如何推进质量管理体系持续有效运行

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烟草在线专稿 引：为提高行业综合管理能力，广西钦州烟草于2006年完成质量管理体系贯标工作并通过了体系认证。2010年下半年，钦州烟草将质理管理体系和职业健康安全管理体系进行整合，并对体系版本进行升级，发布实施。如今，四年已过去了，钦州烟草的标准化、规范化企业管理模式已初步确立，大大提高了行业管理水平，为行业稳定、持续、健康发展提供了重要保障。我们也应清醒的认识到，从上级对体系运行进行检查和我们内部的开展体系内审的情况来看，体系在实际运行中仍有许多不足，距高标准、高质量的体系管理模式仍有一定差距，下面就如何提高钦州烟草质量管理体系持续有效运行浅谈几点看法： 一、目前钦州烟草质量管理体系运行存在的主要问题 一是思想认识不到位。主要表现为一些管理层及员工对体系建立意义认识不深，对体系文件理解不透，对体系运行监管不严，致使持续改进效果不尽理想。 二是文件编写脱离实际，对工作指导作用不大。体系文件框架虽然已构建起来，对工作流程、岗位职责、应急响应等环节进行了规范要求，但从体系运行效果来看，存有职责界定不具体、管理权限不清晰、规章制度可操作性不强等问题，导致标准文件执行效果不够理想，体系运行存有偏差，标准化、规范化管理水平较低。 三是体系运行刻板，缺乏动态管理意识。质量管理体系是自我监督、自我发现、自我完善的动态科学管理体系，只有根据实际，及时更新，才能确保体系在PDCA模式下持续改进，尤其是在危险源辨识风险评价、法律法规的识别更新、培训计划制定与实施等项目中，缺乏动态管理意识，存有机械性的只更换日期而不变更内容的情况，一定程度上影响体系的运行质量。 四是对内审人员管理薄弱，缺乏行之有效的激励机制。主要表现在内审人员素质参差不齐，缺乏对内审工作的绩效考核，或考核范围不全面，或考核内容不切实际，致使内审员工作积极性不高，这些势必影响了团队和个人的积极性和创造性，这已成为管理体系持续有效运行的核心问题。 二、提高质量管理体系持续有效运行的具体措施 1.强化培训，提高认识，深入做好管理体系宣贯工作。 一是加强全员体系文件培训。多年来，烟草行业已形成了固有的安全管理运行模式，有过许多行之有效的管理方式方法，一些职工难免形成了惯性思维，因此，在管理科学、理论严谨的管理体系面前，全员务必要转变观念，打破思维定势，消除疑虑，增强信念，全力推进体系宣贯。每年初，体系实施部门要根据各部门培训需求，综合考虑企业的发展需要以及上级的要求汇总编制《年度培训计划》，对最高管理层、中层管理人员、内审员、安全员都要有相应的培训目标与计划，确定培训时间、人员、目的、内容和方式，并报体系管理者代表批准后，下发各部门实施。每次培训完成后，人事劳资部门采取笔试、口试、实际操作等形式要对培训效果进行验证，并存档备案。管理层是体系运行的先导，管理层的重视程度直接关系着体系运行的整体效果，因此，管理层务必要身先士卒，主动学习体系文件，要清晰体系建立的目的及意义，清楚体系整体框架结构，熟悉体系日常监管程序，每年接受不小于8小时的体系知识培训，内容包括适用于企业的法律、法规、标准及相关的安全知识，危险源有关的运行控制程序及管理方案等。同时要通过体系内审、管理评审及外部监审的机会，加强体系实践培训，提高全员对体系的认识与理解。 二是积极开展管理体系宣传活动。当前，行业正推行企业文化建设，安全文化构建也是其中一项重要内容，要以此为契机，广泛采取多种形式加大宣贯力度，可采取张贴安全条幅、制作宣传展品、开辟体系论坛专栏、组织体系知识竞赛等多项活动，使企业全员从思想上彻底认识到体系建设的重要性和必要性，真正把质量体系的规范融会到日常工作中去，在广大干部职工心中树立起“依法行政 服务规范 持续创新 追求卓越”的大局意识。 文件是保持体系有效运行、企业规范管理、持续改进体系绩效必不可少的依据，是体系运行的前提和基础。如果企业的管理体系文件不准确、不完善，则有可能造成体系运行失效，或使体系工作成本增加，影响体系的实施效果。因此，企业建立管理体系，务必要把体系文件管理放在体系管理的重要位置，着重抓好以下几点： 一是要清晰体系各层次文件特点和联系。质量管理体系文件分为管理手册、程序文件、作业文件和记录文件，其中手册属纲领性文件，体系范围内的所有活动都必须符合管理手册的规定；程序文件是对实施管理体系所有相互关联的过程和活动的描述；作业文件是指导体系运行的具体工作指南；记录文件则是对企业完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。