整个沟通过程由七个方面要素组成，即信息源、信息、通道、信息接收者、反馈、障碍和背景。
1、发送者需要向接受者传递信息或者需要接受者提供信息。这里所说的信息是一个广义的概念，它包括观点、想法、资料等内容。
2、发送者将所要发送的信息译成接受者能够理解的一系列符号。为了有效地进行沟通，这些符号必须适应媒体的需要。例如，如果媒体是书面报告，符号的形式应选择文字、图表或照片；如果媒体是讲座，就应选择文字、投影胶片和板书。
3、发送的符号传递给接受者。由于选择的符号种类不同，传递的方式也不同。传递的方式可以是书面的，如信、备忘录等；也可以是口头的，如交谈、演讲、电话等；甚至还可以通过身体动作来表述，如手势、面部表情、姿态等。
4、接受者接受符号。接受者根据发送来的符号的传递方式，选择相应的接受方式。例如，如果发送来的符号是口头传递的，接受者就必须仔细地听，否则，符号就会丢失。
5、接受者将接受到的符号译成具有特定含义的信息。由于发送者翻译和传递能力的差异，以及接受者接受和翻译水平的不同，信息的内容和含义经常被曲解。
6、接受者理解被翻译的信息内容。
7、发送者通过反馈来了解他想传递的信息是否被对方准确地接受。
结构与分类
1、沟通按结构分类
沟通的基本结构包括信息、反馈、通道三个方面，缺少任何一方都完不成沟通。沟通按具体结构划分可分为非正式沟通网络与正式沟通网络两种。通过对“小道消息”的研究发现，非正式沟通网络主要有集束式、流言式、偶然式等典型形式；正式沟通网络有链式、轮式、全通道式、Y式等形式。
2、沟通按信息流动方向分类
沟通按信息流动方向分类可分为上行沟通、平行沟通和下行沟通三种。
沟通按沟通方式分包括语言沟通和非语言沟通，语言沟通包括口头语言沟通和书面语言沟通，非语言沟通包括声音语气（比如音乐）、肢体动作（比如手势、舞蹈、武术、体育运动等）。最有效的沟通是语言沟通和非语言沟通的结合。
要素二：对象。要获取正确的信息，就要找对人进行沟通。管理者如果对企业组织内部分工不熟悉，就会出现找错了沟通对象的问题。要是在冲突管理之中，找错了沟通对象，会导致信息错位，不仅不能避免冲突，反而会因为找错了人，加速原来的冲突的升级。在和客户的沟通之中，管理者就一定要注意什么样的问题找什么样的人，毕竟中国商业社会伦理之中讲究“门当户对”，找准沟通对象才有对话基础。
要素三：地点。中国有句俗语，到什么山上唱什么歌。不管进行什么样的沟通，都应该注意场合。有的管理者在这方面有些大意，比如在公司员工大会上，直接问有的员工为什么早上迟到，这就是不注意场合。不注意场合的后果有很多，但最终必然是导致沟通失效，激化冲突。中国式沟通里，地点的选择已经不仅仅是为了营造一种氛围，更表明了管理者的态度。跟员工沟通，在食堂肯定就轻松，在办公室肯定就显得严肃。选择正确的场合，对应沟通的目的，能够让对方感到受尊重。
要素四：技巧。技巧显然是能够促进沟通的效果的，怎么样让沟通更加顺畅，或者在其中让人更加清楚地明白管理者所要表达的观点，以及让对方能够畅所欲言，好的沟通技巧显然会让管理者更容易实现沟通的目的，提高沟通的效率。之前我们对于沟通的技巧也谈了很多，不再赘述，但是我还是想提醒广大管理者一下，运用技巧要适当，过多的技巧会让对方感到管理者“巧舌如簧”或者“八面玲珑”，不够真实可靠，这就是用过了头。一旦太超过限度，就让沟通有了副作用，得不偿失。
要素五：人际关系。管理者可千万不要等到要沟通的时候，再去和人打交道。功夫在平时，在日常管理之中，管理者就应当注意和企业组织成员建立良好的人际关系，关键时刻，就会发现，有着良好的人际关系的人之间，双方已经基本对彼此有个较为准确的认识，沟通起来就会顺利许多。不要为了沟通再去建立人际关系，那就晚了。对于管理者来说，人际关系必然是笔宝贵的财富，一定要小心经营。而且，沟通还能够稳固人际关系，这样就能够形成一个良性循环，为管理者源源不断地带来便利。
要素六：态度。把态度放在最后讲，是因为态度问题确实是最重要的问题。沟通的态度比沟通的信息还要重要。有的时候，哪怕信息不是令对方满意的，有个良好的态度，双方还是能够很愉快地结束沟通，甚至因为态度好，而进行一些妥协让步，也是很有可能的。态度可以看出来很多信息，一个对于沟通态度不端正的管理者，即便把握了上述五个要素，也还是不能成为最好的沟通者。有个良好的态度，是管理者开展沟通最要紧的前提，态度都不好，谁也不会愿意跟这样的人沟通。
