物资管理制度
一、物资申购
1、本着控制成本,节约资源的原则,各部门要根据需求情况,认真填写物资申购计划表,明确物资名称、规格型号、参数、质量要求、数量、厂家及到货时间,并于每月15日、28日将物资申购计划表提交物资采供部。
2、物资使用部门要认真审核申购的合理性及必要性并交库房核对,避免物资重复申购和过期浪费。
3、使用部门填写物资申购计划表—库房核实—分管领导审核—总经理审批—物资采供部采购。
二、物资入库
物资到库后,由采购员和物资管理员核对申购计划表,并由使用部门验收合格后办理入库手续。如有短少损坏、变质和单价不清等物资,应在当日通知采购员进行处理。
三、物资入账
入库手续办理完毕后,由供应商开具有效发票,物资采供部根据入库单据或发票核对无误后,经物资采供部、财务部和总经理审核签字后由财务统一办理入账手续。有下列情况之一的,财务部不予入账。 1、所购物资不在供应计划之列的。 2、物资价格超过计划之列的。 3、入库单与票据不符的。 4、入库单无检验人员签字的。
四、物资管理
(一)常规物资管理。
1、凡验收入库的物资,库房应按照物资类别、规格、型号、性能等分区摆放并登记造册,切实做到帐物相符。
2、所有物资出库要严格按照领料单所列领料部门、名称、规格、型号、数量并经领料部门主要领导签字方可发料,公司仓库不得以任何理由私自外借物资。特殊情况需经综合管理办公室批准并完善借用手续方可外借。借用手续一式两份,一份由仓库保存,一份由本人保留。外借物资损坏或丢失由外借人赔偿或修复。
3、在领取物品时,凡是能交回的旧物,必须实行交旧领新制度。交回的废旧物由仓库妥善保管,需要处理时,经领导批准集中处理。
4、物资管理员要本着保证重点,兼顾一般的原则,统筹安排、合理调度,确保公司生产和经营正常运转。
5、对库中物资必须做到标记鲜明、材质不乱、数量准确、型号清楚,无差错,无丢失,无变质,发现锈蚀及变质要及时进行除锈和清理。
6、各用料部门退回的物资,要根据退料部门所列名称、规格、型号、数量、质量等办理入库登记。
7、物资管理员要确保夜间施工、维修领料,如遇特殊情况不 能当班办理手续,事后用料单位要补办领料手续。
8、物资管理部门要每月自行盘点,年终由公司统一盘点。仓库要编制《盘点明细报表》上报公司,对盘盈亏损及报损、报废要认真分析原因并造册报公司处理。
9、物资管理员应提高警惕,切实做到防火、防盗、防冻、防毒、防损坏、防事故等安全保卫工作。
10、仓库必须备齐消防器材,做到人人会使用消防器材,并定期检查、更换,消除一切安全隐患。
五、物资领用流程
(二)废旧、废弃物资。
1、废旧物资:是指通过公用工程服务部鉴别,公司领导审批同意报废处理的固定资产、废旧设备及零部件、管理用具等资产及金属材料在加工过程中产生的废料、不能利用的边角料和无利用价值的经济型废料(如废铁、废铜、废材料和一些现在无法利用到生产上的积压材料)。2、废弃物资:是指在维修更换过程中产生的无经济价值和利用价值的废弃物品。
3、废旧物资处理流程。
(1)当废旧物资达到一定量需集中处理时,物资管理部门根据废旧物资的库存数量,向公用工程服务部递交鉴别函,公用工程服务部鉴别完毕后将其分类,并出具鉴别报告报公司主要领导签字。物资管理员根据其分类数量进行统计并开具处理函,交予物资采供部统一处理。(2)物资采供部接到处理函后需在一周内完成招议标等销售程序并开具客服相关信息函到物资管理部门由公司主要领导签字后公用工程服务部组织装货。
(3)物资管理员要现场监督各种废旧物资的计量。物资采供部认真计量装货车辆的自重,并向客户阐述必须限时拖运所装卸废旧物资的有关规定。
(4)废旧物资过磅单为五联单,当班物资管理员在过磅单上签字认可。第一联为库房存底联,第二联为采供部存底联,第三联为财务部存底联,第四联为客户结算联,第五联为门卫存底放行联。(在开具一式五联过磅单给客户时根据客户的需要当班物资管理员必须引导客户完成以上各部间的签字手续)
六、废旧物资出门程序。
