如何策划、组织大型活动

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大型活动组织通俗地讲，就是一项有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的社会协调活动。包括：会展形式、节庆形式、民俗形式、宗教形式、企业形象公关宣传形式等。第一阶段：调研。任何一个大型活动必须要有一个鲜明的主题。在进行一个大型的活动策划之前必须就主题进行调研。一次大型的活动，即是这个主题对公众或参与者的重要展示，市场调研可以帮助活动的策划者确定哪个是活动的目标客户市场或第一市场，以及了解到目标客户对大型活动的期待性要求有哪些，希望达到什么样的目的和效果。调研的内容可以是国家关于有关大型活动的法律法规，如消防安全等规定，以及适用人群、公众关注点、是否有道德或宗教限制、活动的时间及地点是否适宜等。第二阶段：设计，提练主题，进行创意。在活动的调研完成并确定这项活动的举办是可行的之后，就需要进行活动的设计。这是激发创意与灵感的阶段，是让活动组织者设计整个大型活动蓝图的阶段。要想让大型活动不落俗套，必须要有创意性的思路及变革的想法。在创意过程中，可以运用头脑风暴法等来集思广益，用纸张记录下大家的奇思妙想，不要一开始就进行评价与归类。然后再根据所记录的想法，运用5W1H的方法进行提问，使一些想法能够与大型活动的主题目标达到一致性。在此过程中，一定要评估可能实施并能运用的资源是否可行，如政治资源、人力资源、财务资源等等。例如审慎的考虑财务资源，是否能提供足以维持此活动的开发与执行，以及是否有渠道运用此活动进行筹集到足够的活动经费，以及各类资金的流向，从而确定收益与支出之间的关系，以及此支出是否与当初的主题及目标能否达到预期效果。第三阶段，活动的有效策划。策划期通常是大型活动组织管理中用时最长的周期。从各种大型活动策划与实践中，如果调研越准确，设计质量越高，那么策划期相应的越简单，用的时间也越少。在此阶段要充分运用时间、空间以及速度三个因素来确定直接的资源是否得到充分的运用，三因素能否有效的运用直接关系到大型活动的最终结果成功与否。时间因素即指你可以运用来做大型活动的时间，或者说是你拥有多少采取行动或做出反应的时间。策划和实际创作的用时多少对活动组织的成本，有时甚至对活动的成功，起着重大的影响。制订详细的活动计划，每个细节所需要的时间都要明确考虑。一般情况下，你都是预测，所以必须对每个阶段都要加上一定的超时保险系数，以免到时手忙脚乱。一般情况下，按10%的超时保险数就足够了，这样策划组织者在每个阶段都可以很从容完成相应的工作。空间因素是指与活动有关的各种重大决定之间制订的时间，也指大型活动的物理空间。时间与空间的关系不间断地贯彻于活动的全过程。空间的选择要看参加活动的人群，例如上了年纪的老人无法进行激烈的活动或者在冰冷的天气下活动，那么对于此类人群的活动空间就需要格外注意。此外，对于大型活动场所外的交通安排，人群的紧急通行安排等，都要做出详细的规划。活动策划的最后一个因素即是关于大型活动策划期间对于行动发生的速度。意即对策划的组织者是否每项行动都能在最佳的时间内展开，要对每个行动完成的速度进行管理。一个良好的活动策划，组织者能把握每一个细节任务的速度，当急则急，当缓则缓。在大型活动举行当中，有效地把握活动进行的速度，有利于调动活动的气氛，以及让参与者能够休息与参与相结合，达到最佳的活动效果。第四个阶段：大型活动的协调。在大型活动的过程当中，需要协调的因素很多。对外需要协调政府，以及一些职能部门如公安消防、交通管理部门、医院、学校等等凡是能涉及到的因素。对内需要协调场地、人员、时间、参加者等等。任何事情都不可能一帆风顺，所以要求大型活动的策划组织者，始终保持良好的心态，以积极的态度，探索使用正确的方法去解决大型活动实施过程中所遇到的每一个细小或者重大的事情，并视解决问题为一种挑战，视解决协调问题有结果为一种乐趣。评估是大型活动策划与管理的最后一个阶段，也是总结及检讨改善，以及策划与管理下一个大型活动的阶段。