关于集团采购的流程与制度的建立，忘指导！

Question

本公司是一个集团公司，主要采购大中原材料和辅料及零星采购，公司采购结构主要有采购总公司和子公司采购部，目前总部要求我们采购总公司采购大中原材料及部分辅料，子公司主要负责采购辅料及零星材料，但是采购总部刚成立大中材料采购能力不强，需要子公司帮忙协助，请问我们采购总公司该理出怎样的一个采购流程和制度才能合理，制度方面要挂钩到子公司的每个部门，明确到责任人，忘细心又经验的采购同行帮忙出谋划策，感激不尽。。

Answer 1

第一章 总则
第一条 为建立和完善物资采购管理制度,做到管理科学化、手续正规化，特制定本制度。
第二章 适用范围
第二条 本制度适用于公司大宗原材料、辅助材料、机械备件、电器备件物资及非生产设备的采购管理。
第三条 物资采购部负责大宗原材料和辅助材料、机械备件、电器备件采购、计划、核算和保管。
第三章 职责权限
第四条 本制度规定的订货采购工作由物资采购部负责。
第五条 公司价格委员会和综合管理部对物资采购部经济活动具有监督和审查的权力。
第六条 财务部对物资采购部所采购物资的票据具有审核权力。
第七条 其他部门对采购物资具有按照流程履行申报、支领和验收的权力。
第八条 物资采购部的权限。
一、负责采购方式设定、额度内资金的支配。
二、代表公司选择、评估、确定合格供应商并对外签署采购合同。
第四章 范围
第九条 物资分类
一、大宗原材料类：水泥、石子、机制砂、砂子、矿渣粉、粉煤灰、外加剂、膨胀剂等材料。
二、辅助材料类：办公用品类、劳保类、工具类、五金类、润滑油脂类、电工电料类、杂品类、燃油类、建筑材料类、汽车配件类、水暖类等。
三、机械备件：化验备件、通用备件、自制备件、标准备件、其他备件。
四、电器备件：电器原件、电器仪器仪表、其他备件等。
第五章 物资需求及采购计划业务流程
第十条 申报需求计划
一、大宗原材料采购计划的制定及审批流程。
年度计划：生产技术部每年12月15日前申报下年度的大宗原材料需求计划。
（一）大宗原材料月进货量根据库存及消耗量确定，生产技术部对粉料仓所需原材料（包括外加剂）月进货用量，需每月1日前以书面形式通知物资采购部进行采购。
（二）大宗原材料月份采购计划审批流程：采购员录入合同（根据合同有效期限录入）-->计划员下达-->物资采购部部长审批-->采购员采购。
二、辅助材料需求计划的分类及审批流程
（一）月计划：各部门于当月26日-30日前将本部门下个月的物资需求计划（手写）和录入物资采购系统。由物资采购部计划员根据物料库存量和需求量汇总编制采购计划。对于订货、加工周期较长的物资，要求使用处室提前提报计划。
审批流程：
低值易耗品、办公设备（有书面报告报综合部）需求计划：材料员-->部门部长-->专业人员审核-->综合管理部部长-->总经理-->物资采购计划员。
其他材料需求计划：材料员-->部门部长-->总经理-->物资计划员。
（二）追加计划：每月追加计划（包括急用计划）不超过两次。
审批流程：追加需求计划审批流程与月需求计划审批流程一致。
（三）急用计划：由各部门提出书面申请，要注明使用时间、用途和原因，经各站站长签字批准，交物资采购部。
（四）零星资产购置计划：审批流程与月需求计划审批流程一致。经过审批后，申报列入固定资产零星购置计划。
注：根据采购程序和制造周期需要，需求计划须按如下时间提前申报，（零星资产购置计划不列入考核次数）。
1、须订制的配件，需求计划的提前申报时间：
提前天数≥制造天数+运输天数+10个工作日
2、定型产品需求计划的提前申报时间：
提前天数≥运输天数+7个工作日
审批流程：零星资产购置计划审批流程与月需求计划审批流程一致。
第十一条 采购计划编制录入及审批流程
物资采购部计划员汇总生成采购计划-->物资采购部部长审核-->总经理审批。计划员汇总审批时间在每月月底前完成。
第十二条 采购计划审核
计划员收到手写或（网上）采购计划或书面急用采购计划后，首先审核计划的规范性。
一、名称、分类是否准确；
二、规格型号、品牌是否规范；
三、到货时间是否可实现。
其中：（一）审核不合格时立即标明原因后退回，由材料员重新下达。
（二）审核合格需求计划立即纳入采购计划实施采购。
第六章 供应商的选择、评价、洽谈合同订单审批流程
第十三条 大宗原材料供应商的选择确定