四级文件相辅相成，紧密相连，构成了完整的职业健康安全管理体系文件构架。 二是要明确文件管理职责。体系实施部门负责组织编制体系管理手册、程序文件和作业的并负责发放和管理；最高管理者负责质量管理手册和程序文件的批准；管理者代表负责体系管理手册和程序文件的审核，负责第三层文件的批准，只有职责清晰，要求明确，才能确保体系文件构架建设顺利有效实施。 三是要实事求是，深入调研，建立起适合企业自身实际的管理文件构架体系。要充分结合企业自身实际情况，对企业规模、危害因素、技术工艺、职工素质等因素进行科学细致分析，建立适合企业实际，简洁操作，易于执行，务实高效的文件体系构架。在体系框架建设中绝不能单偏信咨询机构，好高骛远，一撮而就，务必要沉下心境，躬身实践，踏实调研，深入摸索，细化文件编订基础工作，强化文件修订评审，建立起一套简洁高效的管理体系文件。 管理手册文件编写要严格遵循体系标准要求，确立管理方针、目标指标及管理方案，建立管理体系的岗位职责、权限和相互关系，对文件审批、评审、修改和控制做出了明确规定。努力做到系统阐述，重点突出，层次清楚，协调统一，整体优化，切实可行；程序文件及作业文件编写要充分考虑到了文件的“可操作性”和“可检查性”。要具体说明了如何开展此项活动、如何进行控制，如何检查，并逐一列出开展此项活动的工作流程和细节，即：“由谁干，干什么，干到什么程度，达到什么要求，如何控制，形成什么记录和报告”等，且要符合质量管理体系审核规范以及国家或行业的有关法规要求，文件一旦批准实施，就必须作为企业的内部法规认真执行，确保体系文件的“系统性”和“法规性”；记录文件编写要与程序文件和作业文件同步进行，确保与程序、作业文件协调一致、接口清楚，要充分遵循各项工作的具体要求，务求达到“全面、简单、适用”，使其体系在运行中最大限度的与工作实际相结合，保证企业安全管理绩效在PDCA模式下稳定、持续提高。 2.全面考核，绩效管理，认真抓好质量体系内审队伍建设。 管理体系内审员是管理层与基层沟通的纽带，是体系持续运行的监管者，是第三方监督审核的联络员，是不符合项改进与纠正的实施者，在整个体系运行管理中起着关键作用。因此，提升体系内审员的综合素质，加强体系内审队伍建设是确保体系持续有效运行的重要环节。 一是加强内审员的选拔与任用管理。目前，行业体系内审员素质参差不齐，尤其是县局营销部，由于人员紧张，对体系文件理解不透，一定程度影响着体系运行质量。因此，务必要抓好内审员的选拔与任用管理，要结合企业实际情况编制《内审员管理办法》，对任用条件严格把关。同时要具有相应的语言文字能力，能起草一般性文件和专题调研报告，具有较好的口头表达能力，同时内审人员不但要有较高的专业技能，还要有较高的道德修养，思想政治觉悟高，热爱本职工作。另外，务必要保持内审队伍的稳定性，充分发挥其监督、评价、管理等职能，提高体系运行质量。 二是强化内审员培训。企业要建立起一整套内审员培训计划与方案，并要使每一位内审员达到相应的任职要求，使其深入理解体系文件，了解安全生产相关法律、法规，熟悉本单位的组织沿革、管理机制运作和安全管理基本情况，熟悉各种安全防范措施，掌握安全管理规章制度和操作规程，熟悉安全教育培训和档案管理知识等。使其具备丰富的专业知识、过硬的管理技能、良好的沟通协调能力。 三是加强对内审员考核，强化绩效管理。首先，要制定《内审员绩效考核管理办法》及《内审员奖惩办法》，所制定考核标准必须要量化，对不同单位、岗位的内审员，都要确定量化的考核标准，使量化标准与履职效果能方便地进行对比。所制定的奖惩办法务必奖惩明确，为员工提供一个意志行为选择的依据。其次，奖惩依据的制定必须公开透明，所有内审员都能准确、全面地把握其具体内涵和要求，避免发生为了奖励而奖励，为了惩罚而惩罚的无效活动。真正使奖惩成为诱导人们行为选择的有效激励措施和企业激励机制建设的主体内容。这样，会大大提高内审员参与体系建设的热情，真正会把优化体系管理为己任，对提高企业综合管理水平会起到极大地促进作用。 总之，实施质量管理体系是行业从传统管理向现代管理转变的具体实践，是培育提高行业管理人员专业技能和综合素质的具体措施，是提升企业管理水平和预防事故的有效途径。因此，今后我们务必要以体系建设为重点，强化管理，狠抓落实，努力将企业的安全管理融于自我监督、自我发现、自我完善的科学管理体系之下，细化工作部署，明确岗位职责，强化工作措施，采取一切有效措施，推进体系持续有效运行，确保行业持续、稳定、健康发展。