如何做好企业档案管理

Answer 1

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

Answer 2

档案界一般把档案划分为：文书档案、科技档案、专门档案和音像档案（或特殊档案）四个种类。而档案分类是一项重要基础性工作，如果文件分类不清、组织体系混乱、材料没有“各归其位”，整理编目杂乱无序，整理者空耗精力，使用者“怨声载道”。

科学分类

按照国家标准，如《机关档案管理规定》、《归档文件整理规则》、《科技类档案案卷构成一般规则》、《纸质档案数字化规范》等，进行科学分类、整理，便于查询、利用。

定责

有些单位，没有专人管理档案，可以考虑指定某一人，在一定时期内兼管档案，保证档案管理的流畅。对于不再兼管时，详细填写交接清单，保证接替者，能快速上手适应，减少管理的真空期。

Answer 3

一是提高软硬件水平，包括配备必要的计算机和网络硬件设施和构建数字档案室的软件平台。二是实行人本化的管理。以档案用户为中心，开展各种深层次的档案信息服务。三是提高档案管理人员的素质。要求档案人员专业人员具备较高的计算机和网络技术应用能力。四是实现档案管理的信息化。主要应用的是计算机技术。此外还要以用户至上为原则，科学管理做好档案保管工作。

追问

如何以档案用户为中心，开展各种深层次的档案信息服务？

Answer 4

聘请文件控制工作人员，做好文件收发记录，每天用移动硬盘记录下收发情况，这样即使文件控制人员离职了，你还可以顺利的找到你所要的资料、档案，下一个文件控制人员上岗也会很快找到工作状态！

追问

那样岂不是增加了工作量吗？