一、每半年进行一次招议标。通过招议标从价格上确定中标供货商。对新中标的供应商，物资采购部将组织专人（采购、质检人员），对其产品的质量、供货能力、运输能力、供货渠道、产品储量、信誉等进行考察，对考察合格的供应商，由物资采购部形成正式考察报告，经生产技术部签字审核（由生产技术部出具检验报告），报公司价格委员会审批通过后，方可确认为合格供应商并签订供货合同。在招议标期未满时，如有新的供货商要求供货，则也按考察报告的要求，对其进行考察后，确定其是否为合格供应商。
二、材料供货紧张时供应商的确定。
当货源紧张时，物资采购部会同生产技术部，对供货商进行资质、价格、质量、供货能力、运输能力、供货渠道等进行考证筛选，形成正式报告，经生产技术部签字审核（由技术部出具检验报告），报公司领导审批，监审备案，实行紧急采购，10日内补签合同。
第十四条 大宗材料价格的确定
在合同执行期内，如遇价格波动，物资采购部根据市场情况，对价格进行认定并形成报告，由物资采购部签字报公司价格委员会审批，本报告由物资采购部、综合管理部、财务部留存备案，物资采购部以此做为入库结算的依据，财务部以此做为结算付款的依据。
第十五条 合同的签订
确定合格供应商后，物资采购部与供应商签订采购合同，采购合同金额在5万元以下的经物资采购部领导签字，经公司监审人员审核、各站站长审批后盖章生效。采购合同金额在5万元以上的经物资采购部领导签字，经公司监审人员审核、各站站长审批、主管生产副总经理审批、总经理签批后盖章生效。
第十六条 大宗材料合格供应商评价
一、物资采购部要及时掌握市场信息，根据采购物资的质量波动、环境影响、职业健康安全影响情况，对供方进行定期评价，一般一年评价一次。根据相关信息建立供应商档案。
二、物资供应处建立并保存《合格供方档案》作为选择和评定合格供方的依据，对于信誉好质量高、发货数量准确，能保证本公司有计划的均衡生产，有利于本公司资金运作的供方，可确定为下年度合格供方。
三、物资采购部和生产技术部专业人员全面调查收集其质量活动、环境保护、职业健康安全有关的有效性证明文件和信息纳入合格供方档案。调查结果须形成书面报告以作为合格供方评定的主要依据。
第十七条 辅助材料的采购
物资采购部采购员负责选择供应商。
一、根据采购价格管理制度购买单件≥2000元，或单批物资≥5000元的，必须签订供货合同或协议。
采购合同手工审批流程：采购员比价、询价-->确定供货商-->编制书面合同-->物资采购部部长审核-->监审审核-->各站站长-->主管生产副总经理审批-->总经理签批-->盖合同专用章（合同或协议方可生效）
二、根据采购价格管理制度不需签订合同或协议的业务（非合同型）。
购买单件≤2000元，且单批物资≤5000元的，采购员经过比价、询价确定供货商，品牌、产地、价格及结算方式填写《零星采购审批单》-->物资采购部部长审核-->监审审核-->各站站长-->主管生产副总经理审批后采购员依据《零星采购审批单》执行采购任务。
三、急用物资采购计划洽谈业务（与上述采购流程相同）
急用物资采购计划由需求部门以书面形式报副总经理审批签字-->采购员比价、询价采购。
四、采购员月计划购买时间为每月3日—24日。追加计划按需求处室要求的时间完成采购任务。
第七章 材料验收入库
第十八条 材料入库
一、大宗原材料的验收入库。
大宗原材料的采购应与供方就质量验证方法达成协议,以验证进货的原材料是否符合合同规定的质量要求。采用进厂后验证的方式,以公司的质量结算单作为接收的依据，合同特殊约定的除外。验收不合格时物资采购部按合同约定执行，通常包括以下几种处理方式：
A.电话通知或计采人员去现场控制质量。
B.扣款或减少供货量。
C.暂停进货或限期整改。
D.取消合格供方资格。
以上措施经物资采购部领导审核。
发现供方提供的产品质量不合格，并对公司生产的产品质量具有较大直接或潜在不利影响时，生产技术部可行使质量否决权，以质量通知单的形式发至物资采购部，对供方采取暂停进货，直至取消合格供方资格的措施。
二、辅助材料实物入库：库管员须依据《合同审批单》核准无误后方可接货入库。
（一）正常情况：货物到厂后当天由采购员通知并组织保管员进行数量及质量的验收，技术含量高、专业性强的物资由申请部门组织验收。不合格的物资，由采购员负责退货或索赔处理问题，并将处理结果报上级有关领导。
