如何巧用大纲视图快速重排word版面

Answer 1

对于由于内容顺序混乱而造成的目录顺序不当的文章，通常我们一定会想到先对文档内容进行手工排序，然后重新提取目录。但这样操作显然麻烦，而且也容易出错。对于从正文内容自动提取出来的目录，由于按住Ctrl键单击目录中的某条，可以直接跳转到正文的相应内容，目录条目与正文段落之间有必然的关联，因此我们可以考虑通过“大纲视图”完成内容的重新排序。(图1)

   　　1. 切换视图模式
切换到“视图”选项卡，选择“大纲视图”，进入大纲视图模式，此时可以大纲形式查看文档，内容将显示为项目符号。默认是显示所有级别，点击“显示级别”右侧的三角按钮，从下拉列表框手工调整为只显示“1级”(图2)。

   　　2. 调整内容顺序
接下来的操作就简单多了。我们并不需要手工拖拽各段内容的位置，只要调整各条大纲的顺序即可。对于移动整个段落相当方便。鼠标移到带圈“+”符号的上面，待光标变成十字形状之后，手工拖拽需要调整位置的大纲至相应的位置，很快就可以看到重新排列的效果(图3)。

   　　3. 再次更新目录
将显示级别重新设置为“所有级别”，此时可以看到已经完成重新排序的内容。关闭大纲视图，我们会发现虽然文档的内容已经完成重新排序，但目录的排序仍然没有改变。
这时并不需要从文档重新提取目录。选择目录，右击选择“更新域”，选择“更新整个目录”(图4)，确认之后即可获得与内容吻合的最新目录。

   　　小提示：
Word提供了自动提取目录的方法，前提是文档中的目录已经使用标题1、标题2…的样式。切换到“引用”选项卡，在“目录”功能组依次选择“目录→自定义目录”，选择显示级别，确认之后即可自动生成目录。