做采购需要注意什么细节或事项

Question

如题, 现在我负责采购塑胶原料方面的事,因为是新手所以过程中有很多不懂,所以请前辈们给些建议. 谢谢!!

Answer 1

　　一、准确把握政府采购竞争性谈判的概念与含义

　　谈判，是有关方面对有待决定的重大问题进行会谈。而在政府采购中，谈判是指采购人或代理机构和供应商就采购的条件达成一项双方都满意的协议的过程。因此，可以说政府采购竞争性谈判就是指采购人或代理机构通过与多家供应商（不少于三家）进行谈判，最后从中确定成交供应商的一种采购方式。从这个概念中可以看出，它有几个构成要素：一是参加谈判的主体必须是在政府采购活动中享有权利和承担义务的各类主体，即采购人、供应商、采购代理机构（含集中采购机构）。二是谈判由采购人或采购代理机构组织。三是谈判必须有供应商参与，且必须是多家供应商参与（通常不少于三家）。四是实施的过程是必须要通过谈判进行。五是最终的结果必须要谈判的基础上，从参与谈判的供应商中确定出成交供应商。

　　二、正确认识政府采购竞争性谈判方式的性质和特点。

　　政府采购竞争性谈判，就是采购人或代理机构通过与多家供应商分别进行多轮讨价还价，就诸如货物制造、技术规格以及供应、运输、安装、调试和售后服务、价格、交易条件、其它相关条款等合同要件达成共识的艺术。由于谈判中的因素相互关联，谈判艺术要求谈判人要综合运用判断、谋略和相关常识。因此，政府采购中的竞争性谈判要求采购人或采购代理机构和供应商就采购方案的细节进行面对面的商谈，而不仅仅是靠交换采购文件来实现。

　　与招标采购的对象的特点相比，竞争性谈判采购的对象的特点具有特别的设计者或者特殊的竞争状况。此类采购对象很少能形成竞争的市场，也没有确定的价格。因此在采购人或采购代理机构与供应商对采购对象的制造、供应、服务的成本存在不同的估价时，就不可避免地要采用谈判方法。而在多家供应商参与的情况下，采用竞争的方式，通过多轮谈判报价，对各种采购因素及内容细节在谈判过程中均可以充分分析讨论，使总体方案报价更容易接近适当的价格，并常常能加以调整，以取得价格上的共同利益。

　　三、准确掌握政府采购竞争性谈判方式的优缺点

　　竞争性谈判，是在招标方式难以适用的情况下所采用的一种方式，在特定的条件下，竞争性谈判采购较招标采购更能满足政府采购的目标。但竞争性谈判采购也有自己的优缺点。

　　优点主要表现在：一是凡特殊规格，经营的厂家不多，有时只有一家或很少的几家，竞争的对象少，采用谈判确定成交，比较合理；二是有利于紧急采购，及时供应某些方面迫切需要的物资和服务；三是能对一切条款内容细节进行详细洽谈，更容易达到适当的价格和一致的协议；四是可选择适当的对象，并兼顾供应商以往的业绩，确保采购安全，防范采购风险；五是有利于政策性目标的实现或互惠条件的运用。

　　缺点主要表现在：一是无限制的独家谈判，容易造成厂家抬高价格；二是违反自由竞争精神，助长企业托拉斯垄断价格，阻碍工商业的发展；三是秘密谈判，容易给参与者或操作人员造成串通舞弊的机会。

　　四、正确把握竞争性谈判方式的适用条件

　　《政府采购法》第三十条规定了竞争性谈判采购方式适用的条件，这个适用条件包括了两层含义：一是适用的范围，即竞争性谈判采购的对象主要是指货物或者服务。二是适用的情形，即竞争性谈判采购只适用四种情形，当出现这四种情形中的任何一种情形时，法律允许不再使用公开招标采购方式，可以依照本法采用竞争性谈判方式来采购。这些适用条件主要包括：