(1)客户根据开具的过磅单到物资采供部划价,物资采供部收取过磅单中的商务存根联。(2)客户根据物资采供部划价到财务部缴纳款项,财务部收取款项后在第五联门卫存根联加盖“放行”章并收取过磅单中的财务存根联。
(3)客户必须持加盖财务部“放行”章的过磅单方可出门,出门时门卫收取门卫存根联。
六、制度自下发之日起执行,原有制度同时废止。
可以根据物资种类自己奖惩制度来制定。
范文如下:
一、管理权限
1、中心主任负责各类物资采购计划的审定、经费安排、物资的对外调拨核准等项工作。
2、中心资产设备部负责全中心教学、科研及相关工作所需物资的统计、计划工作,物资的采购和保管工作。
3、中心资产设备部负责全中心设备、设施配件及备品的统计、计划、采购和保管工作。
4、其它物资以现行隶属范围和中心领导授予的权限进行管理。
二、物资计划管理
1、年度物资计划由中心教学办根据计划期的教学、科研及其他工作的需要提出,由资产设备部进行汇总,制定出总的计划和具体的采购实施计划,于前一年的十一月报中心主任审定后组织实施。
2、季度、月度物资计划,是年度物资计划的具体化。各物资使用部门,如因临时增加使用物资或因计划不周,需补充追加物资计划时,必须详细列出采购物资清单,提交给资产设备部纳入季、月度物资计划。计划一般应提前一周时间提交。
三、物资订货及采购
1、采购人员要掌握准确的市场信息,根据计划通过合法的渠道,按时间、规格、数量要求,采取择优、择近、择廉的原则订货和采购物资。
2、采购人员要熟悉物资的使用情况,准确掌握物资的库存,将物资的库存控制在合理的范围之内。凡遇特殊情况需超计划采购物资,必须事前报告中心领导并得到其批准。
3、采购回的物资如遇质劣量少、规格不符等问题,应及时查明原因,办理物资的换货、退货,索赔等事宜。处理时间最多不超过一周。
四、物资的验收入库
1、物资的验收入库是物资管理的一个十分重要的环节。保管人员必须认真把好入库物资的质量和数量关。严禁将不合格的物资入库。一切外购物资入库,必须核对物资入库通知单、装箱单、技术证明单及发票等有关凭证。对物资的名称、规格、型号、数量、厂家等核实无误后,方可办理入库手续。
2、如物资先到凭证未到,可先由保管人员预验收后暂时登记,待发货凭证到齐后,再办理正式入库手续。未办理入库手续,财务一律不得报帐。
3、验收的物资要当面点清。采用的计量单位(或方法)应与供货单位所采用的一致,且符合国家或行业的标准。
五、物资的储存保管
1、物资的储存保管,是物资管理的中心环节。保管人员对库存物资负有全部管理责任,不得有丢失、损坏等现象。保管人员应精通业务,熟悉物资性能和用途,清楚物资的名称、规格、型号、标记、保管及养护知识。应按规定要求合理有序的存放,提高科学管理水平。
2、保管人员应认真做好物资台帐,对物资的库存量做到心中有数,认真做好定期的清仓盘点工作,做到帐、卡、物相符。
3、保管人员应加强对物资的管理,加强防火防盗措施。确保库存物资和仓库的安全。
六、物资的发放
1、物资发放是保证教学实训和科研等需要,以及节约、有效使用物资的重要环节。全中心物资实行分级审批、计划供应、定额发放的原则。
2、物资对外调拨,批量报废核销,贵重物资、物品领用由中心主任审批;日常设备维修使用的备件、辅料,润滑油等的领用由主管副主任审批;用于日常教学实训的原材料、工量具、低质易耗品、螺钉螺帽等由教学办主任审批。
3、保管人员应根据教学计划的需要准备好所需物资,按时、保质、保量地发放物资。
4、保管人员必须坚持原则。发放物资时必须认真检查领料单和审批手续。凡遇用途不明、规格不清、数字涂改、批准手续不全等情况,有权拒绝发放。
5、对日常设备维修用备件的发放,工量具的更新发放,一律实行以旧换新。
6、本着勤俭节约的原则,对零星小额物资的发放,应采取开箱拆零或分斤破两的方法,尽量做到需用多少,发放多少。
7、凡属借用物资,保管人员和借用人有责任和义务按期收(交)回。
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