（二）急用物资入库：库管员以需求处室提报的有“加急”字样的书面计划为准，库管员方可接货。
（三）票据入库、付款。
发票已到的物资办理正式入库
物资采购部采购员须依据《合同审批单》核对供货发票，并核对发票上物资名称、规格型号、数量、单价及金额是否相符，后手写或打印《材料入库单》，核算员核对后确认，机打一式三份（库管员、核算员、财务处各一联）。如不符需将发票退回供货方重新开据发票。发票入库时间须在当月26日以前录入完毕。
发票未到的物资需要办理暂估入库及暂估冲回。当月入库的物资，在26日之前供货方不能开据发票的，需由采购员办理暂估入库手续。以手写或计算机生成的《材料入库单》为准，打印一式三份（库管员、核算员、财务部各执一联）并办理暂估入库。
当正式发票到达时，需在计算机上办理暂估冲回。由采购员负责手写或打印《暂估冲回入库单》一式三份（库管员、核算员、财务处各执一联），和正式发票一起办理入库手续。
当月发票没有到达时，需在下个月1日在办理暂估冲回。由采购员手写或打印一式三份（库管员、核算员、财务处各执一联）。
采购人员协同财务人员根据合同的约定履行付款义务。
同一供应商处购买单批物资总价低于2000元的，可以现金的形式支付，超过2000元的以支票、汇款、电汇、承兑等形式支付。特殊情况由总经理批准。
付款单审批流程：金额在30万以下的付款，物资采购部采购员--＞物资采购部部长-->主管生产副总经理审批--＞财务部。金额在30万以上的付款，物资采购部采购员--＞物资采购部部长-->主管生产副总经理审批--＞总经理签批--＞财务部。
第八章 材料的出库
第十九条 出库
一、大宗原材料的出库
生产技术部统计员每月30日上午11：00点以前由生产运输处材料员与大宗原材料保管员进行原材料消耗对账-->对账无误后由材料员将领料内容手写到《领料单》上（每月28日下午15：00点前）-->生产技术部部长审批-->库管员确认-->核算员核算
二、辅助材料的出库
计划内（外）领料：各部门材料员手写《领料单》-->经各部门领导-->各站站长签批-->物资采购部库管员完成支领。《物资出库单》一式四份（库管员、核算员、财务处、领料部门各执一联），领料人签字。
第九章 采购员报销
第二十条 采购员将已验收入库的材料发票后附入库单和入库验收单，并按照《财务管理制度》经物资采购部核算和物资采购部部长审核后，发票交财务处进行签收、报销。大宗原材料按照采购合同约定进行付款。
第十章 考核
第二十一条 各部门月需求计划须在每月26-30日前完成，每延期一天减罚相关部门材料员、部门领导各50元/次。
第二十二条 各部门每月限报两次追加计划，第三次减罚相关部门50元，第四次减罚相关部门100元，超过两次的临时计划视为下个月采购计划。对于正常的计划变更或领导指定的计划，可不予考核。
第二十三条 各部门申报的需求计划须明确物资名称、规格、型号、数量、图纸，对有特殊要求的采购物资各部门应特别注明，因报计划有误使购买物资不能使用，造成经济损失的责任部门扣除当月绩效工资。
第二十四条 因计划错误而导致物资积压（超过3个月），减罚相关部门100元/次。
第二十五条 验收部门未能及时验收，且在使用过程中（保质期内）出现质量问题，或经使用未达到预计寿命的，减罚验收部门和采购部门材料总价值各50%，给公司造成重大损失的，做为管理事故另行处理。
第二十六条 燃油验收必须在库管员通知后及时验收，没有及时验收的减罚验收人50元/次，并视同合格。
第二十七条 追加计划（包括急用计划）物资到货后两天内未支领的，减罚相关部门200元/次。
第二十八条 物资采购部须在每月24日前将当月物资采购完毕（特殊情况除外），未在规定时间采购进厂并延误生产的，减罚物资采购部部长和采购员各200元/次，特殊情况需说明原因。
第二十九条 物资采购部必须按照采购价格制度，选择合同和非合同，如不按此执行，减罚100元/次。
第三十条 物资采购部没有按照需求计划的规格型号采购的，购买的材料应及时更换，如无法更换造成的损失在物资供采购部部长和采购员当月绩效工资中扣除。
第十一章 附则
第三十一条 本制度由物资采购部解释。
第三十二条 本制度自颁布之日起执行。

Answer 2

成立供应部，审核部。供应部负责采购，审核部在使用认证后让老总签字再给财务。