　　（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。这种情形的基本含义是指：经公开招标或邀请招标后，没有供应商投标，或者有效投标供应商数量未达到法定数量，以及重新招标未能成立的。其中招标失败有三种情况：一是招标后没有供应商投标；二是招标后有效投标供应商没有达到法定的三家以上，或者是投标供应商达到了三家以上，但其中合格者不足三家的；三是再进行重新招标也不会有结果且重新招标不能成立的。

　　（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。这种情形的基本含义是指：技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，主要是指由于采购对象的技术含量和特殊性质所决定，采购人不能确定有关货物的详细规格，或者不能确定服务的具体要求的，如电子软件开发与设计。

　　（三）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。这种情形的基本含义是指：由于公开招标采购周期较长，当采购人出现不可预见的因素（正当情况）急需采购时，无法按公开招标方式规定程序得到所需货物和服务的。

　　（四）不能事先计算出价格总额的。这种情形的基本含义是指：采购对象独特而又复杂，以前不曾采购过且很少有成本信息，不能事先计算出价格总额的。

　　五、明确政府采购竞争性谈判方式应遵循的原则

　　采用竞争性谈判方式采购时，首先应遵循政府采购的一般原则，即公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则；同时，还应着重注意遵循以下原则：

　　（一）竞争原则。谈判应保证适当的竞争，采购人或采购代理机构应与多家供应商（其数目不少于三家）进行谈判，以确保有效的竞争。遵循这项原则，还应注意参加谈判的供应商必须是资格有效的供应商（有效主要是指符合采购人提出的货物和服务采购需求，且满足谈判条件的供应商）。

　　（二）公平原则。指谈判文件所规定的谈判条件不得有歧视性条款，在谈判过程中，应公平地对待每一位参加谈判的供应商。采购人或采购代理机构不得对任何供应商进行歧视，谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商，淘汰供应商应按谈判文件规定的标准进行。

　　（三）保密原则。采购人或采购代理机构与某一供应商之间的谈判应当是保密的，谈判的任何一方在未征得另一方同意的情况下，不得向另外的任何人与谈判有关的技术资料、价格和其它信息。

　　（四）事先公布评审标准和评审程序原则。指在谈判开始前，必须事先制定出谈判评审标准和评审程序，在对供应商的谈判方案进行评审时，必须按照事先公布的评审标准和评审程序进行，以避免评审过程的主观性。

　　六、严格遵循政府采购竞争性谈判采购的基本程序

　　《政府采购法》第三十八条规定了采用竞争性谈判方式采购的应当遵循的基本程序，主要包括五个步骤：一是成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。 二是制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。 三是确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。 四是谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。五是确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。

　　通常情况下，集中采购机构在运用竞争性谈判方式代理采购单位实施政府采购时，可以把这五步程序归纳为两个阶段进行，即谈判前的准备阶段和谈判阶段。

　　（一）准备阶段。在前期准备阶段，应注意做好以下几项工作：一是从资金、技术、生产、市场等几个方面，做好对采购项目进行全方位综合分析，主要包括预算分析、需求分析、生产分析、市场分析、风险分析。二是要根据综合分析情况，制定项目采购的最终方案，并确定项目采购清单。三是根据项目分析情况和采购项目清单，编制竞争性谈判邀请函。四是制作竞争性谈判文件。五是邀请参加谈判的供应商。六是对参加谈判的供应商进行资格预审。七是根据资格审查情况，确定参加谈判的供应商名单，并向其发售竞争性谈判文件。八是成立由技术专家、采购单位和有关方面的代表组成的谈判小组。九是根据谈判工作需要，确定工作人员。十是邀请有关部门，如监督机关、公证机关对谈判过程实施监督。

　　在谈判准备阶段，需要注意的问题有：一是与公开招标方式采购相比，竞争性谈判具有较强的主观性，评审过程也难以控制，容易导致不公正交易，甚至腐败，因此，必须对这种采购方式的适用条件加以严格限制并对谈判过程进行严格控制。二是在谈判小组中，专家名单通过随机抽取方式确定，在谈判开始前，谈判小组名单应严格保密。三是谈判小组的组成，应根据采购项目特点，结合专家总体情况确定，并注意专业结构要合理，知识水平、综合素质要相当。四是谈判文件制作完成后，要以正式公函形式或文件会签形式征求采购单位的意见，在采购单位审核确认后才算正式制作完成。五是管理机构对如谈判文件还有备案规定，还要将谈判文件送管理机构备案。六是对供应商的资格预审主要是从基本资格和专业资格两个方面进行预审，审查的标准主要是按照谈判文件所规定的标准。

