(一)结构要素
1．标题：一是由发文机关名称、事由、文种构成，如“×××省教育厅关于转请审批××大学学生公寓建设项目可行性研究报告的函”；二是由事由、文种构成，如“关于同意××××的函”。
2．主送机关：规范地标明主送机关的全称或者规范化简称。
3．正文：请求函(发函)的正文：
开头部分，说明制发请求函的缘由、根据、目的等，常用“现将有关情况说明如下”引入下文。
主体部分，说明请求对方批准的具体事项。如有必要，可考虑提出自身对需要审批事项的打算、初步意见或详细预案、方案，有多种预案时应说明自身所倾向的意见等，为审批单位提供一些可资参考的意见，这样有助于提高答复审批的效率。
结尾部分，再次向对方提出希望或请求，明确行文目的，如用“以上事项，请予批准”、“请即复函”、“请予批准为盼”等结尾语词收束全文。
审批函(复函)的正文：
开头部分，规范地引用来函的成文日期、标题以及发文字号，便于受文者查阅与处理相关公文，如：“你公司《关于×××××××××的函》(×××[200×]××号)收悉……”常用“现就有关问题函复如下”、“现答复如下”等过渡语句转入下一部分内容。
主体部分，具体答复审批事项，例如明确说明审批的依据、程序，写明具体要求，明确是否同意来函报批的事项，需要注意哪些问题等。如果不同意或者部分同意来函请求的事项，则要尽量说明缘由，以便受文机关理解。如果答复内容较多，为了条理清晰，可分条列项予以说明。
结尾部分，常使用“特此函复”、“此复”等结尾词结束全文，如分条列项予以答复的，则可自然收束，不需结尾部分。
4．发文机关。
5．成文日期。
(二)撰写要求
1．正确使用文种。请批函是向不相隶属的机关行文，请求或回复需要批准的事项，文种应使用“函”，而不应使用“请示”或“批复”。一些发文机关认为用“请示”比用“函”更能表示自己的谦虚与对对方的尊重，有利于所请求的事项得到批准，这种认识是不对的。同时，也要防止该用“复函”时用“批复”的现象发生。
2．坚持一函一事。请批函要避免一函中夹杂需要几个部门办理的多个事项，这样会使公文因辗转传递而延误办文时间，降低公文处理的效率。请批函的事项要明确，行文要简练，要直陈事项，不讲套话、空话、假话，内容要具有针对性。
3．用语得体、规范。语言要郑重、平实，体现出平等、礼貌和对对方的尊重。既不应使用命令式语言，也不应过于委婉或采用祈求式语气。
