关于费用报销单和付款申请单的问题。

Question

如题。我现在不明白付款申请单的用法。

举个例子：我们公司自己自己在建一栋办公楼。负责采购工程物资的采购员需要来我这里报账。

有的时候，数额较大的款项，他就填一个付款申请单，找领导们都签字，然后让对方直接来财务取货款。对方把发票给我，采购员把验收入库单给我。然后我就入账了。

但是有的领导说这样做不对。他说付款申请单不能这么用。他说付款申请单和借款单在某种意义上来说是一样的。属于预付款的性质，要挂在供应商的账上。等发票来了，还要采购员填写费用报销单，然后冲了供应商的账。

我觉得很迷惑，领导说的那种情况是分次付款的情况，这我理解。我想知道的是：一次性付款的那种情况就不能用付款申请单来付款吗？
如果一次付款就可以获得发票，还需要采购员再写费用报销单吗？
如果是这种情况，付款申请单入账时，需要附什么单据作为原始凭证啊？

我也是生手，而且公司里没有老会计带我。很多问题都不懂。希望前辈们不要见笑，大家帮帮我。谢谢了！

Answer 1

付款申请单是支付款项的申请和审批，是用于同意支付这笔款项的作用，主要目的是请领和支付款项。费用报销单是报销费用的审批，表示经济事项对应的款项可以进入费用或成本。你主管说得有道理，支付申请单不能作为费用报销单来使用，但有的单位在支付的金额较小时，将费用报销单可以作为付款审批单使用。
我说的是一般单位的通行做法，你们单位也许有你单位的特殊情况，请看一下你们单位的财务管理操作规程，这里面有详细规定。

Answer 2

小额资金支出，可以采用费用报销的方式处理，但是对于金额大于一定金额，公司自己确定，如：1000的供应商支出费用，最好采用付款申请单的方式支出，发票到位后由申请人员办理报销，你直接入账即可。