2007年，有一家很著名的汽车厂家因为新车型有设计上的缺陷，向先期购买的一批用户，发出了召回请求。不管怎么说，消费者买了新车，却又要被召回，他们心里是很不舒服的。但是这家企业和消费者积极沟通，非常诚恳地提出了许多可行的措施，最终使得这些消费者十分满意。而同年，有家跨国连锁超市的货品标价出了问题，结果消费者都找上门了，他们依然不愿意正面接触，这种恶劣的态度经过媒体曝光之后，这家超市的声誉受到了极大的损害。这就是态度好与不好的差别。沟通是把管理的利器，只有懂得沟通要素的人才能完美地驾驭它，才能合理避免冲突。本回答被网友采纳
微笑是职场沟通最简单而有效的方式， 它是人与人进行沟通的最快的方式，平和如天使般的微笑不仅可以使个人魅力得以提升，还可以给您的生活、工作增添明媚的阳光和无限的暖意。交谈时，你需要用心聆听对方说话，了解对方要表达的信息。若一个人长时间述说，说的人很累，听的人也容易疲倦，因此，在交谈时，适度地互相对答较好。
没有记录等于没有发生”，书面的记录沟通能有利于信息的充分、准确传播，提升执行力让信息沟通更顺畅。精诚所至，金石为开”唯有真诚之心才能打动人心，以真诚之心对待他人，它是良好沟通的极佳基础，因此我们才能获得他人的信任，建立良好和谐的关系。目光交流处于人际交往沟通的重要位置。人们相互间的信息交流，总是以目光交流为起点。目光交流发挥着信息传递的重要作用。 故有所谓眉目传情。心灵沟通的基础是沟通，没有沟通怎么能够深入到心里，又怎么能够进入的心灵?先彼此无条件倾听，然后百分百分享对彼此的期待，看看彼此的心和需要
强调倾听的另一个理由是，人们通常只是关心自己感兴趣的事物，而不愿意参与与自己的兴趣和生活无关的话题。与人交谈时，你总是围绕自己的生活进行自我表达，只顾说自己感兴趣的话题，开始对方也许还有兴趣听，时间久了他们便会畏惧你的喋喋不休，甚至会回避尼、躲着你，从而影响你的人际关系。
一个好的沟通大师一定是一个不错的倾听者，他们能认真倾听别人的话语，常常用一些话来积极回应对方的谈话，如“噢，是那样啊！”“那可是一个有趣的事情”等等，并适时提出一些相关的看法。这样的交谈会使对方热情高涨，交谈结束之后会有一种愉快感。那么，怎样做才是一个“沟通高手”呢？
第一、平心静气，不随意打断和推测。
耐心让人把话说完很重要，因为无论对方谈的是日常工作还是委托你做事，谈话的主题一般都会在句末进行肯定或否定，也就是说，你总是有发言的机会的。因此不把话听到最后就不能知道对方的真正意思。不要只听到一半或在还没有搞清楚对方想说什么的时候就不耐烦地打断对方说：“你是不是想说这个？”。这样会让对方感到对他不尊重。
第二、身心贯注，认真倾听。
每个说话的人都会一边看着听者的表情，一边适时地改变话题或提高声音，以便让对方理解自己的主张或看法。因此，在与对方交谈时，你要尽量使自己的视线与对方保持协调，视线范围最好控制在颈部与额头之间，并辅助以“嗯！”、“噢！”邓言语追踪，以便让对方有一种安心亲切的感觉。对于女性而言，不要将你的视线总是停留在对方的胸部或其它敏感部位，以免引起误解。
第三、适时反映对方的谈话内容及情感。
这里的“反映”是指，通过重新叙述对方的话语，达到“我听懂了你的话、我明白你的情绪和感受”的目的。倾听者是说话者的一面“镜子”，反映的功能是让对方知道你“懂他”。例如对方带着焦虑的情绪说他最近“心里很烦”、“睡不好觉”等等，你就可以加以反映：“噢！你因为心情不好而失眠，你感到这是个问题”。你要相信，准确的“反映”是快速拉近心理距离的有效策略。
第四、控制谈话，不迎合无关话题。
并非无条件的耐心倾听就能建立良好的人际关系。如果你总是认受别人对你的语言折磨，你就会变成一个别人的语言情绪的“垃圾桶”，迟早有一天你会因不堪忍受而发脾气或者远离这些垃圾的制造者。因此你需要学习控制谈话的技巧。
第五、遵从“趋同”效应，保持与对方协调一致的语言风格。
在与人交往的过程中，自觉不自觉地在语调、语速、姿态、风格等方面与对方趋于一致，可以造成某种心理感应，引起精神共鸣。在心理学中，我们把人分成三种类型：第一种叫“视觉型”，这种类型讲话速度特别快；第二种叫“听觉型”，它给你讲话时声音较小，不时用耳朵听；第三种叫“触觉型”，讲话要想半天才能说出来。每一个人最喜欢的是自己，当你与对方交谈时，在讲话方式及相关姿态上趋同于对方的风格，使其产生“知己”的感觉，必定会有意外的收获。
第六、就事论事，避免人身攻击。
如果你因为别人的误解或者自己工作的失误而遭遇上司的批评时，不应该不马上反驳或辩解。不管你到底有没有做错，你都要先耐心地听完他们对你的意见，然后再把自己的观点表达出来。如果你不等对方说完就马上反驳：“这又不是我的错”或“我知道错了，你说够了吧”，你们之间就可能产生融阂，对方很可能会变本加厉地批评你，而不是冷静地分析你的观点，做出客观地评价。不论你有多大的委屈，在为澄清问题和说明真相时，需要就事论事，避免过多的情绪化语言，避免对别人进行人身攻击。本回答被网友采纳
