何种产品会在未来一年中退出市场?坚持商业原则来理解这些问题是十分重要的。
全面的跨职能
采购决策不能孤立地制定，并且不能仅以采购业绩的最优为目标。制定采购决策时应该考虑这些决策对于其他主要活动的影响。因此，制定采购决策需要以平衡所有总成本为基础。例如，在购买一条新的包装流水线时，不仅要考虑初始投资，而且要考虑将来用于购买辅助设备、备件和服务的成本。此外，供应商还应保证在包装流水线的技术经济寿命内将计划外的停工时间保持在最低水平。供应商卖出设备是一回事，在许多年里同一家供应商对同一套设备进行令人满意的服务则是另一回事。这个例子表明了采购和需要做出的不同类型选择的复杂性。因此，要在某种环境下做出决策，就要在所有受其影响的领域中使用一种跨职能的，并且以团队为基础的方法。采购和供应战略只有与所有领域和有关的经理紧密合作才能有效地发展。采购和供应经理将会引导这种观点和远景的发展。
成本底线
采购并不应该只作为一种服务职能起作用，还应该符合其用户的要求而不至于用户提出过多问题。相反，采购应当向其内部用户提出一种有益的、可获利的异议。他们应该始终如一地追求提高公司所购买的产品和服务的性能价格比。为了完成这一任务，采购部门应该能够提出现有的产品设计、所使用的原料或部件的备选方案和备选的供应商。
采购问题
1.采购过程中缺乏有效的信息沟通。在以往的采购工作中，采购部门作为一个单独的职能部门，相对独立地开展工作，与企业内其他部门很少进行直接的接触，采购人员很少与销售人员、技术人员、生产人员和财务人员进行沟通，通常采购部门关心的是物料的制造和供应，采购人员只是在物料计划员和供应商之间起了一个中介入的作用，在两者之间传递信息。一旦某个环节对信息的理解出失误或者信息的有效流通受到阻碍，就会造成物料的重复采购和资金的积压。
2.采购工作缺少监督制衡机制。物资采购是直接以货币为媒介的商品交换，掌握着大量的资金使用权，必须有有效的监督措施。但是有很多企业的物资采购往往掌握在一个部门或者几个人甚至一个人的手里，由一人制定采购计划，又一人去采购物资，缺乏有力的监督和制约机制。长此下去，在采购工作中还会出不正之风，影响企业正常的物资采购工作。
3.企业对供应商的管理有待加强。很多企业的采购工作都存在着一个误区，认为采购工作就是和供应商搞好关系，然后在这种关系基础上，与企业需求之间寻求磨合和平衡。其实对企业而言，这种情况是很危险的。在采购行为中，与供应商建立良好的个人关系固然重要，长此以往，就会产生企业对某些特定供应商的依赖，不利于企业寻找新的更好的供应商，不利于企业进行技术创新，也会在企业内部滋生腐败行为，损害企业的利益。

Answer 2

1. 根据确定的项目甲供材料清单形成本岗位采购清单；
2. 收集本岗位分管的采购相关的政策法规、市场信息、新产品材料信息，更新采购造价信息库；
3. 在本岗位分管的采购范围内，考察、评审采购相关供应商，形成公司合格供应商清单；
4. 开展本岗位分管的非招标现场采购工作，包括大批、零星非招标现场采购，编制工作报告；
5. 对采购流程中达到招标条件的现场采购需求，配合总部采购部的招标工作；
6. 编制本岗位分管的招标文件商务部分以及商务部分答疑、评标；
7. 进行本岗位分管的接收交付，统计下单信息；
8. 协调本岗位分管的的售后服务、异常处理、剩余采购材料的合理再利用；
9. 建立本岗位分管的资金台账，与财务部逐月核对；
10. 制定本岗位分管的采购合同范本、招标文件范本；
11. 拟定本岗位分管的采购相关合同，协调相关部门评审、会签合同关键条款；
12. 依据公司制度、流程管理统一要求，协助部门经理建立、完善所分管的采购方面制度、流程；

