第1个回答 2016-01-03
一、与上司沟通的规范要求
与上司沟通分为三种情况,接受指示、向上汇报和商讨问题,下面分别就其规范要求进行讨论。
接受指示的七个规范要求:
1.在进行这种沟通之前,明确与上司确认沟通的时间和地点。
2.被上司突然招去接受指示时,事先要问一问沟通的内容,以便作好思想准备。
3.认真倾听。
4.不要担心上司觉得自己理解能力差,要多发问,以明确有关指示的三个问题:一是指示的目标要求是什么?明白这一问题,才便于后面的行动;二是指示的依据是什么?明白了这一问题,才能提高贯彻执行指示的能动性;三是落实这一指示,上司有何思路?明白这一点,才能准确地贯彻执行这个指示。
5.对上司的指示进行反馈,让上司就重要问题进行澄清和确认。
6.接受指示,必须首先将指示接受下来,避免急于表达自己的观点。即使自己对上司的指示有异义,也不要急于反驳;可待上司把话说完之后,按照上司的思路,以假设的口吻提出异义,让上司思考解答。比如“如果这样会……,那该怎么办?”
7.不要针对上司的指示抱怨、发牢骚。不要在接受指示时与上司进行讨论和争辩,以免因为考虑不周,对问题阐述不清,说服不了上司,反而引起不快,但可以把自己疑惑的问题概括出来,并让上司确认时间、地点,再进行沟通。
向上司汇报沟通的五个规范要求:
1.汇报的内容要与上司原来的指示、计划和期望相对应,避免文不对题,浪费上司的时间。
2.从上司的角度来看待工作,关注上司的期望,对上司所关注的问题,应重点详细进行汇报。
3.汇报过程中要主动寻求上司的反馈,确认上司对自己所作的汇报内容已经理解和把握。
4.汇报时尽可能客观、准确,不要突出个人、标榜自我,避免引起上司的反感。
5.对上司做出的工作评价,如有不明白之处,必须复述后让上司确认,以获知上司评价的真实意思。
与上司商讨问题的六个规范要求:
1.表达须简明扼要、准确完整,并突出主题和重点。
2.针对具体的事情进行分析,表达自己的观点和想法,避免针对具体的个人进行评价。
3.不要把与上司讨论问题当作义务履行,仅仅表达“我说了”还不行,还必须让上司理解和明白“我说了什么”。
4.避免与上司进行辩论,即便商讨问题也要注意口气,表达上要委婉,不必对每个问题都非要争出一个是非对错来。
5.不要在所讨论的问题中加进自己的情绪。
6.避免把自己的意见强加于上司。
二、与下属沟通的规范要求
与下属沟通是管理沟通的重要内容,其形式有三,下达指令、听取汇报和商讨问题。能否充分有效地进行这些沟通,会直接影响到企业组织运行的效率。
下达指令的八个规范要求:
下达指令是上对下沟通的一种基本形式。指令内容,下达的方式、方法不同,可能会有完全不同的效果。因此,下达指令也必须讲究艺术。这种艺术是保证指令下达有效的基础。
1.自己对指令有明确、全面的界定:指令的具体内涵是什么?为什么下达这一指令?指令的具体要求是什么?由谁监督指令的实施?什么时候对指令的落实情况进行检查?在什么时间和地点验收结果?对指令的实施有什么方向性思路?
2.态度平等,用词礼貌。多使用“请”、“”等词向下属下达指令,而避免用“你应当怎么样”、“你只能怎么样”、“组织限制你怎么样”等口气下达指令。
3.通过激发意愿,让对方自己承诺,主动请缨,避免让下属被动地接受指令,不要以一种绝对不容置疑和不可挑战的组织原则,强制性地下达指令。
4.让下属充分理解指令的意义和价值,让下属感到所接受任务的光荣,和他能承担这一任务的自我价值。
5.让下属复述指令要求,确保下属准确无误地理解指令的要点和要求。
6.明确告知自己能为下属提供的资源和支持。
7.询问下属落实指令的困难,并指明解决的途径,帮助下属树立信心。
8.允许下属提出问题和要求,并尽可能给予正面解答。
听取汇报的六个规范要求:
听取下属汇报,是管理沟通中最常见的形式,要保证其有效性,必须遵循以下规范要求:
1.要事先有时间和地点的约定,让下属做好充分的准备。
2.注意倾听,让下属感到自己以及自己所承担的工作为领导所重视,同时在倾听中发现问题。在一般情况下,人们倾向于淡化自己在工作中的失误,尽量把问题缩小,而夸大所取得的成绩。通过倾听可有助于发现下属不愿暴露的问题。
3.多鼓励少插话,防止下属揣摩到你的倾向后,根据你的倾向,有选择地汇报,致使你不能获得想要的信息。
4.对于下属的汇报,要当场做出评价,该肯定的即时予以肯定,该批评的即时给以批评。
5.恰当地评价下属的工作,但要求以正面肯定为主,并让下属明白没有肯定,也就是有差距的。但评价表述要区分下属个性,分别对待,针对有些死心眼的人,不足之处必须明言。
6.适时诱导下属,让下属的汇报简明扼要,切中正题。
与下属商讨问题的五个规范要求:
与下属进行问题商讨,就是增加下属的参与度,从下属那里获取信息,并让下属感到自己受到尊重和信任,以激发其工作的主动性和积极性。如何与下属商讨问题?其规范要求有以下几个方面:
1.充分为商讨问题的沟通作好准备,可以事先制订商讨问题的计划或提纲,防止跑题,以便提高沟通效率。
2.注意多发问,多使用鼓励性的词语,诱导下属讲出自己的真实想法,抓住下属谈话的核心内容和自己想获得的信息。
3.在商讨问题的过程中,如果下属提出与自己不同的看法,要以尽可能快的速度做出反应,尤其是要从下属的角度思考问题,找出下属意见的合理性,并充分认定其合理性。
4.不要把自己置身度外,仅仅作下属工作的评价人,而要紧密地把自己的工作业绩与下属工作的成效关联起来,尽可能让下属产生责任感和使命感,畅所欲言地沟通,交换意见。
5.不要在下属明确问题解答的思路之前做结论,防止把讨论问题变成做指示,要求诱导下属自己通过整理归纳作结论,激发下属的信心和责任感。