行政前台访客的接待流程？

Question

如题．高分送！

Answer 1

行政前台访客流程：

1、访客到来起身微笑迎接问好，问明访客来意；

2、安排客人填好“来访登记表”（根据公司制定表格定），并上好茶水；

3、在访客登记表格期间，联系客人要拜访的负责人员；

4、根据负责人员要求，将客人带入制定会客会议室或则负责人办公室；

5、客人拜访完毕，出门时起身微笑欢送。

公司前台是外界对公司的第一印象，所以公司用人部门对前台工作人员的外型要求比较高，前台员工工作时候应着装整洁，面带微笑，因前台工作对外联系沟通较多，所以性格要活泼开朗，但是前台的工作比较繁琐，所以性格活泼的同时也要细致、耐心、温柔，所以一般公司前台会更多的聘用女性员工，一个工作能力出色的前台也表现了一个公司的综合实力，公司前台的工作主要职责主要有：

1、接听电话，接收传真，按要求记录信息，确保及时准确；

2、对来访客人做好接待、登记、引导工作，及时通知被访人员。对无关人员、上门推销应礼貌回绝；

3、保持公司接待区域清洁卫生，展示公司良好形象；

4、负责员工考勤系统维护、每月考勤统计及外出人员登记管理；

5、负责公司快递、信件、包裹的收发工作；　

6、不定时检查用品库存，及时做好后勤保障工作；

7、负责复印、传真和打印等设备的使用与管理工作，合理使用，降低材料消耗；

8、负责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际使用情况进行增补；

9、做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作；

10、做好材料收集、档案管理等工作。

Answer 2

这个我用我的实际工作经验来给你解答下吧，如果不懂，我们还可以再沟通。
1、获得客人来访的行程安排；
2、根据客人的行程安排，编制《接待计划》，包括接客、会议、参观、吃饭、娱乐、送客等方面；
3、接客时要联系好客人到达的地点，备好接机牌或者接站牌；
4、如果客人长途跋涉，一般要考虑到安排一点洗漱或者短暂休息的时间，提前预定好酒店客房，直接将客人接到酒店；
5、然后接到公司，一般是先和公司领导见面，开个短会；
6、接下来是参观，因为如果看不到公司的实际情况，客人对会议内容肯定不会轻易认同；这时注意要通知生产部门做好准备，做好服装统一，工人熟练、有序地操作着；
7、接下来一般就到了吃饭的时间了，这段时间，一般也是交流的时间，客人对公司大致已经了解，此时应和客人加深友情；
8、可以考虑去娱乐场所进一步加深友谊，深入交流；
9、提前为客人买好返程车票，送客人离开，如果条件允许，准备些小礼品、地方特产给客人。
完全是手打的，真是累死我了，给分吧。。。

Answer 3

前台文员工作流程
一、 目的：对前台要作进行有效地管理，保证工作正常进行。
二、 范围：适用于公司前台文员。
三、 职责：
1． 总经办前台文员负责对接听电话、接待来访、处理其它日常的工作。
2． 总经办主任负责检查、督导前台文员的工作情况。
四、 内容
（一） 接听电话
1、 接听电话后的第一句问候语：“您好，这里是卓博人才网，很高兴为你服务，请问有什么有帮您的？”
2、 处理客户来电：具体分三种情况。
（1） 销售人员占线转到前台时，前台应及时转相关销售人员分机，如占线则转该销售人员所在的部门经理分机；如销售人员和部门经理同时占线，由礼貌地告诉对方，“电话占线，稍后会通知销售人员在第一时间给您回电话”。
（2） 客户忘记或不知销售人员分机，前台文员应在“BOSS首面→单窗口”核对客户，核对出相关的销售人员，并及时转接销售人员的分机。如占线则转该销售人员所在的部门经理分机；如销售人员和部门经理的分机同时占线，则礼貌地告诉对方，“电话占线，稍后会通知销售人员在第一时间给您回电话”。
（3） 客户主动来电询问业务：前台文员应先在“BOSS首员→单窗口”核对客户，核对是否有人跟踪，如果有人锁定并跟踪，则转相应的分机，如无人锁定并跟踪则转当日值班人员分机，值班人员分机占线时，则转该销售人员所在的部门经理分机。如销售人员和部门经理的分机同时占线，则礼貌地告诉对方，“电话占线，请您留下贵公司的电话，以及公司名称”。然后，在销售人员分机不占线时，立即将此信息通知给销售人员。
3、 处理客户投诉电话：遇到客户（无论是企业还是求职者个人）来电投诉，立即转接客服热线8000，如占线则转分机（8300）。如两个分机同时占线，则礼貌在告诉对方“电话占线，请您留下贵公司的电话，以及公司名称，本公司的客户服务人员会尽快与您联系的”。
4、 处理外界联系业务（或推销）电话：原则上是拒绝。
（1） 对于此种电话，前台文员须先问三个问题：
你是哪里？――询问公司名称。
你贵姓？
有什么事?――了解目的。
（2） 然后询问关人员是否需要接听推销电话：
与网站业务有关，联系管理部（分机8171）
与电脑设备有关，联系网管（分机2222）
与有办公用品有关，联系人事行政助理（分机8133）

5、 处理找人的电话：要先问三个问题（你是哪里？你贵姓？有什么事）然后通知相关人员是否接听，如听则转，如不听则说人不在。

（二） 前台接待
1. 客户来访：前台文员先进行来访登记，然后立即通知相关的销售人员（或销售部经理）到前台来接待，客人走时登记离开时间。
2. 求职者面试：通知相关招聘人员前来接待。
（三） 销售代表：由招聘部招聘专员专门在前台接待，或致电890.
（四） 销售经理：总经办（分机189、376）
（五） 招聘经理、招聘专员：总经办（分机189、376）
（六） 文员：总经办（分机189、376）
3. 外来访客：了解探访对象，进行来访登记。
（1） 要先问三个问题（你是哪里？你贵姓？有什么事？）然后致电问相关人员，问是否接待，如接待则通知到前台来接待；如不愿接待，则通知对方人不在。
（2） 属于媒体（杂志、报刊、电视台等），先询问来访人员是否有预约，如有预约，则通知公司的相关人员到前台接待；如无预约，则询问相关人员是否接待，如不接待，则婉言拒绝进入公司。
（3） 属于政府有关部门，联系翟总（分机8128）是否接待，如翟总不愿见，则推说人不在。
（4） 属于参观客人，先询问是与谁联系的，然后立即通知相关人员到前台接待，同时进行来访登记。
4. 送货人员：电话通知相关的采购人员验收货物。
(1) 属于电脑设备、网络设备，通知网管（分机2222）；
(2) 属于办公用品，通知人事行政助理（分机8133）；
(3) 员工宿舍（中转房），通知人事行政助理（分机8111）
5. 结算货款：同上。
（三）日常工作
1.开关射灯及办公区域照明（8：00）前。
2.来访人员的出入登记。
3.每日更新销售人员分机表。
4.协助经理工作。
五．监督执行：由总经办主任监督执行。
六．相关表格
《员工分机表》
《来访出入登记表》
《员工出入登记表》
七．相关支持性文件：
GM-05-010-MA-01-0《来访接待管理制度》