Answer 3

"采购有风险,操作需谨慎"
这句话要送给所有的职业采购者们,不管你做哪一类采购,都有可能因此摊上“大事" ,踩到地雷。尤其是新品采购,相比于下单型和比较型产品,由于初次与供应商合作,产品又初次使用,其中不确定因素更多,风险系数更大。

采购员的薪酬,往往只有几千元,在一个公司内部,算是接近最低档的了,而且几乎没有奖金,因为他们的业绩贡献很难测算,不像销售那么明显。

实际上,销售人员对企业的贡献往往被老板高估了,决定企业兴衰的关键,不是销售能力,而是成本控制能力,当然主要是采购成本的控制。成本压下来了,售价才能有竞争力,销售才有充足的利润空间。

采购人员的收入与他们承担的风险更不匹配,除了上面提到的采购业务中的直接风险,那些因销售人员失职卖不出去的积压库存,因内部客户使用不当造成的索赔纠纷,因财务资金配置不当造成合同违约等问题,最后都可能转移到采购人员身上,如果处理不好,就成了采购的问题。

在这种大环境下,我们在学习如何做事情之前,先要学会如何进行自我保护,才能让自己变得“稳定" ,否则,可能你会比那些短命的供应商和产品更快地离开这个供应链。

自我保护第一招:
采购“公司”

企业招聘员工,可以看作是一种“人力资源的采购" 。
员工应聘就职于一家企业也是一种采购,它支付的是时间和精力,换来的是薪酬和平台。这是一种双向的采购。

采购风险在任何企业都会存在,但如果全都推给采购员来承担,这样的企业对于采购员来说就是不“稳定"的,应该尽量远离。
如果不幸正深陷其中,或者没有其他选择,那么我们可以暂时隐忍,同时,要锲而不舍地寻找下一个工作目标,不断尝试跳槽,争取早日远离危险的根源。

所谓“良禽择木而栖" ,此时的跳槽不是背叛,而是明智之举,是对社会价值观的贡献,可以让优秀的采购人员流向优秀的企业,促进企业的优胜劣汰。

自我保护第二招：
懂法、用法、守法

即便我们身处在一家“不负责任”的公司之中,难以自拔,只要我们懂法、用法、守法,照章办事,光明磊落,我们也无需害怕。

自我保护第三招：

凭证意识

采购的风险无处不在,防不胜防,一旦出现问题,犯错的一方往往会推卸责任。

此时,如果没有充分的证据,采购员很可能为别人背黑锅。

因此,采购中的各种凭证对采购者的自我保护非常关键。

《需求申请表》 《采购评审表》 《供应商调查表》 《产品测试报告》 《采购合同》 《采购谈判纪要》 《采购付款申请》 这些凭证既是对采购者的约束又是对他们最好的保护。

除了这些标准的业务采购凭证,在转移交接重要物资时,也要留心做好风险控制,保留签收的凭证,否则,可能因此吃大亏。例如,建立《物资或凭证交接台账》,每次都让接收人签字,以确保凭证留存。

因此,采购作为一种高危职业,必须要有凭证意识,任何重要的信息传递、重要的凭证转移、物资转移、责任确定,都要有凭证。不仅要有凭证,还要清晰规范,必要时还得具有法律效力。这些凭证虽然有点麻烦,但它能让人踏实,让你睡个安稳觉。

Answer 4

交流很重要，首先要显示出有诚意，怎样有诚意？自己想想，这样就拉近了距离，然后问的问题要专业，不要让别人知道你是新人，这就需要最基本这方面的知识了，最后就是自信，这样才会让别人有底，多看营销学

Answer 5

1.严格遵守公司的采购流程进行采购工作；
2.良好的跨部门及外界沟通能力；
3.供应商管理；
4.交期跟进。