　　（二）谈判阶段。在谈判阶段，应做好的工作主要有：一是在报价文件递交截止时间后，在规定的时间、地点举行公开报价仪式，对各供应商提交的报价文件中的报价表进行公开报价。二是在公开报价后，谈判小组要对各谈判方递交的报价文件进行审阅，以判定谈判方资格的有效性，审阅结束后，要确定进入谈判阶段的供应商名单。四是谈判小组与各谈判方就技术方案进行谈判，技术谈判结束后，要确定进入下一轮谈判即商务谈判的供应商名单；六是谈判小组与各谈判方分别就商务方案进行谈判，商务谈判结束后，要确定进入最终承诺报价的供应商名单。七是组织技术、商务方案均符合要求的各谈判方进行最终承诺报价，最终承诺报价结束后，谈判小组要对最终承诺报价进行综合评审。八是经过对最终承诺报价进行综合评审、评断，并汇总出综合评审结果，最后由谈判小组出具最终谈判结果，推荐预成交方。九是集中采购机构根据谈判小组出具的谈判结果报告和确定成交的意见，综合审查相关资料，确定最终成交单位，并向成交方签发成交结果通知书。十是组织供需双方签订采购合同。在谈判阶段，需要注意的问题有：一是在整个谈判过程中，除公开报价外，都应在完全封闭的谈判室中进行，在谈判完全结束前，应切断所有谈判小组成员与外界的一切联系；谈判过程中，谈判小组成员不得单独与采购单位或供应商接触，未经同意不得对采购单位和供应商进行参观或考察；谈判小组应独立工作，不受外界抗干扰；谈判小组应实行集体负责制，当谈判小组成员对某些事项或决定出现意见分歧时，可按少数服从多数的办法处理，或实行民主集中制的办法，由谈判小组组长集中大多数成员的意见决定有关事项。二是在谈判过程中，要掌握谈判技巧和分寸；谈判小组中，成员要有明确的分工，在谈判过程中，要注意座次的排列，更应注意角色的配合，同时，还应注意掌握谈判技巧、谈判进程和谈判的整体节奏。三是对具体问题要具体分析，在整个谈判过程中，可进行多轮技术谈判和商务谈判，具体数量由谈判小组根据具体情况确定，也可以将技术谈判和商务谈判合为一个阶段同步进行。但不论是哪种方式，都应保证每个参与谈判的供应商都能得到同样多的谈判机会，四是要注意谈判方谈判代表的资格的有效性，即谈判方参加谈判的代表须为其法定代表人或法人授权委托人，如法人授权委托人参加谈判，须向谈判小组出具法人授权书。五是要注意运用法律法规的准确性，整个谈判过程都要严格依据法律法规的规定进行。

　　不仅要遵照《政府采购法》对竞争性谈判方式的具体规定，还应注意遵照本法的其它规定，同时还应注意遵照其它相关法律法规。法无明文规定的事不做，法有明文规定的，既要做到主体合法、实体合法，又要做到程序合法。六是要注意确定成交供应商须具备三个条件，即符合采购需求、质量和服务相等且报价最低，这三个条件必须同时具备，缺一不可。同时，在整个谈判活动实施过程中，要注意采购文件的完整性，所有采购过程的每一个阶段（包括准备阶段、谈判阶段）都要有详细的书面记录，各类附件及个人签字手续、单位盖章必须齐全。另外，因集中采购机构要经常实施竞争性谈判，可将谈判文件、邀请函和各个阶段使用的文件、表格、报告以及相关程序、工作纪律、注意事项等，制作成通用的标准格式或文件范本，以减少工作量，提高工作效率。